Больничный лист - это не просто освобождение от работы по состоянию здоровья. От правильного расчета выплат по больничному зависит материальное благополучие сотрудника. А для этого нужна справка о его доходах. Где ее взять и как правильно заполнить? Об этом - в нашей статье.
Справка 182н - что это такое?
Формальное название этого документа - справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года. Она предназначена для предоставления сведений о зарплате работника, с которой уплачивались страховые взносы на выплату пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
В справке 182н указываются:
- данные работника и работодателя;
- период работы, в течение которого сотрудник подлежал обязательному социальному страхованию;
- сумма заработной платы и других выплат, на которые начислялись страховые взносы;
- периоды временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, отпусков по уходу за ребенком.
Справка 182н заполняется за 2 календарных года, предшествующих году увольнения работника, а также за год увольнения. Это связано с тем, что расчетный период для назначения пособий обычно составляет предыдущие 2 года.
Иногда сумма в справке 182н отличается от суммы в справке 2-НДФЛ. Это происходит потому, что в справке 182н указывается только та часть зарплаты, на которую начислялись страховые взносы в ФСС. А в 2-НДФЛ отражается весь доход работника, облагаемый НДФЛ.
Зачем нужна справка 182н работнику и работодателю
Главное назначение справки 182н - обеспечить корректный расчет пособий по временной нетрудоспособности для работника на новом месте. На основании данных о зарплате за предыдущие 2 года рассчитывается средний заработок для определения размера больничных выплат.
Поэтому работодатель обязан предоставить справку 182н сотруднику в день увольнения или по первому требованию. А работник должен сохранить этот документ, чтобы иметь возможность получать полагающиеся ему пособия в случае заболевания на новой работе.
Где взять бланк справки 182н?
Утвержденная форма бланка справки 182н представлена в Приказе Минтруда России от 30.04.2013 N 182н. Этот документ доступен на официальном сайте министерства. Также скачать образец бланка можно в системе КонсультантПлюс.
C 20 февраля 2022 года действует новая форма справки 182н, утвержденная Приказом Минтруда от 10.01.2022 N 1н. Отличие в том, что теперь документ не требует подписи главного бухгалтера организации.
Как заполнить справку 182н
Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению справки 182н:
- Присваиваем справке порядковый номер и дату создания.
- Заполняем в разделе 1 данные об организации.
- В разделе 2 указываем паспортные данные, СНИЛС, адрес работника.
- Отражаем в разделе 2 срок работы сотрудника, в течение которого он подлежал обязательному социальному страхованию.
- В разделе 3 приводим сумму заработка, на которую начислялись взносы в ФСС за каждый год.
- В разделе 4 указываем количество дней нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, отпусков по уходу за ребенком за каждый год.
- Справку подписывает руководитель организации, ставится печать (при наличии).
При заполнении раздела 3 важно правильно определить сумму заработка для справки 182н. Учитывается только та часть дохода сотрудника, на которую были начислены страховые взносы в Фонд социального страхования.
В разделе 4 указываются дни нетрудоспособности, беременности и родов, отпуска по уходу за ребенком только за годы, фигурирующие в разделе 3. При отсутствии таких дней ставится прочерк.
Когда и как выдают справку 182н
Справка 182н выдается работнику в день увольнения в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, работодатель обязан уведомить сотрудника о необходимости лично забрать справку или дать согласие на отправку по почте.
Бывший сотрудник может обратиться за получением справки 182н и после увольнения. Для этого нужно подать письменное заявление лично, по почте или через представителя. С момента получения заявления у работодателя есть 3 рабочих дня на подготовку и выдачу справки.
Если работник дал согласие, справку 182н можно направить по почте с уведомлением о вручении. При отсутствии в организации печати к справке необходимо приложить заверенные копии подтверждающих документов.
Что будет, если не выдать справку 182н
За непредоставление справки 182н работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа составляет:
- для организации - от 30 000 до 50 000 рублей;
- для ИП или должностного лица организации - от 1000 до 5000 рублей.
Так, например, в решении Мосгорсуда от 16.06.2020 по делу No 7-6849/2020 организация была оштрафована за невыдачу справки 182н на сумму 40 000 рублей.
