В наше время компании сталкиваются со многими проблемами в сфере товарного учета. Недостача - одна из наиболее серьезных. Эта проблема может привести к значительным убыткам и негативно сказаться на финансовом положении компании. Однако не стоит воспринимать недостачу как фатальную норму жизни. Если правильно организовать учет и контроль, можно снизить риск возникновения недостачи и существенно сэкономить.
1. Причины и последствия недостачи
Недостача – это разница между данными бухгалтерии и фактическим наличием денежных средств или товарно-материальных ценностей. Иначе говоря, это когда на бумажке активы есть, а в реальности их нет. Недостача может возникнуть по разным причинам:
- Хищение ценностей недобросовестными сотрудниками или третьими лицами
- Порча товаров и материалов из-за несоблюдения условий хранения
- Ошибки в бухгалтерском учете
- Форс-мажорные обстоятельства (аварии, стихийные бедствия)
Недостача — это фактическое отсутствие денежных и материальных средств, выявленное в ходе контрольных процедур, ревизии, инвентаризации.
Любая недостача влечет за собой негативные последствия для компании.
Финансовые потери
Главное последствие недостачи - прямые финансовые потери на сумму выявленного дефицита. Например, при недостаче товаров на 1 млн рублей у компании возникают убытки в этом же размере.
| Сумма недостачи | 1 000 000 руб. |
| Себестоимость недостающих товаров | 600 000 руб. (по данным учета) |
| Убытки от недостачи | 1 000 000 руб. |
"Недостача наносит прямой финансовый ущерб компании, так как приводит к потере активов" (Иванов И.И., финансовый аналитик)
Ухудшение финансовых показателей
Кроме прямых убытков, недостача влияет на финансовые коэффициенты компании. Например, снижение валюты баланса из-за недостачи приводит к уменьшению коэффициента автономии:
Ка = СК / ВБ,
где Ка - коэффициент автономии; СК - собственный капитал; ВБ - валюта баланса.
Таким образом, чем выше недостача, тем ниже финансовая устойчивость компании.
Репутационные риски
Недостача товаров может привести к срыву обязательств перед клиентами и партнерами. Это негативно сказывается на деловой репутации компании.
Мы давно работаем с этой фирмой, но в последний раз они подвели - не смогли вовремя отгрузить товар из-за каких-то проблем с недостачей. Больше мы сотрудничать с ними не будем.
Я уже не первый раз сталкиваюсь с задержками поставок и отгрузок от этой компании. Думаю, у них большие проблемы с учетом и контролем товарных запасов.
Таким образом, недостача наносит серьезный репутационный ущерб, отпугивает клиентов и партнеров.
2. Выявление недостачи
Основной способ выявить недостачу - провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей и денежных средств.
Все организации обязаны периодически проводить инвентаризацию активов и обязательств (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Для проведения инвентаризации необходимо:
- Создать комиссию, в функции которой входит:
- Подготовка к инвентаризации Непосредственный подсчет активов Составление сличительных ведомостей по результатам
- Провести инвентаризацию и оформить результаты документально:
- Составить акт инвентаризации Заполнить сличительные ведомости Оформить ведомость расхождений по результатам инвентаризации
- Отразить результаты инвентаризации в учете:
- Списать выявленную недостачу Отразить излишки по результатам инвентаризации Внести другие исправления в учет
Примеры бухгалтерских проводок по отражению недостачи в учете:
Дт 94 Кт 50 - Выявлена недостача денежных средств Дт 94 Кт 10 - Списана недостача материалов Таким образом, инвентаризация - важнейший инструмент для выявления фактического наличия и движения TMC.
3. Меры по снижению и предотвращению недостачи
Чтобы минимизировать риски возникновения недостачи, компаниям следует предпринять ряд мер.
Улучшение организации учета
Необходимо внедрить современные стандарты учета TMC:
- Организовать складской учет поштучно или партиями
- Лимитировать доступ к ценностям
- Регулярно проводить инвентаризацию
Это позволит своевременно выявлять отклонения.
Ужесточение контроля
Нужно усилить контроль за движением TMC:
- Расширить полномочия службы внутреннего контроля
- Внедрить систему видеонаблюдения на складе
- Регулярно проверять соблюдение правил оформления и хранения документов
Это позволит оперативно выявлять нарушения.
Повышение дисциплины персонала
Необходимо проводить регулярные инструктажи сотрудников по правилам учета, хранения и движения TMC. Это поможет повысить ответственность персонала и снизить риски ошибок и злоупотреблений (Петрова О.О., ведущий HR-менеджер).
Совершенствование складской логистики
Нужно оптимизировать складские процессы:
- Внедрить удобную систему размещения TMC
- Минимизировать время простоя грузов в зоне комплектации
- Организовать эффективное зонирование склада
Это упростит учет и контроль перемещения TMC.
Страхование имущества
| Страховая компания | Страхование от недостачи и хищений |
| Росгосстрах | Да |
| Согаз | Нет |
| АльфаСтрахование | Да |
Страхование поможет компенсировать убытки от недостачи и сохранить финансовую устойчивость.
Автоматизация учета
Эффективным решением является внедрение автоматизированных систем, таких как "1С". Это позволяет минимизировать ошибки и оптимизировать контроль.
Таким образом, применение комплекса мер позволит существенно снизить риск возникновения недостач в компании.
Подводя итог, отметим, что недостача наносит ощутимый финансовый и репутационный ущерб организации. Однако при правильной организации учета и контроля это явление можно предотвратить или минимизировать. Главное - комплексный и системный подход, включающий улучшение учета, оптимизацию процессов, страхование, повышение дисциплины персонала и автоматизацию.
