Документы играют важную роль в нашей повседневной жизни. Они фиксируют различные факты, события, сделки, регулируют отношения между людьми и организациями. Существует множество разновидностей документов, выполняющих специфические функции. Давайте разберемся, какие бывают виды документов и их классификации.
Понятие документа и его функции
Документ – это материальный носитель, содержащий зафиксированную на нем информацию, предназначенную для ее передачи во времени и пространстве. К документам относятся тексты, фотографии, аудио- и видеозаписи, электронные файлы.
Основные признаки документа:
- наличие информации;
- материальный носитель;
- наличие реквизитов (автор, дата, заголовок и т.д.);
- предназначенность для передачи информации.
Документ выполняет следующие функции:
- Информативная – хранение и передача информации;
- Коммуникативная – обеспечение взаимодействия между людьми и организациями;
- Социальная – решение различных вопросов общественной жизни;
- Правовая – установление, подтверждение или передача прав.
Также существуют дополнительные функции документов, такие как управленческая, отчетная, справочная и другие.
Классификация документов
Существует множество способов классифицировать документы. Рассмотрим основные из них.
По логике документооборота
Виды документов по данному критерию:
- Внутренние – используются только внутри организации;
- Входящие – поступающие извне;
- Исходящие – отправляемые вне организации.
По назначению
По функциональной роли выделяют:
- Организационные – регламентируют структуру и основы деятельности (устав, положение о подразделении);
- Распорядительные – содержат указания к действию (приказ, постановление);
- Информационно-справочные – информируют или дают сведения по запросу (служебная записка, акт);
- Бухгалтерские – отражают финансовые операции (счет-фактура);
- Коммерческие – оформляют хозяйственные сделки (договор, контракт).
Виды документов и их классификация может осуществляться и по другим критериям:
- По способу доставки (почтовые, курьерские, электронные);
- По степени гласности (общедоступные, для служебного пользования, секретные);
- По месту составления (внутренние, внешние);
- По сфере применения (деловые, личные) и т.д.
Основные виды документов
Давайте подробнее разберем наиболее распространенные разновидности документов.
Организационные документы
К таким документам относятся:
- Устав – определяет структуру, цели, основы деятельности организации;
- Положение о структурном подразделении – регламентирует его функции и задачи;
- Штатное расписание – устанавливает структуру и численность персонала;
- Должностная инструкция – определяет обязанности, права и ответственность конкретной должности.
Такие документы лежат в основе деятельности любой организации.
Распорядительные документы
К распорядительным документам относятся:
- Приказ – издается руководителем для решения оперативных вопросов;
- Распоряжение – аналогично приказу, но по более узкому кругу вопросов;
- Решение – принимается коллегиальными органами по итогам обсуждения;
- Постановление – нормативный акт, принимаемый на государственном уровне.
Такие документы содержат указания к конкретным действиям для подчиненных.
Информационно-справочные документы
К ним относятся:
- Письмо – средство обмена информацией между организациями;
- Запрос – документ с целью получения информации;
- Заявление – просьба физического лица решить какой-либо вопрос;
- Акт – фиксирует установленные факты (например, ввода оборудования в эксплуатацию);
- Протокол – отражает ход и результаты совещаний, переговоров.
Такие документы информируют, дают справочные сведения или фиксируют факты.
Бухгалтерские документы
В бухгалтерском учете используются следующие основные документы:
- Счет-фактура – отражает отгрузку товаров или оказание услуг;
- Накладная – подтверждает перемещение грузов между организациями;
- Авансовый отчет – отражает расходование подотчетных средств;
- Бухгалтерская справка – предоставляет данные по запросу.
Такие документы являются первичной отчетностью, на основании которой ведется бухучет.
Договоры
Договорные документы устанавливают взаимные обязательства сторон. К ним относятся:
- Договор купли-продажи – на поставку товаров;
- Договор аренды – предоставление имущества во временное пользование;
- Договор подряда – на выполнение работ или оказание услуг;
- Агентский договор – представление интересов одной стороны другой стороной.
Заключение любого вида договора должно осуществляться в письменной форме.
Рассмотренные выше виды охватывают значительную часть документооборота в организациях. Конечно, это далеко не полный список, поскольку виды документов чрезвычайно разнообразны.
Юридическая сила документов
Юридическая сила документа – это свойство, которое придает ему значение официального, законного, неоспоримого доказательства каких-либо фактов или правоотношений.
Категории документов по юридической силе
По степени юридической значимости документы делятся на:
- Строго регламентированные – имеют утвержденную форму и реквизиты (например, бланк строгой отчетности);
- Регламентированные – имеют рекомендательную форму;
- Нерегламентированные – составляются в произвольной форме.
Условия придания юридической силы
Для того, чтобы документ обладал юридической силой, необходимо:
- Соблюдение установленных реквизитов и формы (если такие требования предъявляются);
- Наличие необходимых подписей;
- Соответствие законодательству.
Также в некоторых случаях требуется:
- Регистрация документа;
- Нотариальное заверение;
- Экспертиза подлинности.
При соблюдении этих условий документ может выступать в качестве юридического доказательства и имеет исковую силу.
Электронный документооборот
В современном мире все большее распространение получает электронный документооборот (ЭДО) – работа с документами в электронном виде.
Преимущества электронных документов:
- Высокая скорость создания и обмена;
- Экономия на печати и бумаге;
- Удобный поиск и систематизация;
- Быстрый доступ для уполномоченных лиц;
- Экологичность.
Юридическая значимость
Электронные документы могут обладать такой же юридической силой, как и бумажные. Для этого используется электронная подпись и соблюдение других норм законодательства об электронном документообороте.
Форматы электронных документов
Наиболее распространенные форматы:
- PDF – удобен для просмотра и печати;
- Microsoft Office (Word, Excel);
- TIFF, JPEG – для изображений;
- XML, EDI – для структурированного обмена данными.
Переход на электронный документооборот позволяет компаниям оптимизировать свои бизнес-процессы.
Оптимизация работы с документами
Эффективная работа с документами является важным фактором оптимизации деятельности организаций. Давайте рассмотрим основные способы улучшения работы с документацией.
Анализ существующих процессов
Первым этапом должен стать аудит текущего документооборота: какие используются носители и форматы документов, маршруты их согласования и утверждения, места хранения.
На этой стадии важно выявить "узкие места", которые снижают эффективность работы с документами.
Рациональное размещение документов
Документы следует систематизировать и размещать таким образом, чтобы обеспечить:
- Быстрый поиск нужных документов;
- Удобный доступ для сотрудников;
- Сохранность информации;
- Конфиденциальность данных.
Автоматизация операций
Многие рутинные операции с документами (регистрация, контроль исполнения, выдача выписок) можно автоматизировать с помощью специальных информационных систем.
Использование шаблонов
Применение типовых шаблонов для часто используемых документов (договоров, заявлений, актов) ускоряет процесс подготовки.
Внедрение электронного документооборота
Переход к электронному документообороту помогает добиться максимальной эффективности работы с документами за счет высокой скорости доступа и обмена информацией.
