На каждом предприятии должно иметься штатное расписание. Оно представлено нормативным документом, содержащим сведения о количестве сотрудников, работающих на предприятии, об имеющихся вакансиях, всех должностях и других параметрах. Обязательно вписываются размеры окладов разных специалистов. Перечисляются надбавки, которые могут выделяться работникам, трудящимся в сложных или специфических условиях. Могут вноситься и другие данные при необходимости.
Понятие документа
Он представлен нормативной документацией, которая требуется как руководству компании, так и проверяющим государственным организациям. Основным предназначением штатного расписания выступает оптимальное формирование штата специалистов, работающих в компании. Определяется на основании сведений из этого документа, какое количество граждан трудится в организации.
Формируется он в виде специальной таблицы. Образец штатного расписания 2018 года можно просмотреть ниже. Сами компании могут вносить определенные корректировки при необходимости. Для удобства заполнения рекомендуется пользоваться формой в Excel.
Нормативное регулирование
Введена специальная форма Постановлением Госкомстата №1 в 2004 году. Называется такая форма Т-3. Именно она применяется, когда оформляем по всем правилам штатное расписание.
Рекомендуется заполнять данный документ всем компаниям и даже ИП, у которых имеются официально трудоустроенные работники. Постановление об утверждении штатного расписания допускает отходить от имеющейся типовой формы, чтобы вписывать дополнительные сведения о работниках при необходимости.
В ТК отсутствуют точные сведения о том, что компании должны в обязательном порядке вести эту документацию, но при этом в ст. 57 ТК содержатся данные о том, что у каждого наемного работника имеются трудовые функции. Они могут быть определены исключительно на основании сведений, имеющихся в штатном расписании. Поэтому и проверяющие инспекторы часто запрашивают этот документ, чтобы убедиться в правильности начисления зарплаты и надбавок.
Предназначение документа
Если грамотно вести на предприятии данный документ, то он может выполнять сразу несколько функций. За счет него гарантируется оптимизация работы любой компании. Обеспечивается структурированность функционирования фирмы и всех ее подразделений и отделов. Если есть штатное расписание, то можно сразу увидеть имеющиеся свободные вакансии, что положительно сказывается на скорости и эффективности подбора работников.
За счет этого документа выполняется несколько значимых задач:
- отслеживается структура организации;
- у руководства предприятия всегда имеется доступ к упрощенной таблице, где можно увидеть численность наемных работников, все вакансии и выплачиваемые зарплаты;
- отслеживается, как назначается материальное вознаграждение для каждого специалиста, трудящегося в компании;
- упрощается процесс разработки системы материальной мотивации для значимых работников;
- легко определить, какие вакансии являются свободными.
Поэтому ведение этого документа считается актуальным для каждого предприятия.
Обязательно ли создавать документ?
При составлении любого трудового договора имеется пункт, в котором указывается, что гражданин принят на работу на основании штатного расписания. Дополнительно при выездных проверках разных фондов и ФНС обязательно запрашивается данная документация. Если она отсутствует в компании, то это может расцениваться как правонарушение, поэтому могут назначаться значительные штрафы для владельцев организации. Поэтому составление этого документа считается обязательным моментом для каждой компании или предпринимателя, принимающего на работу наемных специалистов.
Когда формируется?
Создавать такой документ актуально в ситуациях:
- открытия новой компании;
- реорганизации фирмы, которая может проводиться на основании сокращения производства или расширения предприятия.
Для формирования штатного расписания на год требуется, чтобы руководитель компании издал соответствующий приказ. Именно на основании этого документа формируется расписание.
Чем отличается от расстановки?
Многие фирмы пользуются специальной рабочей формой, называемой штатной расстановкой. Она считается упрощенным вариантом расписания, причем здесь не только содержится информация обо всех профессиях на предприятии, но также перечисляются замещаемые должности.
Расстановка является оперативным документом, который меняется в течение короткого промежутка времени, так как зависит от того, как меняется количество работников в компании. Для его формирования не требуется руководителю издавать соответствующий приказ. Обычно здесь указываются только конкретные работники предприятия, занимающие определенную должность.
