Проблема определения авторства документов актуальна для многих организаций. Сотрудники часто забывают, кто является создателем того или иного документа. Это приводит к путанице и неоперативному взаимодействию внутри компании. Как можно решить эту проблему? Ответ - правильно оформлять реквизит "Отметка об исполнителе".
Значение реквизита "Отметка об исполнителе"
"Отметка об исполнителе" - это реквизит организационно-распорядительных документов, предназначенный для идентификации автора документа. Он позволяет быстро связаться с составителем для уточнения деталей или получения разъяснений.
Главное преимущество использования этого реквизита - оперативная коммуникация внутри организации. Если возникли вопросы по документу, можно сразу обратиться к указанному в отметке сотруднику. Это экономит время на поиски нужного исполнителя.
Особенно актуально применение "Отметки об исполнителе" при больших объемах документооборота и вовлечении многих сотрудников в процесс создания документов. Тогда реквизит помогает не "потерять" автора среди десятков имен.
Требования к оформлению "Отметки об исполнителе"
Требования к данному реквизиту регламентированы в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
"Отметка об исполнителе" включает два обязательных элемента:
- фамилия, имя и отчество исполнителя;
- номер его телефона.
Также возможны три дополнительных элемента:
- должность исполнителя;
- структурное подразделение;
- другие сведения, например дата или имя файла.
Правильное оформление реквизита может выглядеть так:
Иванов Иван Иванович, тел. 123-45-67
Или развернуто:
Ведущий специалист отдела документооборота
Иванов Иван Иванович, тел. 123-45-67
Правила размещения реквизита на документе
Согласно ГОСТ, "Отметка об исполнителе" размещается в левом нижнем углу последнего листа документа. Это правило обязательно для соблюдения, так как позволяет быстро находить реквизит.
На исходящих документах рекомендуется указывать контактные данные, по которым можно связаться извне организации - как минимум мобильный телефон.
На внутренних документах достаточно внутреннего номера телефона исполнителя.
Точное следование требованиям стандарта при оформлении реквизита повышает оперативность работы с документами в организации.
Ошибки при оформлении "Отметки об исполнителе"
К сожалению, на практике этот реквизит часто оформляется неправильно или не оформляется вовсе. Распространенные ошибки:
- пропуск реквизита, особенно на внутренних документах;
- размещение в другом, не положенном месте на листе;
- указание неактуальных контактных данных.
Такие ошибки мешают быстрому поиску авторов документов, что негативно сказывается на скорости решения рабочих вопросов.
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется ввести обязательный контроль оформления реквизита на этапе согласования и утверждения документов.
Также полезно регулярно напоминать сотрудникам о важности правильного заполнения "Отметки об исполнителе" и актуализации контактных данных в ней.
Значение реквизита для организации работы
Правильное оформление "Отметки об исполнителе" важно для оптимизации документооборота и внутренних коммуникаций в организации. Благодаря реквизиту сокращается время на поиск необходимых исполнителей документов для решения рабочих вопросов.
Кроме того, наличие реквизита повышает исполнительскую дисциплину сотрудников. Если авторство четко фиксируется в документе, специалисты более ответственно подходят к подготовке материалов, так как их работа не останется "анонимной".
Особенности применения в госсекторе и бизнесе
В государственных органах оформление "Отметки об исполнителе" является обязательным в силу регламентации в нормативных правовых актах. За несоблюдение требований предусмотрена дисциплинарная ответственность.
В коммерческих организациях к оформлению реквизита подходят более гибко, однако рекомендуется придерживаться правил ГОСТа для удобства работы с документами.
В целом, независимо от типа организации, использование "Отметки об исполнителе" рационально и повышает эффективность документооборота.
Варианты оформления реквизита
Помимо стандартного варианта в левом нижнем углу последней страницы, возможны и другие способы размещения "Отметки об исполнителе":
- в колонтитуле документа;
- в основном тексте при первом упоминании автора;
- в конце каждой страницы при многостраничном документе.
Такие варианты допустимы, если удобны для конкретной организации. Главное - чтобы информация об авторе присутствовала и была легко доступна.
Автоматизация оформления реквизита
Что включает в себя отметка об исполнителе может формироваться автоматически в системах электронного документооборота при создании документа. Реквизит заполняется на основе данных о пользователе в системе.
Это исключает ошибки при ручном заполнении и избавляет от необходимости каждый раз вводить одни и те же данные. Автоматизация позволяет сделать оформление реквизита максимально простым и удобным.
Контроль качества оформления реквизита
Для снижения количества ошибок при оформлении "Отметки об исполнителе" необходим регулярный контроль качества заполнения реквизита. Проверки могут осуществляться как автоматизировано, так и вручную.
При автоматическом контроле система электронного документооборота может выдавать предупреждения или блокировать отправку документа без корректно заполненного реквизита.
Ручные проверки целесообразно проводить выборочно или при приеме/передаче документов между подразделениями.
Обучение сотрудников правилам оформления
Для предупреждения типичных ошибок эффективно проведение регулярных обучающих мероприятий по стандартам оформления ОРД для сотрудников.
Полезными форматами могут быть как лекции, так и мастер-классы или вебинары с разбором практических кейсов по заполнению реквизитов.
Также рекомендуется распространение памяток по стандартному оформлению реквизитов, которые можно разместить в офисах сотрудников.
Мотивация соблюдения требований
Для повышения мотивации персонала по соблюдению правил оформления реквизитов можно использовать как материальные, так и нематериальные методы стимулирования.
Возможно установление премий за отсутствие замечаний по оформлению документов. Также полезно публичное признание заслуг и благодарности отличившимся сотрудникам.
Ответственность за нарушение требований
При систематических ошибках в оформлении реквизитов по отношению к нарушителям может применяться дисциплинарная ответственность - замечания, выговоры.
В отдельных случаях возможно лишение премий. Но лучше мотивировать сотрудников позитивно, а не угрозами наказаний.
