Штатное расписание - важный документ для любой организации. От правильного оформления этого документа зависит расчет заработной платы сотрудников. В статье мы подробно разберем, как заполнить штатное расписание для ИП и ООО, используя актуальные образцы и примеры. Узнаете все нюансы и получите практические советы по оформлению.
Обязан ли работодатель вести штатное расписание
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, одним из обязательных условий трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием. Это означает, что без штатного расписания работодатель не сможет правильно оформить трудовой договор с сотрудником.
Роструд в своих разъяснениях неоднократно подчеркивал, что вести штатное расписание обязаны все работодатели , вне зависимости от организационно-правовой формы и сферы деятельности. Даже если на предприятии заключаются типовые трудовые договоры, штатное расписание остается обязательным документом.
За отсутствие штатного расписания при проверке работодателю грозят серьезные санкции:
- штраф по статье 5.27 КоАП до 50 000 рублей;
- штраф по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Таким образом, вести штатное расписание обязан каждый работодатель, отказаться от этого важного кадрового документа невозможно.
Какая информация должна содержаться в штатном расписании
Штатное расписание отражает организационную структуру компании, поэтому в нем указываются все структурные подразделения (отделы, управления, цеха, филиалы) с их кодами. Далее по каждому подразделению перечисляются должности сотрудников, их количество в штатных единицах и размеры окладов.
При заполнении штатного расписания важно правильно наименовать должности. Можно ориентироваться на следующие документы:
- Общероссийский классификатор занятий;
- Квалификационные справочники должностей;
- Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий;
- Профессиональные стандарты.
Рассмотрим пример заполнения штатного расписания для небольшой компании, состоящей из дирекции, бухгалтерии и 2 отделов продаж:
| Дирекция | Директор | 1 | 60 000 |
| Бухгалтерия | Главный бухгалтер | 1 | 50 000 |
| Отдел продаж No 1 | Менеджер по продажам | 2 | 35 000 |
| Отдел продаж No 2 | Менеджер по продажам | 3 | 35 000 |
Таким образом, штатное расписание отражает структуру организации, должности и оклады сотрудников.
Когда составлять и утверждать штатное расписание
Конкретных сроков для составления штатного расписания законодательством не установлено. Рекомендуется оформить этот документ до заключения первых трудовых договоров, чтобы сразу правильно прописать в них должности работников.
Однако ничто не запрещает утвердить штатное расписание и более ранней датой. Главное, чтобы к моменту приема сотрудников на работу соответствующие должности уже были внесены в штатку.
Штатное расписание утверждается приказом руководителя, в котором указываются реквизиты документа, общая численность работников и фонд оплаты труда. Например:
Приказ No 45 от 12.01.2023 г.
Утвердить штатное расписание ООО "Пример" на 2023 г. в количестве 7 штатных единиц с месячным фондом оплаты труда в сумме 245 000 руб.
Изменения в штатное расписаниеもожно вносить по мере необходимости - при создании новых подразделений, введении новых должностей, изменении окладов.
Форма и порядок заполнения штатного расписания
Для заполнения штатного расписания можно использовать унифицированную форму Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата, или разработать собственный бланк с учетом всех необходимых реквизитов. Рассмотрим порядок заполнения формы Т-3.
В шапке документа указываются полное наименование организации, дата составления штатного расписания, период его действия, номер и дата приказа об утверждении, общее количество штатных единиц.
Далее в таблице по каждому структурному подразделению перечисляют должности, количество штатных единиц, размеры окладов, а также доплат и надбавок при их наличии.
Вот пример заполнения формы Т-3:
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Дирекция | 01 | Директор | 1 | 60 000 | |||||
| Бухгалтерия | 02 | Главный бухгалтер | 1 | 50 000 |
Штатное расписание подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Теперь давайте разберем некоторые особенности его заполнения.
Кто имеет доступ к штатному расписанию организации
Утвержденное штатное расписание хранится в организации и должно предоставляться по запросу контролирующих органов – налоговой инспекции, фондов, прокуратуры и других.
Что касается рядовых сотрудников, то по мнению Роструда, работодатель не обязан знакомить их со штатным расписанием. Исключение составляют случаи, когда в трудовом договоре не указан размер оклада работника, а дана отсылка к штатному расписанию.
