Голосовая почта уже давно стала неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Однако не все знают, как правильно ей пользоваться, чтобы извлечь максимум пользы. В этой статье мы подробно разберем, что такое голосовая почта, как она работает и как ею пользоваться, чтобы облегчить себе жизнь.
Что такое голосовая почта (Voicemail) и как она работает
Голосовая почта (voicemail) – это услуга телефонной связи, которая позволяет вызывающему абоненту оставить голосовое сообщение, если вызываемый абонент по каким-то причинам не может ответить на звонок. Это аналог автоответчика, но в масштабах всей телефонной сети.
Первые голосовые почтовые ящики появились в США в конце 1970-х годов. В СССР услуга голосовой почты была запущена только в начале 2000-х. Сейчас она доступна у всех операторов мобильной и стационарной связи.
В мобильных сетях голосовые сообщения записываются и хранятся на оборудовании оператора. При поступлении нового сообщения абонент получает SMS-уведомление. В стационарных сетях голосовая почта реализуется через специальные устройства, подключаемые к офисной АТС. Каждому сотруднику выделяется персональный почтовый ящик с индивидуальным номером доступа.
Алгоритм работы голосовой почты
- Звонок поступает абоненту
- Абонент по каким-то причинам не может сейчас ответить (например, уже разговаривает с кем-то)
- Через определенное время (таймаут) звонок переадресовывается на номер голосовой почты данного абонента
- Вызывающему абоненту проигрывается стандартное приветствие с предложением оставить сообщение
- Вызывающий записывает голосовое сообщение
- Сообщение сохраняется в персональном почтовом ящике вызываемого абонента
Таким образом обеспечивается возможность обмена голосовыми сообщениями даже при недоступности собеседника. Это существенно повышает оперативность связи в любой организации.
Основные компоненты системы голосовой почты
- Автоответчик для записи входящего вызова
- Система хранения голосовых сообщений
- Почтовые ящики абонентов
- Голосовое меню навигации
- Подсистема уведомлений о новых сообщениях
- Модуль интеграции с другими сервисами (например, email)
Большинство современных АТС уже имеют встроенную поддержку голосовой почты, что экономит средства компании на дополнительном оборудовании. Операторы мобильной связи также предоставляют эту услугу в рамках стандартного тарифа.
Оплата голосовой почты может взиматься либо за каждую запись сообщения, либо за каждый сеанс прослушивания. Некоторые операторы включили эту услугу в безлимитный тариф.
Как подключить голосовую почту на мобильном и стационарном телефоне
Чтобы начать пользоваться голосовой почтой, ее нужно сначала подключить и настроить. Рассмотрим основные шаги для мобильных и стационарных номеров.
Подключение на мобильном
В большинстве сотовых сетей голосовая почта включена по умолчанию для всех абонентов. Но на всякий случай стоит уточнить ее статус у своего оператора и при необходимости подать заявку на подключение.
После активации нужно будет задать пароль для доступа к голосовой почте, записать персональное приветствие и настроить параметры. Это можно сделать как через меню на самом телефоне, так и в личном кабинете на сайте оператора.
Подключение на стационарном телефоне
В офисной АТС процедура следующая:
- Подключить к АТС модуль или устройство голосовой почты
- Настроить переадресацию звонков сотрудников на номера их голосовых ящиков
- Выдать каждому пользователю инструкцию по настройке персональных параметров доступа
Также в АТС можно настроить автоматическую рассылку уведомлений о новых сообщениях на email сотрудников. Это позволит не пропустить важные голосовые письма. Когда голосовая почта настроена, можно приступать к работе с ней. Рассмотрим основные сценарии использования.
Прослушивание сообщений
Чтобы проверить новые сообщения в голосовом почтовом ящике, нужно позвонить на номер доступа к своей голосовой почте. На мобильном обычно это короткий номер вида *123#. На стационарном может быть отдельный внутренний номер или код доступа.
После соединения будет проиграно голосовое меню, в котором клавишами можно выбрать действия:
- Прослушать новые сообщения
- Прослушать старые сообщения
- Изменить параметры
- Записать персональное приветствие
- Ввести пароль (если он установлен)
По умолчанию воспроизводятся непрослушанные сообщения от самого старого к новому. Прослушанные сообщения хранятся ограниченное время, после чего автоматически удаляются.
Сохранение важных сообщений
Если в почтовом ящике есть сообщение, которое нужно оставить надолго, можно воспользоваться функцией архивирования. Во время прослушивания такого сообщения следует нажать клавишу, соответствующую команде "Сохранить". Тогда это сообщение не будет автоматически удалено по истечении срока хранения.
Удаление ненужных сообщений
Со временем в почтовом ящике накапливается много ненужных старых сообщений. Чтобы освободить место для новых, их можно удалять вручную. Во время прослушивания такого сообщения следует нажать клавишу, соответствующую команде "Удалить".
Также в настройках голосовой почты можно указать максимальный срок хранения обычных сообщений, по истечении которого старые записи будут автоматически очищаться.
Запись понятных сообщений
Чтобы абоненту было легче разобрать оставленное вами голосовое сообщение, придерживайтесь следующих рекомендаций:
- Говорите четко, не торопясь
- Избегайте лишних слов и повторов
- Начните с краткого представления
- Сразу переходите к сути сообщения
- Завершите фразой "Перезвоните мне"
Такое сообщение будет понятно даже при плохом качестве связи или записи. Абонент сможет быстро определить, от кого оно и какого характера.