В штатном расписании отсутствуют сведения о том, какую должность занимает тот или иной гражданин. Документ по ТК не является обязательным, но при этом он должен иметься в компании, чтобы отсутствовали проблемы с разными проверяющими инстанциями.
Когда и на какой срок составляется?
Документация считается плановой, поэтому обязательно формируется на год. Допускается пользоваться одним вариантом несколько лет, если в течение длительного периода не вносятся значимые изменения в кадровую политику предприятия. При таких условиях допускается незначительное изменение штатного расписания.
В законе нет сведений о том, сколько по времени может быть действительным документ. Поэтому сами компании в своих внутренних нормативных актах устанавливают особенности применения расписания. Обычно для этого формируется расписание на год и утверждается 1 января. Допускается вносить корректировки в документ в течение года.
Форма и содержание
Для составления документа используется стандартная форма Т-3. Образец штатного расписания на год содержится ниже. В нем имеется несколько граф и строк. Состоит документация из разделов, каждый из которых имеет свои особенности. Образец штатного расписания включает в себя такие пункты:
- список всех структурных подразделений, имеющихся в компании;
- наименование должностей, специальностей и профессий на предприятии;
- размер зарплаты и другие вознаграждения, которые предназначаются для отдельных должностей.
Заниматься составлением данного документа может любой сотрудник отдела кадров. Образец штатного расписания располагается ниже, но при этом каждая компания может самостоятельно вносить определенные изменения в структуру, если надо вписать дополнительные данные.
Правила заполнения
Заполнить данный документ на самом деле достаточно просто. Для этого оптимально пользоваться определенными рекомендациями:
- изначально заполняется шапка документа, для чего вписывается название организации, ее код ОКПО и другие сведения;
- указывается дата составления документа, а также вносится его номер;
- в содержательной части имеется таблица, включающая 19 граф, которые являются обязательными для заполнения;
- в наименовании указываются все названия структурных единиц фирмы;
- графа «код» представлена числовым номером любого структурного подразделения;
- классификатор профессии представлен кодами должностей разных сотрудников предприятия, а также учитывается их разряд и категория;
- вносится общее количество работников для каждой должности;
- определяется схема оплаты труда, в результате чего вписывается оклад, процент от выручки или другие методы расчета материального вознаграждения сотрудников предприятия;
- выделяется 3 пункта для указания компенсационных надбавок, разных бонусов или дополнительных стимулирующих выплат;
- в девятой графе складываются все суммированные показатели;
- в последнюю графу включаются разные пометки и примечания.
Таким образом, не составит труда сформировать грамотно штатное расписание. Правила являются стандартными и понятными, а также каждая организация может вносить свои корректировки в имеющуюся форму. Подписывается обязательно этот документ руководителем отдела кадров и главным бухгалтером.
Как утверждается?
Непременно составленный документ должен предоставляться для ознакомления руководителям имеющихся в компании подразделений. Далее изучается он руководителем отдела кадров и главным бухгалтером. Все они выявляют, правильно ли выписаны должности в штатном расписании, грамотно ли рассчитана зарплата и имеются ли все нужные данные.
Только при отсутствии ошибок происходит утверждение документации. Для этого производится визирование начальником кадровой службы и главным бухгалтером. Только после подписания расписания издается приказ руководством предприятия, на основании которого этот документ официально утверждается. Далее проставляется в документе дата, а также ему присваивается индивидуальный номер. Приказ должен подписываться руководителем фирмы или его заместителем, обладающим полномочиями для подписания официальных бумаг.
Нужна ли печать?
Не требуется ставить на этом документе печать предприятия. Бланк штатного расписания можно взять в Интернете, для чего выбирается только стандартная форма Т-3. Дополнительно во внутренних нормативных документах предприятия могут утверждаться другие графы.
Как формирует документ ИП?
