Докладные записки о невыполнении должностных обязанностей - важный инструмент поддержания трудовой дисциплины в организации. Однако не все руководители умеют грамотно их составлять и использовать. В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать такую докладную, чтобы она была эффективной.
1. Что такое докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей - это официальный документ, в котором сотрудник организации информирует руководство о фактах неисполнения или ненадлежащего исполнения подчиненным работником своих трудовых обязанностей.
Такие записки обычно пишут непосредственные руководители сотрудников - начальники отделов, мастера, бригадиры. Они адресуют докладные вышестоящему руководству - директору, генеральному директору, управляющему.
Цель докладной записки - проинформировать руководство о нарушениях для принятия мер дисциплинарного воздействия - выговора, лишения премии, понижения в должности, увольнения.
Правовые основания для таких докладных - ст. 192 ТК РФ о дисциплинарных взысканиях и ст. 193 ТК РФ об их применении.
2. Как подготовиться к написанию докладной записки
Прежде чем приступать к написанию докладной записки о невыполнении должностных обязанностей, необходимо:
- Внимательно изучить должностную инструкцию сотрудника, чтобы четко понимать круг его обязанностей.
- Собрать и проанализировать факты нарушений, зафиксировав даты, место, суть.
- Подготовить необходимые доказательства - документы, материалы проверок, объяснительные.
- Определить возможные объективные причины невыполнения обязанностей.
- Оценить последствия нарушений для деятельности организации.
- Обдумать и обосновать меры воздействия, которые предлагается применить.
- При необходимости проконсультироваться с юристом организации.
3. Рекомендации по написанию текста докладной записки
При составлении текста докладной записки рекомендуется:
- Максимально конкретно, со ссылками на доказательства изложить факты нарушений.
- Избегать домыслов, предположений, личных оценочных суждений.
- Объективно описать негативные последствия нарушений.
- Соблюдать стиль официально-делового письма без эмоций.
- Использовать юридически верные формулировки.
- Четко сформулировать и обосновать предложения по применению взысканий.
- Привести текст докладной в соответствие требованиям документооборота организации.
Примерный текст докладной записки может выглядеть так:
Генеральному директору ООО "Ромашка"
Петрову П.П. от начальника отдела продаж Сидорова В.В.ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА о невыполнении должностных обязанностей менеджером по продажам Ивановым И.И.
В период с 1 по 20 декабря 2022 года менеджер по продажам Иванов И.И. не выполнил следующие обязанности, предусмотренные его должностной инструкцией:
- Не провел переговоры с 3 ключевыми клиентами о продлении договоров на следующий год.
- Не предоставил еженедельные отчеты о работе с клиентами 2 недели подряд.
- Проигнорировал указание начальника отдела о срочном согласовании цены по новому тендеру.
В результате компания понесла репутационные потери и упустила выгодные контракты на сумму более 500 000 рублей.
На основании изложенного прошу рассмотреть вопрос о привлечении Иванова И.И. к дисциплинарной ответственности в виде выговора.
Начальник отдела продаж Сидоров В.В.
21.12.2022
4. Порядок подачи и рассмотрения докладной записки
После написания докладную записку необходимо грамотно оформить, подать руководству и обеспечить ее рассмотрение:
- Передать лично руководителю или через канцелярию, зарегистрировав.
- Убедиться, что докладная попала к тому руководителю, который уполномочен ее рассматривать.
- Дождаться резолюции руководителя в установленные сроки (до 30 дней).
- Следить за получением объяснений от сотрудника по изложенным фактам.
- Контролировать исполнение решения руководства (выговора, увольнения и т.д.).
| Вид взыскания | Срок действия |
| Замечание | 6 месяцев |
| Выговор | 1 год |
Докладную записку следует хранить в личном деле сотрудника.
5. Типичные ошибки при составлении докладных записок
Чтобы докладная записка была эффективна, необходимо избегать следующих ошибок:
- Неконкретность и расплывчатость формулировок.
- Отсутствие ссылок на доказательства фактов.
- Преувеличение или преуменьшение фактов.
- Использование оценочных суждений и эмоций.
- Предвзятость и необъективность при описании ситуации.
- Некорректные предложения по наказанию.
- Ошибки в оформлении реквизитов.
- Несоблюдение сроков составления и подачи.
- Неправильный выбор адресата докладной записки.
- Недостаточность доказательной базы.
Грамотно составленная докладная записка о невыполнении должностных обязанностей позволяет оперативно решить проблему нарушения трудовой дисциплины в коллективе. Следуя рекомендациям, руководитель всегда сможет эффективно использовать этот инструмент в кадровой работе.
