Что такое план управления проектом, можно понять, разобравшись с термином Project management. Это искусство и наука одновременно, хорошо зарекомендовало себя в рыночной экономике, ориентированной на потребителя. Оно представляет собой структурированную проработку плана работ с обозначением промежуточных целей на определенные даты. В рамках его осуществления назначаются ответственный проекта, кто будет выполнять работу, и контролирующие органы, которые будут следить за соблюдением регламента. Всегда ли управление проектом является эффективным? Кто или что влияет на конечный результат?
Теоретический аспект
План управления проектом всегда связан с инновационными внедрениями и состоит из элементов анализа нового товара, рынка, категорий потребителей. Основное его предназначение заключается в решении запланированной задачи в минимальные сроки с максимальной экономией денежных ресурсов.
По своему замыслу каждый проект имеет ограниченное инновационное действие. Инновационность проявляется в индивидуальном подходе к созданию товаров, отличающихся от аналогичных товаров либо сервиса. Эта способность позволяет систематически дорабатывать и вносить поправки в свойства продукта либо услуги.
Этот параметр – неотъемлемая часть плана управления коммуникациями проекта, разработки новых товаров, проведения ремонтных строительных работ или избирательной кампании, формирования информационной системы в компании.
Теоретический аспект предполагает собранные в одно целое знания, навыки, способы и средства для создания нового продукта и услуги. Для удовлетворения требований рынка и ожиданий инвесторов необходимо находить оптимальный баланс между затратами, сроками, целями и качеством выполняемого проекта.
План проекта должен логически связывать все области знаний с имеющимися ресурсами и потенциалом исполнителей.
Виды систем
Любая задача, к примеру, создание нового товара с последующей реализацией, может выполняться при существовании плана управления проектом либо его отсутствии.
Первый вариант будет основываться на применении матричной системы, при которой определяется ответственный (руководитель) проекта. Он будет подчиняться директору, а его группа будет состоять из работников различных подразделений, которые на время проекта освобождаются от прямых рабочих обязанностей. Для таких кадровых перестановок необходима слаженность команды и четкое представление целей проекта и результата.
Второй вариант предполагает, что ответственным назначат одного из руководителей отделов. Все задачи по проекту будут выполняться сотрудниками этого подразделения. Но в целом работники не будут иметь полного представления о данной задаче и будут воспринимать ее в качестве дополнительной нагрузки. В итоге сроки и результаты могут быть непредсказуемыми.
Разновидности проектов
Компании применяют проекты в работе в качестве нетрадиционного метода осуществления инициатив, который невозможно использовать в повседневных операциях. Их доля в компаниях с каждым годом увеличивается.
Проекты всегда разные, но у них есть общее. Это условия ограниченного времени, поиск грамотных исполнителей и дополнительных денег. Выделяют следующие направления:
- Архитектурное конструирование. Чтобы добиться успеха в деле необходимо участие инженеров, конструкторов, потребителей, инвесторов. В качестве яркого примера можно привести изобретателя и архитектора из США Б. Фуллера, который сумел заинтересовать людей и разработать макет модульных ванных помещений. Эти комнаты представляют собой экономный вариант и используются по сей день при постройке жилых домов.
- Концептуальное видение. Суть заключается в том, чтобы сформировать условия, способствующие созданию новых идей. Можно привести в пример проект с телефонными компаниями в США, искавшими метод защиты телефонных будок от мародеров. Из множества вариантов остановились на конструкции из нержавеющей стали. Сегодня этот элемент можно наблюдать на входной двери во многих зданиях.
- Планирование. Очень важно выстроить последовательность исполнения проекта. Например, по этому критерию в Йеллоустонском национальном парке удалось реализовать генеральный план транспортной развязки и его обслуживание.
- Строительство объектов. В работе ставится акцент на соблюдении норм и правил строительства, а также на систематическом контроле каждой стадии. Отсутствие контролирующего органа может привести к разрушению объекта с непредвиденным ущербом.
Прежде чем остановиться на одном из подходов, необходимо разработать план управления качеством проекта. При производстве медицинского оборудования или медикамента основной акцент лучше сделать на качественной проработке стадий планирования. В случае, когда готовый товар нужно перепрофилировать из одной области в другую, к примеру, монтаж систем кондиционирования и отопления в многоэтажных домах, основное внимание уделяют контролю.
Фактор успешного результата
План управления проектом выступает сегодня выступает неотъемлемой частью успешного результата. В прошлом его создание было характерно для традиционных сфер производства (обороны, энергетики, строительства). В настоящее время такой подход использует почти каждая вторая фирма, а точнее, 45 % всех организаций. К ним относятся финансово-кредитные учреждения, предоставляющие услуги и товары компании.
Часто фирма, сосредоточенная на выпуске определенного продукта, ощущает необходимость в его систематической модификации в ответ на новые требования клиентов. В данном случае поможет создание плана проектного управления. Сегодня большинство организаций функционируют за счет такого подхода.
Советы для создания плана
На практике множество компаний в своих начинаниях сталкиваются со сложностями и разоряются. Например, фирма Lockheed, потерпевшая неудачу с самолетами модели L-1011, или проект «Глубокий тоннель», направленный на увеличение канализационной инфраструктуры города Чикаго. Компании понесли большие издержки, пытаясь сохранить то, что в коей мере получилось сделать и реализовать - свой продукт.
Главная причина неудач заключалась в том, что не была осуществлена детальная разработка плана управления проектом, и руководство компании полностью сосредоточилось на конечном результате, а не на последовательных этапах достижения цели.
