Подлинник документа - это оригинал документа, с которого делаются копии. Подлинник имеет юридическую силу и служит основанием для совершения каких-либо действий. Отличается от дубликата тем, что является первоисточником, а дубликат - это копия подлинника.
Как получить подлинник документа? Во-первых, он может быть выдан организацией, которая его изначально оформила. Например, вуз выдает подлинник диплома. Во-вторых, подлинники хранятся в архивах. Можно обратиться в соответствующий архив с запросом и получить заверенную копию. В-третьих, некоторые органы власти хранят подлинники документов граждан. Скажем, ЗАГС хранит подлинники свидетельств о рождении.
Подлинник vs дубликат: в чем разница?
Главное отличие подлинника от дубликата в том, что подлинник - это всегда оригинал документа, а дубликат - копия. Подлинник обладает полной юридической силой, а дубликат - нет.
Еще одно различие в том, как они выдаются. Подлинник выдает организация, которая изначально оформила документ. А дубликат можно получить взамен утерянного подлинника. При этом на дубликате делается пометка "дубликат".
Кроме того, подлинник подписывается собственноручно, а на дубликат переносится факсимиле подписи должностного лица.
Как заверить копию подлинника?
Чтобы получить заверенную копию подлинника документа, нужно:
- Подготовить подлинник.
- Сделать с него копию (отсканировать или сфотографировать).
- Обратиться к нотариусу или в МФЦ для заверения копии.
- Нотариус сверит копию с подлинником и заверит своей подписью и печатью.
Такая заверенная копия имеет юридическую силу наравне с подлинником.
Где хранятся подлинники документов?
Подлинники документов могут храниться:
- В архивах организаций, которые их выдали.
- В государственных и муниципальных архивах.
- В ЗАГСах хранятся подлинники свидетельств о рождении, браке, смерти.
- В военкоматах - подлинники военных билетов.
- В судах - подлинники судебных решений.
Также подлинники некоторых документов хранят граждане. Например, подлинники паспортов, дипломов.
Подлинник электронного документа
С развитием электронного документооборота появилось понятие электронного подлинника. Это оригинал документа, созданный в электронном виде.
Для того, чтобы электронный документ считался подлинником, он должен быть подписан электронной подписью. Такая подпись приравнивается к собственноручной.
Подлинность электронных документов подтверждается электронными подписями должностных лиц.
Подлинник vs дубликат документа в суде
В суд первой инстанции подаются подлинники документов или надлежащим образом заверенные копии. Подлинники изымаются судом из дела и возвращаются лицу, представившему документ.
Если в апелляционную или кассационную инстанции подаются подлинники, суд вправе оставить их у себя до окончания производства. В этом случае суд обязан выдать дубликаты.
Таким образом, в апелляции или кассации могут рассматриваться как подлинники, так и дубликаты документов.
Важно помнить, что только подлинник имеет полную юридическую силу. Дубликат лишь подтверждает содержание подлинника.
Какие бывают виды подлинников документов?
По форме подлинники документов делятся на:
- Бумажные подлинники - документы на бумажном носителе, подписанные собственноручно.
- Электронные подлинники - документы в электронном виде, подписанные электронной подписью.
По содержанию различают:
- Первичные подлинники - документы, составленные непосредственно организацией или лицом (договоры, акты и т.д.).
- Вторичные подлинники - документы, подтверждающие первичные (выписки, справки и т.п.).
Какие сроки хранения у подлинников документов?
Сроки хранения подлинников регламентируются нормативными актами и зависят от вида документа:
- Подлинники документов по личному составу - 75 лет.
- Финансовые документы - 5 лет.
- Подлинники медицинских карт - 25 лет.
- Подлинники документов об "образовании" - постоянно.
По истечении срока хранения проводится экспертиза ценности документов, по результатам которой принимается решение об уничтожении или о дальнейшем хранении подлинника.
Каков порядок выдачи подлинников документов?
Порядок выдачи подлинников документов:
- Подача письменного запроса в организацию, выдавшую документ.
- Проверка личности заявителя, его полномочий.
- Поиск подлинника в архиве организации.
- Сверка копии, которая имеется у заявителя, с подлинником.
- Выдача подлинника или отказ в выдаче (если имеются основания).
Как правило, подлинники выдаются заявителю во временное пользование на срок до 30 дней.
Как защитить подлинник документа от повреждений?
Для защиты подлинника документа рекомендуется:
- Хранить его в специальной папке или футляре.
- Использовать безвредные для бумаги скрепки и файлы.
- Избегать воздействия влаги, высоких температур, солнечного света.
