Электронная цифровая подпись становится необходимым атрибутом современного бизнеса. Без нее индивидуальный предприниматель не сможет в полной мере взаимодействовать с государственными органами, контрагентами, клиентами. Как ИП получить электронную подпись быстро и без ошибок? Об этом - в нашем материале.
Виды электронных подписей для бизнеса
Существует три основных вида электронной подписи, которые могут использоваться в бизнесе: простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная. Давайте разберемся в их отличиях, сферах применения, достоинствах и недостатках.
Простая ЭП
Простая электронная подпись представляет собой просто пароль или код для входа в личный кабинет на различных сайтах и порталах. Она позволяет идентифицировать пользователя, но не может удостоверить факт подписания им каких-либо документов.
Простая ЭП используется для:
- Регистрации в личных кабинетах сайтов и сервисов
- Получения простых электронных услуг
- Участия в опросах, тестировании, анкетировании
Плюсы простой ЭП - это простота получения и использования. Минус - отсутствие юридической значимости.
Усиленная неквалифицированная ЭП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись выдается специальными удостоверяющими центрами. Она позволяет подтвердить факт подписания документа конкретным лицом. Но не гарантирует отсутствие изменений в документе после подписания.
Усиленная неквалифицированная ЭП применяется:
- Во внутреннем документообороте компании
- При взаимодействии между контрагентами по их соглашению
- Для отдельных госуслуг в электронном виде
Плюсы - подтверждение факта подписания. Минус - отсутствие полноценной защиты от изменения документа.
Квалифицированная ЭП
Квалифицированная электронная подпись обладает высшей юридической значимостью. Она выдается аккредитованными удостоверяющими центрами после личной идентификации.
Квалифицированная ЭП позволяет:
- Подтвердить факт и время подписания документа конкретным лицом
- Удостовериться, что документ не был изменен после подписания
- Придать документу полную юридическую силу
То есть квалифицированная ЭП является полным электронным аналогом собственноручной подписи. Этот вид ЭП незаменим для юридически значимого документооборота.
Порядок получения квалифицированной ЭП
Квалифицированная электронная подпись выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами и уполномоченными органами. Для индивидуального предпринимателя есть два пути получения КЭП.
Получение КЭП в аккредитованном УЦ
В аккредитованном удостоверяющем центре КЭП можно получить после личного визита и подачи заявления со следующими документами:
- Паспорт гражданина РФ
- СНИЛС
- Документ, подтверждающий факт регистрации ИП
Срок изготовления КЭП в удостоверяющем центре составляет 1 рабочий день.
Стоимость квалифицированной ЭП для ИП в коммерческом УЦ составляет от 1000 до 3000 рублей.
Также потребуется приобрести специальное устройство для хранения ключа КЭП (токен) за 1-1,5 тысячи рублей.
Получение КЭП в УЦ ФНС
С июля 2021 года квалифицированную ЭП можно получить бесплатно в удостоверяющих центрах ФНС. Для этого ИП необходимо:
- Подать онлайн-заявку на сайте ФНС
- Посетить отделение ФНС с паспортом, СНИЛС и выпиской из ЕГРИП
- Приобрести токен (ключ носитель)
- Установить специальное ПО для работы с ЭП
Срок действия КЭП, полученной в ФНС, составляет 15 месяцев.
Таким образом, для индивидуального предпринимателя есть возможность бесплатно получить квалифицированную ЭП для взаимодействия с госорганами и сдачи отчетности.
Пользование и обслуживание квалифицированной ЭП
После получения квалифицированной электронной подписи необходимо обеспечить ее надлежащее использование и соблюдение мер безопасности. Рассмотрим основные аспекты.
Установка программного обеспечения
Для работы ЭП на компьютере должно быть установлено специальное программное обеспечение. Например, КриптоПро CSP. Его можно скачать на официальном сайте разработчика.
Срок действия и продление ЭП
Срок действия квалифицированной ЭП составляет 15 месяцев. Затем его необходимо продлевать в установленном порядке. С 2022 года процедура продления КЭП станет бесплатной.
Восстановление КЭП
При потере или компрометации ключа КЭП его можно восстановить при повторном личном посещении удостоверяющего центра.
Также возможен отзыв или аннулирование недействительной ЭП с последующим получением новой.
Проверка действительности ЭП
Проверить действительность квалифицированной ЭП можно на портале госуслуг. Там отображается статус сертификата, срок действия, данные УЦ.