Для реализации успешного предприятия необходимо разрабатывать концепцию с четкой последовательностью действия, при этом учитывая следующие советы:
- Смотреть на проект с третьей стороны. Эта методика позволит объективно оценивать происходящее, по-новому взглянуть на ситуации, решить возникшие проблемы, пересмотреть затраты;
- Делегировать принятие решений. Такой подход обеспечит понимание промежуточных целей проекта, в несколько раз увеличит результативность;
- Составлять резервный план. Дополнительные варианты решений появившихся проблем помогут сэкономить время и деньги. А дробление концепции на несколько частей приблизит к ее завершению.
Ответственный за управление
План управления качеством проекта тогда эффективен, когда его руководитель соответствует определенным критериям. Выбор человека, который в состоянии осуществлять необходимую деятельность и вывести компанию на новый уровень, является рискованным мероприятием. Однако с решением вопроса лучше не затягивать.
Главными атрибутами кандидата должны быть ответственность, амбициозность, умение управлять людьми и высокий уровень компетентности. На практике этого недостаточно, ведь ему также нужно знать содержание работы. План управления содержанием проекта в большинстве случаев состоит из стадий:
- разработка документации;
- распределение полномочий и задач;
- утверждение плана работы;
- создание сценариев для непредвиденных ситуаций.
Конечное лучше отдавать предпочтение мотивированным и самовыдвигающимся претендентам. В этом проявляется главная черта руководителя – способность оперативно принимать серьезные решения.
Риски проекта
План управления рисками представляет собой структурированную систему идентификации факторов, их оценки и реагирования на них. Он состоит из доступных и допустимых норм прогнозирования в части последствий сценария развития событий.
В бизнесе выделяют несколько ступеней управления рисками:
- выявление подходов и составления плана действий;
- поиск рисков, способных изменить результат проекта;
- качественная и количественная оценка рисков;
- разработка методик и процедур для уменьшения возможных угроз;
- мониторинг за исполнением всего цикла проведения проекта.
Ресурсы
Воздействовать на повышение итоговых результатов концепции, а также снижение стоимости и сроков выполнения работ можно, выбрав современные технологии, квалифицированных сотрудников и денежные ресурсы для выполнения поставленной задачи. Используемые технологии и план управления ресурсами проекта относят к ключевым инструментам успеха компании.
Наряду с ключевыми есть дополнительные средства, необходимые для управления ключевыми. К примеру, ими могут быть заключенные контракты, позволяющие привлекать необходимые ресурсы в нужное время. Суда относят систему управления персоналом и самой концепцией, формирование информационного взаимодействия всех участников.
Оценка
Анализ планов управления проектом включает два элемента: оценку структуры и изучение степени реализации. Анализ нужен для полного понимания, насколько концепция результативна с позиции вкладываемых ресурсов.
Первый элемент включает оценку сотрудниками показателей, задач, конечных результатов работы. Здесь вносят корректировки в будущий процесс работы. Все дальнейшие процессы будут относиться к элементу анализа исполнения, при котором происходит учет выполняемой работы и разрабатываются прогнозы.
Большинство компаний применяют систему оценки критериев концепции, где оценивают затраты, длительность работ и их качество. При несоблюдении какого-либо из критериев формируют план управления изменениями проекта. В таком случае происходит пересмотр значений показателей, задачи корректируются.
Заключительной стадией анализа является сравнение достигнутых итогов с запланированными.
Непредвиденные обстоятельства
Собранность директора в непредвиденных ситуациям и его адекватная оценка возникших проблем играют немаловажную роль при реализации плана управлением проекта.
Отсутствие этого качества у руководителя и нехватка времени на обдумывание последствий некоторых решений – главные причины появления проблем. Нерешенные задачи, появившиеся в самом начале работы, могут так и не разрешиться, что приведет к срыву сроков либо лишним экономическим издержкам. При этом страх и неуверенность в действиях руководства способны быстро распространиться на всю рабочую группу. Это психологическое поведение. Именно поэтому руководителю очень важно обладать концентрацией и не терять самообладание, спрятав эмоции.
Многогранность проекта
Любой план управления проектом требует одновременного решения множества задач. При этом на каждый вопрос необходимо точно и детально ответить. Любой возникающий нюанс определяет судьбу самого проекта. Вопрос предотвращения рисков в основном решается за счет грамотного подхода специалистов.
Для осуществления успешного проекта нужно соблюдать быстроту выполнения заданий, проявлять внимание к мелочам, делегировать работу коллегам и на всех этапах запуска проекта оценивать его качество.
Внимание к деталям
Проведение анализа рынка, SWOT-анализа, расчета денежного потока и других ключевых показателей обеспечивает повышение результативности проекта. Бизнес план управления проектом не только определяет тип реализуемого предприятия, но и включает в себя прогнозы доходов и расходов. Он включает следующие элементы:
- описание бизнеса;
- маркетинговая стратегия;
- оценка конкурентов;
- операционные процедуры;
- сотрудники.
План как единое целое
Все сотрудники проекта выступают как часть единого целого, ведь от их действий зависит конечный результат.
Каждый участник в рамках своей зоны ответственности оказывает влияние на дух рабочей группы и на эффективность работы в целом. При управлении важным остается не постоянная агитация к выполнению поставленных задач в целях достижения требуемых показателей эффективности, а то, чтобы каждый участник ощущал свою значимость в общем деле.