- При сканировании и копировании соблюдать осторожность, не допускать повреждений.
- Не выдавать подлинник на руки, а делать заверенные копии.
Соблюдение этих простых правил позволит сохранить подлинник документа в первозданном виде.
Какова ответственность за подделку подлинника документа?
Подделка подлинника документа является преступлением и влечет за собой уголовную ответственность. Статья 327 УК РФ предусматривает наказание за подделку:
- Паспорта гражданина - лишение свободы на срок до 2 лет.
- Документов, предоставляющих права или освобождающих от обязанностей - до 1 года лишения свободы.
- Других официальных документов - до 2 лет лишения свободы.
Более строгое наказание (до 4 лет лишения свободы) предусмотрено, если подделка совершена группой лиц по предварительному сговору или с целью скрыть другое преступление.
Что делать, если подлинник документа утерян?
Если подлинник документа утерян, необходимо:
- Подать заявление об утрате в организацию, его выдавшую.
- Опубликовать объявление о недействительности утерянного документа в СМИ.
- Получить дубликат документа (он помечается штампом "дубликат").
Дубликат имеет такую же юридическую силу, как подлинник. Но если подлинник найдется, дубликат утрачивает силу.
Где находится подлинник аттестата об образовании выпускника вуза?
Подлинник аттестата об образовании (диплома) после выдачи выпускнику находится на руках у него. Вуз хранит в архиве только копию диплома.
При необходимости восстановить утраченный подлинник аттестата, выпускник должен обратиться в свой вуз с заявлением. Вуз проверит по архивным данным факт выдачи диплома и выдаст его дубликат.
Как отличить подлинник от копии визуально?
Чтобы отличить подлинник документа от копии, стоит обратить внимание на:
- Качество текста и печати - на подлиннике оно выше.
- Наличие водяных знаков на бланке.
- Оригинальность подписи - на копии она наносится механически.
- Номер экземпляра - на подлиннике он единственный и оригинальный.
Однако окончательно удостоверить подлинность может только специалист при сравнении с образцом.
Какие технологии используются для создания и хранения электронных подлинников?
Для работы с электронными подлинниками документов применяются следующие технологии:
- Электронный документооборот - позволяет создавать, редактировать, согласовывать электронные документы.
- Электронная подпись - служит для подписания электронных документов.
- Блокчейн - обеспечивает неизменность и прозрачность хранения электронных подлинников.
- Облачные хранилища - используются для надежного хранения подлинников.
Эти технологии гарантируют юридическую значимость электронных документов.
Какие есть способы восстановления подлинника документа?
Если подлинник документа утрачен или испорчен, его можно восстановить следующими способами:
- Получение дубликата от организации, выдавшей документ.
- Повторный запрос архивной копии подлинника.
- Восстановление текста по имеющимся фрагментам с помощью экспертизы.
- Получение нотариально заверенной копии у третьих лиц.
Выбор способа зависит от вида документа и наличия архивных данных.
Как обеспечить сохранность подлинников документов в архиве?
Для обеспечения сохранности подлинников документов в архиве необходимо:
- Соблюдать оптимальный температурно-влажностный режим.
- Хранить документы в специальном архивном оборудовании.
- Проводить своевременное обеспыливание фондов.
- Осуществлять реставрацию и дезинфекцию документов.
- Вести электронный учет движения документов.
Регулярное обследование состояния документов также важно для их сохранности. Не стоит забывать, что со временем бумага подвергается разложению. Особенно часто так происходит в архивах, где не соблюдаются оптимальные условиях хранения (например, влажность воздуха выше 50%). Поэтому так важно иметь копию подлинника, заверенную нотариусом. В идеале хранить ее стоит в оцифрованном виде на сервере.
Каковы перспективы внедрения технологии блокчейн для хранения подлинников?
Технология блокчейн открывает новые возможности для надежного и прозрачного хранения электронных подлинников документов. Ее преимущества:
- Невозможность несанкционированного изменения данных.
- Высокая скорость обработки транзакций.
- Децентрализованное хранение, исключающее потерю данных.
Внедрение блокчейна позволит значительно повысить юридическую значимость электронных подлинников документов.
Как организовать доступ пользователей к подлинникам документов в читальном зале архива?
Доступ к подлинникам в читальном зале архива организуется следующим образом:
-
Пользователь заполняет заявку на работу с подлинниками.
-
Архивист выдает подлинники под роспись в реестре.
-
Пользователь работает только в специально отведенном месте.
-
Запрещается вносить изменения, повреждать подлинники.
-
По истечении времени подлинники возвращаются архивисту.
Такой порядок обеспечивает сохранность ценных подлинников документов.