Образец заполнения справки 182н
Рассмотрим на примере порядок заполнения справки 182н и отразим основные моменты.
В разделе 1 указываем реквизиты организации работодателя: полное наименование, адрес, регистрационный номер в ПФР/ФСС.
В разделе 2 отражаем паспортные данные, СНИЛС, даты начала и окончания работы сотрудника в организации.
В разделе 3 приводим сумму заработка за 3 года, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование.
В разделе 4 указываем за каждый год отдельно количество дней нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, отпусков по уходу за ребенком.
И в заключение проставляем печать организации (если имеется) и подпись руководителя.
Где можно получить консультацию по справке 182н
Если возникли вопросы по оформлению справки 182н, можно обратиться за разъяснениями:
- В бухгалтерию своей организации.
- В горячую линию Фонда социального страхования.
- В службу поддержки ФНС.
- К юристам и бухгалтерам, специализирующимся в трудовом праве и кадровом делопроизводстве.
Квалифицированные специалисты помогут разобраться в нюансах оформления справки и избежать типичных ошибок.
Как избежать ошибок при заполнении справки 182н
Чтобы правильно заполнить справку 182н и избежать распространенных ошибок, рекомендуется:
- Проверить актуальность формы бланка, взять последнюю версию.
- Детально изучить инструкцию по заполнению справки 182н.
- Указывать суммы заработка на основании данных бухгалтерского учета организации.
- Не вносить никаких исправлений после заполнения справки.
- При отсутствии печати прикладывать необходимые документы.
Также полезно ознакомиться с типичными ошибками при заполнении справки 182н и заранее их избежать.
Электронная справка о зарплате вместо 182н: перспективы и прогнозы
В будущем планируется полностью перейти на электронный документооборот в части предоставления сведений о заработной плате для назначения страховых выплат. Уже сейчас работодатели направляют данные о зарплате сотрудников в налоговые органы в электронном виде.
Следующий шаг – организовать прямой электронный обмен этими данными между работодателями, налоговыми органами и фондами. Это позволит отказаться от использования справки 182н на бумажном носителе.
Прогнозируется, что в течение ближайших 3-5 лет переход на электронный формат справки 182н и автоматизированный обмен данными о заработной плате для назначения страховых выплат позволит оптимизировать этот процесс.
Виды справок для расчета больничного листа
Помимо справки 182н, могут использоваться и другие формы справок для расчета больничного листа. Например, справка о неполном рабочем времени по форме 0504833.
Такая справка выдается работникам, которые трудятся неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. В ней указывается количество часов работы и дней отпуска. Эти данные также необходимы для корректного расчета больничного листа.
Особенности расчета больничного листа
При расчете больничного листа учитывается средний заработок сотрудника за предыдущие два года. Но есть некоторые особенности:
- Если стаж меньше 6 месяцев - расчет по данным фактической зарплаты.
- При стаже от 6 до 12 месяцев - расчет по среднему за последние 6 месяцев.
- Ограничение максимальной величины зарплаты для расчета пособий.
Также на сумму больничного влияют страховой стаж, причина нетрудоспособности, длительность заболевания.
Порядок начисления больничного листа
Чтобы правильно начислить больничный лист, работодатель должен:
- Получить от сотрудника оформленный больничный лист.
- Рассчитать средний заработок для исчисления пособия.
- Определить размер пособия в соответствии с правилами.
- Произвести оплату больничного листа.
- Сдать отчетность в ФСС об оплате пособий.
Важно правильно оформить бухгалтерские документы по начислению и выплате пособия по больничному листу.
Электронный больничный лист
В настоящее время активно внедряется электронный больничный лист. Это позволит упростить процесс оформления и оплаты листков нетрудоспособности.
Преимущества электронного больничного:
- Не требуется доставка бумажных бланков.
- Сокращаются сроки обработки документов.
- Уменьшается вероятность ошибок и подделок.
- Возможность отслеживать статус оформления листка.
Ожидается, что использование электронных листков нетрудоспособности будет способствовать повышению качества их обработки и улучшению контроля за выплатой пособий.
