Просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ) - это задолженность контрагентов компании, которая не была погашена в установленный договором срок. Расшифровка ПДЗ позволяет понять, от кого именно компания не получила деньги вовремя.
Рассмотрим основные моменты по работе с ПДЗ в бухгалтерском учете.
Возникновение просроченной дебиторской задолженности
ПДЗ возникает в случае, если в установленный срок покупатель не оплатил поставленную ему продукцию, выполненные работы или оказанные услуги. Датой возникновения ПДЗ считается день, следующий за установленным договором сроком оплаты.
Например, если по договору покупатель должен был оплатить товар до 31 декабря отчетного года, а 1 января следующего года задолженность не погашена, то 1 января эта задолженность становится просроченной.
Дебиторская задолженность на счете 62
В бухгалтерском учете дебиторская задолженность отражается на активном счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". На этом счете в течение отчетного периода учитываются:
- выставленные покупателям счета на оплату отгруженной продукции;
- поступившие от покупателей предоплаты;
- оплата счетов покупателями;
- суммы полученных от покупателей авансов;
- начисленные покупателям штрафы, пени, неустойки.
В конце месяца сальдо по счету 62 показывает общую сумму задолженности всех покупателей организации.
Проводки по начислению и списанию ПДЗ
Когда наступает срок оплаты по договору и дебиторская задолженность становится просроченной, в бухгалтерском учете делают следующие проводки:
- Начисляют резерв по сомнительным долгам:
Дебет 91 Кредит 63 - на сумму резерва - Списывают безнадежную задолженность: Дебет 63 Кредит 62 - на всю сумму задолженности
Резерв по сомнительным долгам (счет 63) используется для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль. Сумма резерва исключается из доходов компании. Но списанную таким образом задолженность все равно нужно взыскивать с должников!
Способы взыскания ПДЗ
Для взыскания просроченной задолженности компания может использовать следующие способы:
- Направить должнику претензионное письмо с требованием погасить долг.
- Обратиться в суд для взыскания задолженности в судебном порядке.
- Передать информацию о долге в коллекторское агентство.
- Воспользоваться услугами частных судебных исполнителей.
Наиболее распространенный способ взыскания ПДЗ - работа с коллекторскими агентствами на основании договора. Агентство занимается непосредственно процессом возврата долгов.
Как списать просроченную дебиторскую задолженность
Чтобы списать ПДЗ, нужно подтвердить ее безнадежность одним из следующих способов:
- должник ликвидирован и исключен из ЕГРЮЛ;
- должник признан банкротом;
- с даты возникновения ПДЗ прошло более 3 лет;
- истек срок исковой давности по долгу;
- получено постановление суда о взыскании задолженности, но у должника отсутствует имущество.
Только после этого безнадежную ПДЗ можно списать с баланса методом "красное сторно". Для этого сделать сторнировочную проводку:
Дебет 62 Кредит 91 - на сумму списанной задолженности.
Списание ПДЗ не освобождает должника от обязательств. Компания может и дальше предпринимать меры по возврату долга в рамках срока исковой давности.
Дополнительные меры по снижению ПДЗ
Помимо стандартных способов работы с просроченной задолженностью, компании могут предпринять и другие меры для снижения объемов ПДЗ.
Во-первых, это ужесточение платежной дисциплины при заключении новых договоров. Например, в договор можно включить условие о предоплате от 10 до 30% от суммы сделки. Это позволит снизить риски возникновения ПДЗ в будущем.
Во-вторых, это внедрение системы скидок для добросовестных плательщиков. Например, при оплате в течение 3 дней предоставляется скидка 5%. Это стимулирует покупателей оплачивать счета как можно быстрее.
Аналитика просроченной дебиторской задолженности
Для эффективного управления ПДЗ бухгалтерия должна регулярно проводить ее анализ и расшифровку. Это позволяет понять:
- Кто является основными неплательщиками
- Какие периоды наиболее "проблемные" по оплате
- Есть ли сезонность в возникновении просрочек
Помимо этого анализируются причины возникновения ПДЗ: нарушение сроков отгрузки, производственный брак, ценовые разногласия и т.д. Это позволяет в дальнейшем предотвратить появление новых просрочек.
Автоматизация учета и взыскания ПДЗ
Для оптимизации работы с ПДЗ компании внедряют специальные IT-системы. Они позволяют:
- Вести раздельный аналитический учет по срокам возникновения задолженности
- Автоматически рассчитывать резервы по сомнительным долгам
- Формировать и отправлять уведомления должникам о наличии просрочки
- Интегрироваться с коллекторскими агентствами для передачи информации о ПДЗ
Такие системы позволяют комплексно контролировать весь цикл возникновения и погашения просроченной дебиторской задолженности.
Расшифровка ПДЗ для налоговой
Помимо внутренней отчетности, расшифровка ПДЗ необходима и для предоставления в налоговые органы. В частности, она прилагается к декларации по налогу на прибыль при использовании резерва по сомнительным долгам.
В расшифровке указывается перечень всех дебиторов, у которых возникла просрочка, сумма задолженности каждого должника и количество дней просрочки.
Такая расшифровка подтверждает обоснованность начисления резерва в налоговом учете и позволяет избежать доначисления налога и штрафов.
Взаимодействие с юристами при возникновении ПДЗ
При значительных суммах просроченной задолженности целесообразно привлекать к работе с ней юристов.
Юрист поможет грамотно составить претензию к должнику, учитывая все особенности заключенного договора и обстоятельства возникновения задолженности. Это повысит шансы на добровольное погашение долга должником.
Если взыскание ПДЗ переходит в судебную плоскость, участие юриста обязательно. Он будет представлять интересы компании-кредитора в суде, готовить исковые заявления, предоставлять доказательства и т.д.
Работа с постоянно неплательщиками
Некоторые контрагенты регулярно пропускают сроки оплаты, что приводит к накоплению ПДЗ. С такими постоянными неплательщиками можно работать следующим образом:
- Потребовать предоплату за все последующие поставки товаров или услуг;
- Установить жесткий лимит задолженности, превышение которого будет означать отказ в дальнейшем сотрудничестве;
- Перевести контрагента на условия 100% предоплаты всех сделок.
Если и эти меры не приводят к погашению ПДЗ, то такого партнера лучше исключить из списка клиентов компании.
ПДЗ при ликвидации организации
Особого подхода требуют ситуации, когда у компании-должника запущена процедура ликвидации или банкротства. В таких случаях шансы на возврат ПДЗ резко снижаются.
Чтобы хоть что-то вернуть в такой ситуации, кредитору стоит как можно быстрее подать заявление о включении в реестр требований кредиторов. Обычно для этого устанавливается определенный срок.
Даже включение в реестр не гарантирует возврата денег, но это хотя бы маленький шанс частично вернуть ПДЗ при банкротстве должника.
Налоговые последствия списания ПДЗ
Списание безнадежной дебиторской задолженности имеет определенные налоговые последствия, о которых стоит помнить.
В частности, списанная сумма ПДЗ ранее уменьшала налоговую базу по налогу на прибыль. Соответственно, при списании нужно будет восстановить налоговую базу на эту сумму и доплатить налог на прибыль.
Кроме того, необходимо будет вернуть НДС из бюджета, если по сделке он был вычтен ранее. Такие нюансы обязательно нужно учитывать при списании ПДЗ.
