Товарная накладная - необходимый документ для любого бизнеса. Без правильно заполненной товарной накладной невозможно обеспечить учет товарно-материальных ценностей и расчеты с контрагентами. Давайте разберемся, как правильно заполнять этот важный документ.
Что такое товарная накладная и зачем она нужна
Товарная накладная - это первичный учетный документ, который оформляется при отгрузке товарно-материальных ценностей. Он подтверждает факт передачи товара от одной организации другой или от организации физическому лицу.
Основное предназначение товарной накладной:
- Для продавца - подтверждение факта отгрузки товара покупателю
- Для покупателя - подтверждение факта получения товара
- Для бухгалтерии - основание для списания товаров со склада у продавца и их оприходования у покупателя
Кроме того, товарная накладная имеет юридическое значение. Она служит доказательством совершения коммерческой сделки между сторонами. При возникновении споров товарная накладная может использоваться в суде.
Требования к реквизитам товарной накладной
Любая товарная накладная должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата составления
- Наименование организаций-участников сделки (продавец и покупатель)
- Сведения о товаре (наименование, количество, цена, сумма)
- Подписи ответственных лиц
При отсутствии хотя бы одного обязательного реквизита товарная накладная считается недействительной. Кроме того, в накладную можно включать дополнительные реквизиты, например, номер и дату договора.
Унифицированная форма ТОРГ-12
До 2013 года существовала унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12, утвержденная Госкомстатом. Она имела установленный набор разделов и реквизитов. Многие организации используют эту форму и сейчас, так как она удобна и понятна.
Преимущества формы ТОРГ-12:
- Содержит все необходимые реквизиты
- Имеет привычную для бухгалтеров структуру
- Позволяет вносить дополнительные реквизиты
Даже если в ТОРГ-12 обнаружена ошибка, ее можно легко исправить установленным способом, не портя документ.
Возможность использования собственной формы накладной
С 2013 года компания может разработать и утвердить собственную форму товарной накладной, внеся в нее все обязательные реквизиты. Это удобно, когда унифицированная форма ТОРГ-12 не устраивает по каким-то причинам.
Например, можно добавить дополнительные графы для учета специфических данных или изменить последовательность разделов. Главное помнить, что нельзя убирать обязательные реквизиты, иначе накладная будет недействительна.
Порядок заполнения товарной накладной
Рассмотрим последовательность заполнения товарной накладной:
- Заполняем шапку документа - название, номер, дату
- Указываем наименование и реквизиты продавца и покупателя
- Заполняем табличную часть с информацией о товаре
- Подсчитываем суммы по каждому товару и общую сумму
- Указываем ответственных лиц в необходимых графах
- Подписываем и заверяем печатью товарную накладную
Особое внимание стоит уделить табличной части - все данные должны быть указаны четко и без ошибок. Также важно правильно расставить подписи в нужных местах накладной.
Подписание товарной накладной
Со стороны продавца товарную накладную подписывают:
- Лицо, ответственное за отгрузку товара (например, кладовщик)
- Главный бухгалтер
- Руководитель организации
От покупателя подписи ставят:
- Представитель транспортной компании в графе "Груз принял"
- Материально-ответственное лицо покупателя в графе "Груз получил"
Если товар получают по доверенности, заполняют соответствующие графы с реквизитами доверенности.
Датирование товарной накладной
В товарной накладной проставляют три даты:
- Дата составления накладной
- Дата отгрузки товара
- Дата получения товара
Рекомендуется, чтобы все три даты совпадали - это упрощает работу бухгалтерии. Но на практике они могут и различаться. Главное предварительно согласовать даты в накладной с главным бухгалтером.
Применение печати в товарной накладной
С 2015 года использование печати в товарной накладной не является обязательным. Компании, отказавшиеся от применения печати, могут не ставить ее в накладной. Но если печать используется, ею заверяют подписи ответственных лиц обеих сторон.
Количество экземпляров накладной
Товарная накладная составляется в 2-х экземплярах:
- 1-й экземпляр - остается у продавца
- 2-й экземпляр - передается покупателю вместе с товаром
Каждая сторона хранит свой экземпляр накладной в бухгалтерии как первичный учетный документ.