Если у предпринимателя имеются официально трудоустроенные наемные специалисты, то он также должен вести регулярно расписание. Хотя такое требование отсутствует в ТК, но при проверках ФНС и других фондов может привлекаться ИП к ответственности, если будет отсутствовать расписание. Не все ИП ведут данный документ, но желательно заняться данным процессом, если оформлено на работу больше трех человек. Форма штатного расписания в этом случае остается прежней.
Какие требования предъявляются к бюджетным организациям?
Бюджетные учреждения могут пользоваться не только государственными средствами для работы, так как они дополнительно привлекают другие источники финансирования. Поэтому и труд работников оплачивается за счет разных денежных поступлений. За счет этого нередко в бюджетных организациях вовсе составляется два расписания. Но в законодательстве не закрепляется необходимость разделения документации, поэтому желательно по всем сотрудникам составлять единый документ.
Как долго хранится в компаниях?
На основании Приказа Минкультуры №558 расписание и разные изменения к нему должны находиться в компании постоянно. После замены документации желательно прошлый вариант оставлять в архиве минимум 5 лет.
Штрафы за ошибки
Если имеются грубые нарушения в этом документе, то может руководство привлекаться к ответственности на основании ст. 5.27 КоАП. За это проверяющие органы могут назначить значительные штрафы:
- должностные лица уплачивают от 1 до 5 тыс. руб.;
- размер штрафа для ИП варьируется от 1 до 5 тыс. руб.;
- для юридических лиц увеличивается платеж от 30 до 50 тыс. руб.
Поэтому каждая компания должна ответственно подходить к процессу формирования данной документации. Нередко предприниматели не соглашаются с теми штрафами, которые начисляются проверяющими инспекциями. Они могут подать иск в суд, но практика показывает, что не приносит данный процесс положительного результата.
Как внести изменения?
Нередко требуется скорректировать некоторые сведения, имеющиеся в документе. Например, появляется новая вакансия или изменяется размер зарплаты для определенных должностей. Изменение штатного расписания может выполняться двумя способами:
- полная замена имеющегося документа, поэтому формируется новое расписание с другим номером;
- внесение корректировок с помощью исправления сведений, добавления разной информации или удаления какой-либо штатной единицы.
Любое внесение изменений требует составления специального приказа, выпускаемого руководством организации. В приказе обязательно указывается, по какой причине требуется скорректировать данные. Для издания приказа используется свободная форма, причем в ней должно прописываться наименование предприятия, указывается тип документации, а также дата его формирования и номер регистрации.
По каким причинам требуется изменение документа?
Внесение корректировок обычно связано с такими причинами:
- изменение состава сотрудников предприятия;
- формирование нового отдела;
- исключение ненужных должностей из расписания;
- введение новых единиц в штат.
Конкретное основание должно обязательно прописываться в приказе, издаваемом руководством предприятия. Дополнительно корректировки вносятся, если производится оптимизация работы компании или проводится ее реорганизация.
Правила формирования выписки
Допускается работникам отдела кадра предоставлять другим сотрудникам компании выписку из расписания. В ней отражается информация о конкретном специалисте, работающем в предприятии. Обычно требуется выписка гражданам, которые обращаются за разными справками в ПФ, ФНС, трудовую инспекцию или другие государственные учреждения. Для получения выписки гражданин должен написать соответствующее заявление, где указывается цель оформления документа.
Для составления выписки специалист отдела кадров вносит сведения в документ:
- наименование предприятия;
- дата формирования расписания;
- реквизиты приказа, на основании которого было утверждено штатное расписание;
- период действия документа;
- указываются сведения из расписания о заявителе;
- ставится подпись уполномоченного лица и руководителя кадровой службы.
Составить документ можно в свободной форме, а после его подписания уполномоченными лицами он приобретает юридическую силу, поэтому может использоваться работником компании для любых целей.
Таким образом, штатное расписание считается значимым документом для каждого предприятия. С его помощью выполняется сразу несколько задач. Его формированием занимаются специалисты кадровой службы. Каждый руководитель фирмы должен разобраться в содержании и правилах составления документации. Если будут иметься значимые нарушения и грубые ошибки, то это приведет к начислению существенных штрафов.
