Бланки являются неотъемлемой частью документооборота в любой организации. Давайте разберемся, что представляет собой бланк, для чего он нужен и как правильно его использовать. Эта информация будет полезна специалистам по документообороту, руководителям и всем, кто сталкивается с заполнением бланков в рабочем процессе.
Определение бланка документа
Бланк это форма документа, содержащая постоянную и переменную информацию. Постоянная информация включает реквизиты организации, наименование вида документа. Переменная информация заполняется при создании каждого конкретного документа.
Что такое бланк - это заранее отпечатанный лист бумаги с указанием реквизитов организации и местами для заполнения переменной информации. Бланки позволяют упростить и ускорить процесс подготовки типовых документов.
Существуют следующие виды бланков:
- Унифицированные - для оформления определенных видов документов.
- Фирменные - содержат символику и реквизиты конкретной организации.
- Специализированные - предназначены для оформления специфических документов.
Форматы бланков стандартизированы ГОСТом и имеют размеры A3, A4, A5. Наиболее распространен формат А4.
Внешний вид бланка включает в себя такие элементы, как герб, логотип, реквизиты организации, линии и поля для записей. Оформление бланков регламентируется стандартами.
Обязательные реквизиты в бланке:
- Наименование организации
- Местонахождение организации
- ОГРН и ИНН организации
Примеры разных бланков:
Бланк заявления
Содержит строки с указанием адресата, темы заявления и место для текста.
Бланк акта. Включает заголовок "Акт", строки о дате и месте составления, участниках, поле для описания сути акта.
Бланк накладной
Имеет заголовок "Накладная No_____", графы о получателе и отправителе груза, виде и количестве груза.
Таким образом, бланк документа это типовая форма с обязательными и изменяемыми реквизитами для оперативного создания документов.
Значение бланков в документообороте
Значение слова бланк раскрывается в его роли для документооборота:
- Упрощает и ускоряет оформление документов.
- Обеспечивает унификацию документов организации.
- Повышает достоверность информации в документах.
- Позволяет автоматизировать обработку документов.
Примеры использования бланков:
- В бухгалтерии - для оформления первичных документов.
- В медицине - для ведения историй болезни, листов назначений.
- В образовании - оформление ведомостей, зачетных книжек.
Таким образом, бланки играют важную роль в документообороте различных организаций, обеспечивая быстроту и точность оформления документов.
Порядок разработки бланков
Разработка бланков ведется в соответствии с требованиями ГОСТ к реквизитам и оформлению документов.
Требования к содержанию бланков:
- Наименование организации
- Наименование вида документа
- Реквизиты организации
- Место заполнения
Требования к оформлению:
- Стандартные форматы - А3, А4, А5
- Шрифт Times New Roman или Arial
- Размер шрифта 12-14 пунктов
- Поля по периметеру не менее 20 мм
Выбор формата, шрифтов, цветового решения бланка осуществляется с учетом вида документа, объема информации, технологии изготовления.
Согласование и утверждение форм бланков проводится внутри организации приказом руководителя.
Изготовление бланков может производиться типографским способом или с использованием оргтехники.
Присвоение регистрационных номеров нужно для учета и контроля использования бланков.
Хранение бланков строгой отчетности осуществляется в сейфе, ответственность несет определенное лицо.
Таким образом, разработка бланка - многоэтапный процесс, требующий учета нормативных требований и особенностей документооборота организации.
Правила заполнения бланков
Заполнение бланка документа должно вестись в соответствии с инструкцией по его оформлению. Существуют общие правила:
- Использовать синие или черные чернила.
- Записи делать разборчиво, без сокращений.
- Заполнять строки последовательно, без пропусков.
- Не выходить за границы отведенных полей.
- Вносить исправления аккуратно, с заверением подписью.
При заполнении электронных форм бланков также нельзя пропускать обязательные поля, нужно корректно вводить данные.
Типичные ошибки при заполнении бланков:
- Нечитаемый почерк.
- Исправления без заверения подписью.
- Неполное заполнение обязательных реквизитов и граф.
- Неверный формат данных в электронной форме.
Таким образом, корректное заполнение бланков требует внимания и аккуратности.
Хранение и уничтожение использованных бланков
Использованные бланки хранятся в течение установленных сроков.
Сроки хранения зависят от вида документа:
- Финансовые документы - не менее 5 лет.
- Кадровые документы - не менее 75 лет.
- Хозяйственные документы - до 10 лет.
Подготовка бланков к хранению:
- Систематизация по видам и хронологии.
- Оформление описей дел.
- Подшивка или иная фиксация в папках.
Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов.
Уничтожение по истечении сроков хранения производится по акту.
Ответственность за нарушения при работе с бланками
Ответственность наступает за:
- Утрату бланков строгой отчетности.
- Несанкционированное тиражирование бланков.
- Фальсификацию бланков.
Меры ответственности:
- Дисциплинарные взыскания.
- Административные штрафы.
- Уголовное наказание.
Для предотвращения нарушений необходим контроль использования бланков.
Рекомендации по работе с бланками
- Использовать бланки строго по назначению.
- Хранить бланки в местах ограниченного доступа.
- Вести учет бланков с присвоением номеров.
- Соблюдать правила оформления и хранения.
Следование рекомендациям позволит оптимизировать работу с бланками в организации.