Внесение исправлений в товарную накладную
Если в накладной обнаружена ошибка, исправления можно внести следующим образом:
- Аккуратно зачеркнуть неправильные данные
- Рядом написать верные данные
- Поставить подпись лица, внесшего исправления, с расшифровкой подписи
Такие исправления нужно внести в оба экземпляра накладной идентичным образом. Это позволит избежать разночтений у продавца и покупателя.
Электронная товарная накладная
Товарную накладную можно составить в электронном виде. Для этого нужно:
- Разработать электронную форму накладной
- Подписать ее электронной подписью обеих сторон
- Отправить накладную контрагенту по защищенному каналу связи
Электронный документооборот ускоряет обмен первичными документами между контрагентами. Но нужно позаботиться о защите от несанкционированного доступа.
Товарные накладные могут передаваться в электронном виде и контролирующим органам. Для этого используют специальные форматы электронных документов.
Срок хранения товарной накладной
Срок хранения товарной накладной составляет:
- У продавца - не менее 5 лет
- У покупателя - не менее 3 лет
По истечении сроков хранения накладные можно уничтожить по акту.
Как видите, товарная накладная - достаточно простой, но очень важный документ. Главное при ее заполнении - соблюсти все требования и правила, чтобы избежать ошибок. А в случае возникновения вопросов можно обратиться к экспертам для разъяснения всех нюансов.
Особенности возвратной товарной накладной
В случае возврата товара покупателем продавцу составляется возвратная товарная накладная. По сути, это тот же документ ТОРГ-12, только в нем меняются местами продавец и покупатель.
При заполнении возвратной накладной указывают те же реквизиты и данные по товару, что и в первоначальной накладной на отгрузку этого товара. Разница лишь в том, что теперь товар возвращается обратно продавцу.
Работа с товарной накладной в 1С
Многие компании используют для учета программу 1С. В ней можно легко заполнить товарную накладную, распечатать и передать контрагенту. При этом 1С автоматически отразит движение товаров на складах организаций.
Чтобы не допустить ошибку при заполнении накладной в 1С, нужно хорошо знать порядок ее оформления. А все нестандартные ситуации лучше согласовывать с бухгалтером.
Товарная накладная образец заполнения при экспортно-импортных операциях
При экспорте и импорте товаров используют специальные формы международных товарных накладных. Например, накладная CMR применяется для международных автомобильных перевозок грузов.
Международные товарные накладные заполняются на нескольких языках, содержат дополнительные требования по оформлению. Поэтому важно точно следовать образцу заполнения, чтобы избежать ошибок при таможенном оформлении.
Акт о выявленных недостатках товара
Если при получении товара обнаружены какие-либо недостатки (бой, порча, недовложение), составляется акт о выявленных недостатках. В нем подробно описываются дефекты, а также указывается товарная накладная, к которой выписан акт.
Наличие такого акта дает возможность продавцу устранить недостатки или заменить некачественный товар. Иначе покупатель может отказаться принять товар и оплатить накладную.
Счет-фактура как дополнение к товарной накладной
Если товар продается с НДС, то наряду с товарной накладной выписывается счет-фактура. В ней указывается сумма НДС по поставке. Счет-фактура служит для применения налоговых вычетов у покупателя.
Товарная накладная и счет-фактура дополняют друг друга. В накладной фиксируется факт поставки, а в счете-фактуре – сумма НДС по ней. Эти два документа неразрывно связаны при расчетах по НДС.
Заключение
Приведенная выше информация поможет вам разобраться в тонкостях работы с товарной накладной. В статье подробно разбирается тема товарной накладной - важнейшего первичного документа, подтверждающего отгрузку товарно-материальных ценностей. Рассматриваются требования к реквизитам и заполнению ТОРГ-12, возможность использования собственных форм накладных. Приводится пошаговая инструкция по заполнению товарной накладной с примерами. Объясняются особенности электронного документооборота. Даются практические советы во избежание ошибок при работе с товарными накладными.