Однако на практике рекомендуется предоставлять сотрудникам выписку из штатного расписания с указанием занимаемой ими должности и оклада. Это позволит избежать конфликтных ситуаций.
Как избежать типичных ошибок при заполнении штатного расписания
Чтобы штатное расписание соответствовало требованиям и не вызывало вопросов проверяющих, рекомендуется избегать некоторых типичных ошибок:
- Не указывать персональные данные конкретных сотрудников, занимающих должности.
- Следить за правильным количеством штатных единиц, чтобы оно соответствовало фактической численности.
- Не допускать необоснованной дифференциации окладов по одноименным должностям.
- Своевременно вносить изменения при реорганизации структуры компании.
Тщательная проверка штатного расписания позволит избежать ошибок и несоответствий, которые могут повлечь штрафы.
Штатное расписание для совместителей и удаленных сотрудников
Рассмотрим некоторые особенности составления штатного расписания для совместителей и удаленных работников.
При приеме совместителя в штатное расписание добавляется соответствующая должность, но указывается неполная штатная единица (например, 0,5 ставки). Это важно для корректного расчета зарплаты такого работника.
Если сотрудники работают удаленно, то стоит обозначить их должности с пометкой «вне офиса» или аналогичной. Это поможет избежать вопросов контролирующих органов.
Вот пример штатного расписания с учетом особенностей для совместителей и удаленщиков:
| Бухгалтерия | Главный бухгалтер | 1 | 60 000 |
| Бухгалтерия | Бухгалтер-совместитель | 0,5 | 30 000 |
| Отдел продаж | Менеджер по продажам (вне офиса) | 1 | 35 000 |
Актуальные изменения в порядке заполнения штатного расписания
За последние годы существенных изменений в требованиях к заполнению штатного расписания не произошло. Форма Т-3 и порядок ее заполнения, утвержденные еще в 2004 году, по-прежнему актуальны.
Однако в 2020 году появились разъяснения Минтруда о том, как правильно учитывать в штатном расписании надомников и дистанционных работников. Рекомендуется указывать для таких сотрудников место работы "на дому", "удаленно" и т.п.
В целом же требования к штатному расписанию достаточно стабильны. В 2023 году ожидаются разве что уточнения по отдельным нюансам заполнения.
Полезные советы по заполнению штатного расписания
Для удобства использования и избежания ошибок при заполнении штатного расписания рекомендуется придерживаться нескольких простых советов.
- Структурировать должности по подразделениям, от простого к сложному.
- Указывать оклады в соответствии с квалификацией, чтобы исключить дискриминацию.
- Проверять актуальность информации при каждом внесении изменений.
- Делать копии утвержденного штатного расписания.
Такой подход позволит свести к минимуму риск ошибок при заполнении этого важного документа.
Особенности штатного расписания для бюджетных организаций
Для бюджетных учреждений предусмотрены некоторые особенности при составлении штатного расписания. Рассмотрим их на примере школы.
Во-первых, должности работников должны соответствовать номенклатуре, утвержденной Правительством.
Во-вторых, количество штатных единиц устанавливается учредителем в зависимости от числа классов, учеников и других факторов.
В-третьих, размеры окладов определяются на основе единой тарифной сетки по оплате труда.
образцы заполнения штатного расписания для школ позволяют учесть эти особенности.
Типичные ошибки в штатных расписаниях образовательных учреждений
Рассмотрим типичные ошибки, которые встречаются при заполнении штатных расписаний школ:
- Несоответствие должностей работников утвержденной номенклатуре.
- Завышение количества штатных единиц.
- Некорректное установление размеров окладов.
- Отсутствие согласования с учредителем.
Чтобы их избежать, штатное расписание школы образец заполнения должен соответствовать всем нормативным требованиям.
Контроль правильности заполнения штатного расписания
Чтобы минимизировать ошибки при заполнении штатного расписания, рекомендуется периодически проверять правильность его оформления. Можно использовать следующий контрольный список:
- Соответствие структуры организации.
- Корректность наименования должностей.
- Правильность количества штатных единиц.
- Обоснованность размеров окладов.
- Актуальность и полнота информации.
Такая периодическая проверка поможет своевременно исправить ошибки и неточности, избежав при этом претензий контролирующих органов.
