Протокол - это ключевой документ в работе любой организации. От правильного оформления протокола зависит законность принимаемых решений. Далее мы подробно разберем, как грамотно составить протокол, рассмотрим разные виды и образцы оформления. Эта информация поможет избежать ошибок при составлении столь важного документа.
Назначение и виды протоколов
Протокол предназначен для фиксации информации о ходе и решениях, принятых на собрании. Это позволяет задокументировать работу коллегиальных органов, таких как совет директоров, общее собрание участников и другие. Существуют разные виды протоколов - протокол собрания, заседания, совещания и т.д.
Правовое значение протокола заключается в том, что он подтверждает факт проведения собрания и законность принятых на нем решений. Протокол может служить доказательством в разрешении конфликтов и спорных ситуаций.
Основные функции протокола - это фиксация хода обсуждения, озвученных предложений и принятых решений, а также постановка задач ответственным исполнителям.
В ряде случаев, например при принятии важных корпоративных решений, составление протокола является обязательным. В то же время для текущей работы организации протокол может и не требоваться.
Требования к содержанию и оформлению протокола
Протокол должен содержать обязательные реквизиты: дату и место проведения заседания, список присутствующих. Протокол состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части указывается состав присутствующих, председатель и секретарь заседания. В основной части фиксируется повестка дня, ход обсуждения вопросов и принятые решения.
Информация в протоколе должна быть максимально полной и достоверной. Протоколы нумеруются по порядку в рамках календарного года.
Основанием для составления протокола служат стенограммы, рукописные и аудиозаписи заседания, а также подготовленные материалы - повестка дня, доклады.
После оформления протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Порядок составления протокола
Перед проведением собрания или заседания готовится повестка дня и определяется круг приглашенных. Для ведения протокола назначается секретарь.
В ходе мероприятия секретарь в режиме реального времени фиксирует основные моменты выступлений и дискуссии. При необходимости может вестись аудио- или видеозапись.
Протокол должен быть составлен в течение 3-5 дней после проведения собрания или заседания. При необходимости к протоколу могут прилагаться различные документы.
Из протокола могут изготавливаться выписки по отдельным вопросам. Подлинники протоколов подшиваются в отдельные книги и хранятся в архиве организации.
Типичные ошибки при составлении протокола
Среди распространенных ошибок при составлении протоколов можно выделить:
- Нарушение установленных сроков оформления протокола после проведения собрания
- Отсутствие обязательных реквизитов в протоколе
- Недостоверное отражение хода обсуждения вопросов и принятия решений
- Орфографические и пунктуационные ошибки
- Неправильное определение кворума заседания
Кроме того, встречаются ошибки при нумерации протоколов, оформлении приложений, составлении выписок из протокола.
Образцы протоколов
Рассмотрим примеры оформления некоторых видов протоколов.
Протокол общего собрания участников ООО
Протокол общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью оформляется по такому образцу:
ПРОТОКОЛ No 1
общего собрания участников ООО "Ромашка" г. Москва 25 января 2023 г.Собрание проведено в форме совместного присутствия. Место проведения собрания: г. Москва, ул. Ленина, д.5, офис 3. Время проведения собрания: 10:00-11:00 по московскому времени.
Присутствовали участники общества:
- Иванов Иван Иванович - 50% голосов
- Петров Петр Петрович - 50% голосов
Повестка дня:
- Утверждение годового отчета Общества за 2022 г.
- Распределение прибыли Общества по итогам 2022 г.
По первому вопросу слушали генерального директора ООО "Ромашка" Иванова И.И., который представил годовой отчет Общества за 2022 г.
Решили: Утвердить годовой отчет ООО "Ромашка" за 2022 г. (прилагается).
Голосовали: "За" - 100% голосов; "Против" - 0%; "Воздержался" - 0%.
Решение принято единогласно.
По второму вопросу слушали генерального директора ООО "Ромашка" Иванова И.И., который предложил направить всю прибыль Общества за 2022 г. в размере 500 000 руб. на развитие производства.
Решили: Направить всю прибыль ООО "Ромашка" за 2022 г. в размере 500 000 руб. на развитие производства.
Голосовали: "За" - 100% голосов; "Против" - 0%; "Воздержался" - 0%.
Решение принято единогласно.
Председатель собрания _______________ Иванов И.И. Секретарь собрания ________________ Петров П.П.
Протокол заседания совета директоров
Протокол заседания совета директоров акционерного общества может выглядеть так:
ПРОТОКОЛ No 5 заседания совета директоров АО "Стрелец" г. Санкт-Петербург 10 марта 2023 г.
Место проведения заседания: г. Санкт-Петербург, Невский пр., д. 25, офис 5. Дата проведения: 10 марта 2023 г. Время проведения: 15:00-17:00 по московскому времени. Форма проведения заседания: совместное присутствие членов совета директоров.
Присутствовали члены совета директоров:
- Иванов Иван Иванович
- Петров Петр Петрович
- Сидоров Сидор Сидорович
Повестка дня:
- Утверждение повестки дня годового общего собрания акционеров Общества
- Утверждение годового отчета Общества за 2022 г.
По первому вопросу слушали финансового директора Общества Сидорова С.С., который предложил утвердить повестку дня годового общего собрания акционеров.
Решили:
- Утвердить следующую повестку дня годового общего собрания акционеров Общества: Утверждение годового отчета Общества. Утверждение годовой бухгалтерской отчетности Общества.
Голосовали:
Иванов И.И. "За" Петров П.П. "За" Сидоров С.С. "За" Решение принято.
По второму вопросу слушали генерального директора Общества Петрова П.П., который представил проект годового отчета Общества за 2022 г.
Решили:
Утвердить годовой отчет Общества за 2022 г. (прилагается).
Голосовали:
Иванов И.И. "За" Петров П.П. "За" Сидоров С.С. "За" Решение принято.
Председатель совета директоров _____________ Иванов И.И. Секретарь совета директоров _____________ Сидоров С.С.
Таким образом, протокол является важным официальным документом, от правильного оформления которого зависит законность принимаемых организацией решений. Необходимо четко придерживаться требований к структуре и содержанию протокола, избегать типичных ошибок. Использование образцов поможет грамотно составлять различные виды протоколов.