Таким образом, при работе с КЭП важно соблюдать ряд правил безопасности и своевременно проходить все процедуры продления и обновления.
Использование квалифицированной ЭП в деятельности ИП
Квалифицированная электронная подпись открывает для индивидуального предпринимателя широкие возможности. Рассмотрим основные сферы применения.
Взаимодействие с госорганами
С помощью квалифицированной ЭП индивидуальный предприниматель может:
- Подавать налоговую и бухгалтерскую отчетность в электронном виде
- Получать выписки, справки, лицензии и разрешения из госорганов
- Отслеживать статус обращений в ФНС, ПФР, ФСС и другие ведомства
- Подписывать документы для предоставления госуслуг
Участие в госзакупках
Квалифицированная ЭП необходима для участия в государственных и муниципальных закупках на специализированных электронных торговых площадках. С помощью ЭП ИП может подавать заявки и предложения, заключать контракты.
Взаимодействие с банком
Имея квалифицированную ЭП, индивидуальный предприниматель может дистанционно:
- Открывать расчетные счета
- Подавать заявки на кредиты и вклады
- Подписывать договоры с банком
- Передавать бухгалтерскую и финансовую отчетность
Это экономит время и избавляет от личных визитов в банк.
Юридически значимый документооборот
Квалифицированная ЭП позволяет ИП в электронном виде совершать юридически значимые действия:
- Подписывать договоры
- Обмениваться первичными документами с контрагентами
- Подавать исковые заявления в суд
- Участвовать в корпоративной переписке
Электронные документы с КЭП имеют полную юридическую силу.
Таким образом, квалифицированная электронная подпись кардинально упрощает взаимодействие индивидуального предпринимателя с контрагентами, госорганами, банками и другими участниками бизнеса. ЭЦП экономит время ИП и повышает эффективность бизнес-процессов.
Электронная подпись сотрудников ИП
Для ведения полноценного юридически значимого документооборота индивидуальному предпринимателю не обойтись без оформления электронных подписей сотрудникам.
Получение КЭП бухгалтером
Бухгалтеру ИП необходимо получить квалифицированную электронную подпись для подачи отчетности и взаимодействия с контролирующими органами от имени организации. ЭЦП бухгалтер может получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Электронные подписи других сотрудников
Сотрудники, не являющиеся руководителем организации, могут получить усиленную неквалифицированную электронную подпись со встроенной электронной доверенностью на право подписи документов от имени организации.
Организация электронного документооборота
Для организации полноценного электронного юридически значимого документооборота внутри компании потребуется разработать регламентирующие документы, четко распределить полномочия между сотрудниками, выбрать программное обеспечение для управления документооборотом.
Безопасность при работе с электронной подписью
При использовании электронной подписи важно обеспечить конфиденциальность ключа и соблюдать другие требования информационной безопасности. Рассмотрим основные аспекты.
Требования к хранению ключа подписи
Ключ электронной подписи должен храниться на специальном защищенном носителе, например токене. Доступ к ключу должен быть только у владельца подписи. Необходимо использовать надежные пароли.
Недопущение несанкционированного использования ЭП
Чтобы избежать использования электронной подписи злоумышленниками, нужно не допускать утечки ключа, использовать средства антивирусной защиты, шифровать каналы связи при передаче документов.
Действия при компрометации ключа ЭП
Если произошла утечка или подозрение на утечку ключа электронной подписи, необходимо незамедлительно сообщить об этом в удостоверяющий центр для блокировки скомпрометированной ЭП. Затем следует получить новый ключ электронной подписи.
Ответственность за нарушения при использовании электронной подписи
За нарушение порядка использования электронной подписи предусмотрена административная и уголовная ответственность. Рассмотрим основные виды нарушений и санкции.
Административная ответственность
Нарушение порядка выдачи сертификата ключа ЭП влечет наложение административного штрафа на должностных лиц. Наказывается и использование заведомо поддельной ЭП.
Уголовная ответственность
Уголовным кодексом РФ предусмотрена ответственность за неправомерный доступ к информации, за создание вредоносных программ, кражу или блокирование ключа ЭП. Наказание - штрафы, исправительные работы или лишение свободы.
Страхование рисков, связанных с использованием электронной подписи
Для снижения рисков, связанных с электронным документооборотом, рекомендуется страховать ответственность за возможный ущерб от неправомерного использования электронной подписи. Также можно застраховать риски хищения или блокировки ключа ЭП.
