Внутренняя опись является важнейшим инструментом учета и контроля документов в делопроизводстве. Давайте разберемся, что такое внутренняя опись, зачем она нужна и как правильно ее вести.
Что такое внутренняя опись и зачем она нужна
Внутренняя опись представляет собой реестр всех документов, входящих в состав дела. Она составляется для учета документов и приложений к ним, включенных в дело.
Главные цели внутренней описи:
- обеспечение сохранности документов;
- возможность быстрого поиска нужного документа;
- контроль наличия и состояния документов в деле.
Таким образом, внутренняя опись позволяет в любой момент установить, какие документы должны находиться в деле и в каком порядке они расположены.
Правила составления внутренней описи
Чтобы внутренняя опись выполняла свои функции, при ее составлении нужно соблюдать определенные правила:
- Документы вносятся в опись под порядковыми номерами по мере их приобщения к делу.
- Указываются индекс документа, дата, заголовок, номера листов (если документ состоит из нескольких листов).
- Опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
- Листы описи нумеруются, прошиваются в дело и включаются в общую нумерацию листов.
- Итоговая запись в конце описи указывает количество листов в данном деле.
- Опись подписывается составителем с указанием должности и даты составления.
Соблюдение этих простых правил позволит сделать опись максимально информативной и полезной.
Внутренняя опись в внутренняя опись дела
В зависимости от вида делопроизводства различают несколько разновидностей внутренних описей.
Во внутренней описи дела учитываются документы текущего делопроизводства - служебные записки, акты, справки и другие материалы, формируемые в дело за определенный период.
Для учета кадровых документов применяется внутренняя опись личного дела. В ней фиксируются документы по личному составу - анкеты, автобиографии, копии документов об образовании, аттестации, поощрениях и взысканиях.
Порядок ведения и хранения внутренних описей
Внутренние описи должны вестись своевременно и аккуратно ответственными лицами.
Рекомендуется:
- Вносить каждый документ в опись сразу при подшивке в дело.
- Не реже 1 раза в месяц проверять соответствие описи фактическому составу документов в деле.
- При обнаружении недостачи или порчи документов сразу же сообщать об этом руководству.
Заполненные внутренние описи хранятся вместе с делами, к которым они составлены. Сроки их хранения соответствуют срокам хранения самих дел.
После передачи дела в архив опись продолжает выполнять свои функции по учету и обеспечению сохранности документов.
Передача дел с внутренними описями в архив
В конце календарного года завершенные дела с внутренними описями передаются в архив организации.
При передаче проверяется:
- соответствие заголовков дел на обложке заголовкам в описях;
- соответствие фактического количества листов в деле данным итоговой записи в описи;
- правильность нумерации и систематизации документов в деле.
В архиве также принимаются меры для обеспечения сохранности внутренних описей. Описи хранятся вместе с делами, регулярно проверяется их физическое состояние. При необходимости проводится реставрация описей.
Таким образом, грамотное ведение и хранение внутренних описей позволяет надежно сохранить документы и оперативно ими пользоваться.
Внутренняя опись документов является обязательной частью любого дела. Правильно составленная опись обеспечивает контроль наличия и состояния документов, возможность их быстрого поиска. Знание правил составления внутренней описи поможет ответственно подойти к учету и сохранности документов в делопроизводстве.
Рассмотрим более подробно процесс составления внутренней описи документов.
Подготовка к составлению внутренней описи
Прежде чем приступать к заполнению внутренней описи, необходимо выполнить ряд подготовительных действий:
- Внимательно изучить все документы, подлежащие включению в дело.
- Разложить документы в нужной последовательности.
- Пронумеровать листы документов.
- Подобрать заголовки для каждого документа.
Такая предварительная систематизация документов значительно упростит дальнейший процесс создания описи.
Порядок заполнения внутренней описи
При составлении внутренней описи рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Использовать унифицированную форму описи.
- Вносить каждый документ под порядковым номером.
- Указывать все обязательные реквизиты: дата, заголовок, номера листов.
- Соблюдать хронологическую последовательность документов.
- Писать разборчиво пастой одного цвета.
- Исправления делать аккуратно, без помарок.
Строгое следование этим правилам позволит составить качественную и информативную опись.
Пример заполнения внутренней описи
Для наглядности рассмотрим образец заполнения внутренней описи документов дела.
Как видно из образца, опись составлена аккуратно, с использованием унифицированной формы и соблюдением всех правил. В ней точно указаны реквизиты каждого документа.
Такой подход к составлению внутренней описи обеспечивает быстрый поиск нужного документа и контроль его наличия в деле.
Итак, мы рассмотрели основные этапы и правила составления внутренней описи документов. Грамотное ведение описи является важной составляющей обеспечения сохранности документов и эффективности работы с ними.
Давайте детальнее разберем некоторые нюансы работы с внутренними описями.
Особенности внутренней описи для отдельных видов документов
При составлении внутренней описи нужно учитывать специфику конкретных групп документов.
Для договоров в опись вносятся реквизиты сторон, предмет, дата и срок действия договора. Для приказов по основной деятельности указываются номер, дата, заголовок и текст.
В описи исходящей корреспонденции приводятся данные об адресате, дате отправки, кратком содержании. Для входящей корреспонденции указывают отправителя и дату поступления.
Таким образом, внутренняя опись в каждом конкретном случае имеет свою специфику.
Типичные ошибки при составлении внутренней описи
Чтобы избежать ошибок, составители описей должны хорошо знать правила их заполнения. Рассмотрим типичные ошибки.
- Неверная последовательность документов.
- Отсутствие порядковых номеров.
- Неточное указание реквизитов.
- Орфографические ошибки в заголовках.
- Небрежное заполнение граф описи.
Такие ошибки снижают ценность описи как учетного документа. Их нужно предупреждать и своевременно исправлять.
Автоматизация процесса создания внутренних описей
Современные информационные системы позволяют частично автоматизировать процесс подготовки описей. Программы могут:
- Формировать структуру описи.
- Вносить реквизиты документов.
- Контролировать правильность заполнения.
Однако полностью исключить человеческий фактор не удается. Требуются проверка данных и корректировка ошибок.
Роль внутренней описи в электронном документообороте
Переход к электронному документообороту не отменяет необходимости ведения внутренних описей. Они продолжают выполнять функции учета и контроля документов.
При работе с электронными документами описи формируются и хранятся в электронном виде. Это упрощает работу с ними и повышает оперативность.
Таким образом, внутренняя опись остается важным инструментом учета документов вне зависимости от формы документооборота.
