Больничный лист – неотъемлемая часть трудовых отношений. Рано или поздно бухгалтер сталкивается с вопросом: как правильно отразить больничный в форме 6-НДФЛ? В этой статье мы подробно разберем все тонкости и нюансы, чтобы вы точно знали, как действовать в любой ситуации.
Краткая история больничного в России
Впервые больничные листы появились в СССР в 20-х годах прошлого века. Сотрудники получили право на оплачиваемый отпуск по болезни. До этого рабочие могли рассчитывать лишь на поддержку профсоюзов и страховых касс.
С тех пор порядок оформления и оплаты больничного претерпел множество изменений. Самые значимые произошли в последние годы.
Электронные больничные с 2022 года
С 1 июля 2022 все больничные оформляются только в электронном виде. Бумажные листки нетрудоспособности ушли в прошлое. Теперь врачи выдают электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН).
Для работодателей это облегчает работу. Не нужно собирать и проверять бумажные больничные. Все данные автоматически поступают в ФСС. При необходимости работодатель может запросить ЭЛН в фонде.
Статистика по больничным в России
По данным ФСС в 2021 году было выдано 88 млн больничных на общую сумму 784 млрд рублей. В среднем 1 больничный длился 11 дней, а затраты работодателей составили 5,6 тыс. руб на один листок.
Чаще всего россияне болеют осенью и зимой. Летом количество заболеваний снижается.
Первые 3 дня оплачивает работодатель
Согласно законодательству, первые 3 дня больничного при общем сроке до 14 дней оплачивает работодатель.
Работник должен предоставить листок нетрудоспособности в первый день выхода на работу. Работодатель в течение 10 календарных дней должен оформить пособие по временной нетрудоспособности и выплатить его.
Далее оплачивает ФСС
Начиная с 4-го дня нетрудоспособности пособие выплачивает Фонд социального страхования. Работодателю нужно направить в ФСС данные о больничном в установленный срок.
Таким образом, работодатель выплачивает пособие только за первые 3 дня, остальное берет на себя ФСС.
Особенности открытых больничных
Если врач выдал открытый листок нетрудоспособности, который не закрыт к моменту выхода на работу, работодатель также выплачивает пособие за первые 3 дня.
Удаленные сотрудники
Если сотрудники работают удаленно, порядок выплаты больничных не меняется. Работодатель оплачивает первые 3 дня, далее ФСС.
НДФЛ с больничных в 2022-2023 годах
Больничные входят в перечень доходов, которые облагаются НДФЛ. Как правильно удержать и уплатить налог с больничных?
Ставка НДФЛ 13%
Пособия по больничным облагаются подоходным налогом по ставке 13%. Это стандартная ставка НДФЛ для физических лиц.
Сроки уплаты НДФЛ
НДФЛ с больничных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором производилась выплата. Например, если больничный выплачен 5 мая, НДФЛ перечисляется до 31 мая.
Ответственность за нарушения с НДФЛ
За неудержание или несвоевременную уплату НДФЛ с больничных работодателю грозит штраф 20% от суммы, подлежащей уплате.
НДФЛ с переходящих больничных
Если больничный переходит с декабря 2022 года на январь 2023 года, НДФЛ удерживается и перечисляется по общим правилам. Дата получения дохода не влияет.
Отражение больничных в 6-НДФЛ
Посмотрим, как конкретно отразить больничные листы в форме 6-НДФЛ в 2022 и 2023 годах.
- Порядок заполнения 6-НДФЛ за 2022 год
В 6-НДФЛ за 2022 год больничный отражается в том периоде, когда фактически была осуществлена выплата.
Например, если больничный выплачен в ноябре 2022 года, его нужно включить в 6-НДФЛ за 3 квартал.
Новые правила заполнения 6-НДФЛ с 2023 года
С 2023 года изменился порядок заполнения 6-НДФЛ. Теперь больничный включают в тот период, когда производилось удержание НДФЛ.
Допустим, НДФЛ удержан в январе 2023 года. Значит, больничный надо отразить в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года.
Пример заполнения 6-НДФЛ с больничными
Рассмотрим конкретный пример, как отразить в 6-НДФЛ больничный лист за ноябрь 2022 года при выплате пособия в декабре 2022 года.
В 6-НДФЛ за 4 квартал 2022 года эти данные включаются в раздел 2. В разделе 1 указывается только НДФЛ, перечисленный в декабре 2022 года.
Особенности переходящих больничных
"Переходящие" больничные, которые оплачиваются в разных отчетных периодах, отражаются в 6-НДФЛ отдельно за тот период, когда была произведена выплата.
Больничные в налоговом и бухгалтерском учете
Кроме 6-НДФЛ больничные влияют на другие аспекты налогового и бухгалтерского учета.
- Влияние на налог на прибыль организаций
Суммы больничных, оплаченных за счет работодателя, можно включить в расходы, уменьшающие налог на прибыль.
Если организация доплачивает к больничному до среднего заработка, такая доплата тоже учитывается в расходах, если есть соответствующие нормы в колдоговоре.
- Больничные и страховые взносы
С сумм больничных страховые взносы работодателем не начисляются и не уплачиваются.
- Отражение в бухучете
В бухгалтерском учете пособия по больничным отражаются по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию".
Начисленный НДФЛ отражается по дебету счета 69 и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".
Актуальные вопросы по больничным
Рассмотрим некоторые актуальные вопросы, которые возникают у бухгалтеров при работе с больничными в 2022-2023 годах.
- Больничные для ИП и самозанятых
Для индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан действует упрощенный порядок оформления больничных. Они могут открыть электронный лист нетрудоспособности через личный кабинет на сайте ФСС.
Пособие ИП и самозанятым выплачивает ФСС со 2-го дня нетрудоспособности.
- Особенности удаленных больничных
При удаленной работе сотрудники также оформляют электронный лист нетрудоспособности. Работодатель вправе проверить обоснованность выдачи такого больничного.
Оплата больничных для удаленщиков осуществляется по общим правилам.
- Типичные ошибки с больничными
Одна из распространенных ошибок - несоблюдение сроков предоставления сведений о больничных в ФСС. Это влечет штрафы.
Также нередки случаи неправильного расчета пособий, например, при неполном рабочем дне в организации.
Вопросы и ответы по больничным
Вопрос: Можно ли уволить сотрудника, если он слишком часто болеет?
Ответ: Да, если работник часто и длительно болеет, это может стать основанием для увольнения по инициативе работодателя. Но в каждом конкретном случае нужно оценивать обстоятельства.
Вопрос: Как быть, если сотрудник не предоставил больничный вовремя?
Ответ: В таком случае дни нетрудоспособности могут считаться прогулом. Но если есть уважительные причины, работодатель может принять больничный и оплатить его.
Полезные советы по работе с больничными
Дадим несколько полезных советов для бухгалтеров, которые помогут избежать ошибок при работе с больничными.
- Порядок приема больничных от сотрудников
Разработайте в организации четкий регламент приема и регистрации больничных листов от сотрудников. Это позволит избежать накладок и пропусков.
- Контроль правильности оформления
Проверяйте корректность заполнения данных в больничных листах, чтобы минимизировать риск отказа ФСС в выплате пособий.
- Систематизация данных по больничным
Сводите всю информацию о больничных сотрудников в одну таблицу или файл. Это упростит работу с данными.
- Избегайте типичных ошибок
Внимательно перепроверяйте расчеты пособий, соблюдайте сроки уплаты НДФЛ и отчетности в ФСС. Так вы исключите распространенные ошибки по больничным.
