Должностная инструкция менеджера по закупкам дает понятие о правах и обязанностях данной категории работников. В соответствии с ее положениями основная задача менеджера состоит в обеспечении предприятия необходимым количеством товарных и материальных ценностей, которые требуются для его бесперебойной работы, а также организация учета их движения.
Менеджер находится в подчинении начальника отдела снабжения или логистики. Его назначение и освобождение от должности осуществляется на основании приказа директора. В работе менеджер должен руководствоваться указаниями, распоряжениями, приказами директора и непосредственного начальника, а также инструкциями, правилами, политикой предприятия в области качества и другими документами, которые регулируют его деятельность.
Должностная инструкция менеджера описывает, что входит в функциональные обязанности данного сотрудника:
- закупка товарных и материальных ценностей (инвентаря, расходных материалов, оборудования, химических средств, спецодежды и др.), для того чтобы обеспечить их постоянное наличие на складе. Менеджер обязан проводить переговоры с поставщиками о получении скидок, снижении цены и обеспечении закупок по минимальным ценам;
- ведение базы данных, в которой находится информация о поставщиках организации, учет по движению товаров, контроль за введением отпускных и закупочных цен.
Должностная инструкция менеджера обязывает его производить выдачу накладных на отправку товаров со склада, участвовать в процессе инвентаризации, своевременно предоставлять руководству сведения по остаткам, поступлению и отпуску товарных ценностей. Он должен согласовывать потребности в необходимых материалах с менеджерами других отделов, руководителями структурных подразделений. Кроме этого, менеджер обязан выполнять указания, поручения и задания директора и его заместителей, которые входят в сферу его деятельности.
Должностные инструкции менеджера указывают на его права по внесению предложений администрации и непосредственному руководителю по улучшению работы склада и службы снабжения. Он может требовать обеспечение нормальных условий работы (средств труда, рабочего места, помещения). Он имеет право на получение от должностных лиц организации и руководства статистических данных и информации, необходимой для выполнения своих обязанностей, а также самостоятельно информировать руководство о недостатках в работе склада.
Должностная инструкция менеджера накладывает на него и определенную ответственность.
Данная категория работников несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей и задач, которые предусмотрены должностной инструкцией, за не вовремя выполненную сверку отчетов с бухгалтерией, а также некачественную инвентаризацию товаров. Менеджер отвечает за неправомерное использование своих прав, за несоблюдение распоряжений, инструкций, приказов и других документов, которые регулируют его работу. Он может привлекаться к ответственности за несоблюдение противопожарной безопасности, правил трудового внутреннего распорядка, нетактичное, грубое поведение при работе с посетителями компании, а также при общении с персоналом. Работник может быть наказан за несоблюдение интересов и за необеспечение сохранности документации предприятия, за выдачу третьим лицам документации и конфиденциальной информации о фирме, а также за предоставление руководству искаженной или ложной отчетной информации и документации.
Должностная инструкция менеджера описывает его взаимодействие с должностными лицами и структурными подразделениями в пределах компетенции.
