Организация процесса по принятию локальных нормативных актов состоит в грамотном распределении между сотрудниками их обязанностей. В результате этого распределения одни работники будут являться авторами указанных документов, другие станут проверять их на соответствие с законодательными основами, третьи – оформят правильно. В итоге руководителю остается только проверка и утверждение. Внутренние документы участвуют в урегулировании различных сфер деятельности. В связи с этим, их разработка и оформление может осуществляться разными подразделениями, в том числе и кадровым отделом.
Локальные правовые акты конкретизируют положения трудового законодательства относительно особенностей определенного работодателя. Эти документы формируют организационно-юридическую основу для обеспечения индивидуального подхода к каждому сотруднику.
В трудовом законодательстве предусмотрены локальные нормативные акты, являющиеся обязательными для каждого предприятия. Вместе с этим работодатель может принимать определенные положения, не предусмотренные в ТК РФ, однако нужные ему для осуществления регулирования на предприятии трудовых отношений.
При подготовке указанных документов необходимо принимать во внимание, что сотрудники, которые будут ответственны за подготовку проектов, определяются работодателем. Как правило, специалисты кадрового отдела занимаются подготовкой проектов правил, регулирующих внутренний распорядок, положений о персональных данных сотрудников, аттестации, повышении квалификации, адаптации, кадровой службе, графике отпусков, должностных инструкциях. Кроме того, работники кадровой службы принимают участие в разработке графиков сменности, положений об оплате труда, штатного расписания.
Локальные нормативные акты, содержащие трудовые нормы, оформляются с применением форм, которые обладают рекомендательным характером. Графики отпусков, как и штатное расписание, оформляются в соответствии с унифицированными формами.
Локальный нормативно-правовой акт содержит трудовые нормы и принимается работодателем в рамках своей компетенции в соответствии с положениями трудового законодательства или прочих положений, содержащих нормы, коллективными договорами или соглашениями.
Сегодня существует достаточно много изданий, в которых приводятся образцы документов. Иногда (на некоторых предприятиях, в частности) встречаются типовые и приблизительные локальные нормативные акты, в которых отражена специфика ведомства или отрасли. Однако в повседневной практике организационные документы, оформленные и составленные идеально, встречаются достаточно редко.
При этом, как бы хорошо не был составлен текст, становится он документом в случае придания ему правовой силы. Процедура, связанная с приданием документу юридической значимости, предусматривает оформление определенных компонентов (реквизитов). Эти составные части располагаются после или до текста.
Локальные нормативные акты обычно представляют собой многостраничные документы, обладающие достаточно сложной структурой. В них, как и в прочих документах, выделяют три части: оформляющую, содержательную и заголовочную.
Документы оформляют на бланках, которые содержат:
- наименование предприятия;
- название вида документа;
- регистрационную дату;
- номер;
- место, где был составлен документ.
Датой регистрации считают дату утверждения.
Определенные сложности в подготовке организационной документации, а также достаточно большой объем различных данных в ней способствуют четкому регламентированию не только форм, но и содержания документа. Начиная составлять текст локального нормативного акта, следует в первую очередь определить его структуру, выделить разделы, которые обязательно будут включены в содержательную часть.
