Премирование - важный инструмент мотивации персонала. Но для того, чтобы премия учитывалась в расходах, нужно правильно оформить документы. Рассмотрим, как написать служебную записку на премирование сотрудника.
Порядок премирования в организации
Выплата премий работникам регулируется локальными нормативными актами организации:
- Положение об оплате труда
- Положение о премировании
- Коллективный договор
В этих документах указываются:
- Периодичность премирования (ежемесячно, ежеквартально, по итогам года)
- Условия выплаты премий (достижение плана, КПЭ, стаж работы)
- Порядок распределения премиального фонда между сотрудниками
Для отдельных работников условия премирования могут быть прописаны в трудовом договоре.
Кто может написать служебную записку на премирование
Служебную записку на премирование сотрудника обычно пишет:
- Начальник того подразделения, где работает сотрудник
- Руководитель функционального направления
- Сотрудник отдела кадров
В исключительных случаях служебную записку может написать сам работник.
Как правильно написать служебную записку на премирование
Служебная записка на премирование должна содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации
- Наименование вида документа
- Дата составления
- Адресат - руководитель организации
- Подпись автора с расшифровкой
В содержании служебной записки указываются:
- ФИО, должность премируемого сотрудника
- Период, за который выплачивается премия
- Основание для премирования
- Предлагаемый размер премии
Пример формулировки основания:
за достижение показателей продаж свыше плана на 25% в 1 квартале 2022 года
Пример формулировки размера премии:
в размере 15% от оклада согласно п.5 Положения о премировании
Таким образом, служебная записка должна содержать обоснование выплаты премии конкретному работнику.
Какие основания для премирования можно указать в служебной записке
В качестве оснований для премирования в служебной записке можно указать:
- Выполнение плана по продажам, прибыли
- Достижение установленных КПЭ
- Внедрение рацпредложений
- Юбилей работника
- Профессиональный праздник
Если премия не связана напрямую с результатами, желательно подробно обосновать причины премирования в служебной записке.
Например, выделить особые заслуги сотрудника перед организацией или его вклад в общее дело.
Как указать размер премии в служебной записке
Размер премии в служебной записке можно обозначить несколькими способами:
- Сослаться на пункт локального нормативного акта
- Указать процент от выручки, прибыли
- Кратность оклада (например, 50% оклада)
- Фиксированная сумма
- Диапазон суммы по усмотрению руководителя
Лучше избегать размытых формулировок типа "значительный размер" и указывать конкретную сумму или порядок расчета.
Это позволит избежать вопросов при оформлении премии.
Куда передают служебную записку на рассмотрение
После написания служебная записка на премирование передается на рассмотрение:
- Руководителю организации
- В специальную комиссию по премированию (если она создана)
- Главному бухгалтеру
- Может оставаться в отделе кадров без передачи руководству
Служебка на премирование сотрудника образец передается тому, кто наделен полномочиями утверждать выплаты в организации.
Как руководитель утверждает служебную записку
Руководитель при получении служебной записки на премирование может:
- Подписать и поставить дату, если согласен с выплатой
- Сделать резолюцию об утверждении к выплате
- Указать сумму премии к выплате
- Вернуть служебку на доработку, если есть замечания
Таким образом, руководитель утверждает служебную записку на премирование сотрудника образец или корректирует ее.
Что происходит после утверждения служебной записки
Дальнейшие действия после получения утвержденной служебки на премирование:
- Издается приказ о премировании
- Служебка передается в бухгалтерию для начисления премии
- Делается запись о премии в трудовую книжку сотрудника
- Работник уведомляется о премии
- Премия выплачивается в установленный срок
Таким образом, утвержденная служебка запускает процесс премирования сотрудника.
Как хранить служебные записки о премировании
Служебки премирование сотрудника образец хранятся:
- В отделе кадров - в личном деле сотрудника
- В бухгалтерии - вместе с приказом о премировании
- В общем архиве организации
Срок хранения служебных записок составляет не менее 5 лет.
Также возможно электронное хранение сканов служебок.
Особенности написания служебной записки в бухгалтерии
При написании служебки премировании сотрудников бухгалтерии, используя образец 2017, следует учитывать:
- Наличие показателей премирования для бухгалтеров в положении об оплате труда
- Сроки сдачи отчетности
- Качество ведения учета
- Внедрение новых методов учета
Премирование бухгалтеров лучше приурочивать к сдаче квартальной или годовой отчетности.
Ошибки при составлении служебной записки о премировании
При написании служебки на премирование сотрудника нужно избегать типичных ошибок:
- Нечеткие формулировки оснований и размера премии
- Отсутствие ссылок на локальные нормативные акты
- Премирование за выполнение должностных обязанностей
- Завышенные суммы премий
- Премии без реальных заслуг сотрудника
Такие ошибки могут привести к отказу в утверждении премии или претензиям налоговых органов.
Налоги при премировании по служебной записке
При выплате премий по служебным запискам необходимо правильно рассчитать налоги:
- НДФЛ - 13% от суммы премии
- Страховые взносы - 30% на сумму премии, превышающую предельную базу
Если премия выплачивается за счет прибыли, эти суммы налогов можно учесть как расходы при расчете налога на прибыль.
Альтернативы служебным запискам на премирование
Вместо служебных записок возможны другие способы инициировать премирование:
- Письменный рапорт от руководителя подразделения
- Служебная e-mail переписка
- Устное представление кандидатур на премию
- Личное заявление сотрудника о премировании
Но служебная записка остается наиболее распространенной формой, позволяющей документально оформить основания для премии.
Автоматизация процесса премирования в компании
Для упрощения процесса премирования можно использовать специальные ИТ-решения:
- Модули в 1С, SAP, Oracle HCM
- Онлайн-сервисы для HR
- Мобильные приложения
Это позволяет сократить ручной труд по заполнению служебок и расчету премий.
Мотивационный эффект премирования по служебным запискам
Премии, оформленные служебными записками, мотивируют сотрудников эффективнее, если:
- Размер премии существенный
- Условия получения премии понятны сотрудникам
- Премии выплачиваются своевременно
- Отмечаются конкретные заслуги сотрудника
Тогда сотрудники будут стремиться к достижениям, чтобы получить премию.
Психологические аспекты премирования сотрудников
При премировании важно учитывать психологию:
- Обоснование премии должно быть понятно сотруднику
- Недопустимо фаворитизм при премировании
- Премия должна следовать сразу за достижением
- Нужно избегать зависти других сотрудников
Иначе вместо стимулирования премия может демотивировать коллектив.
Корпоративная культура и премирование
Премирование должно соответствовать корпоративной культуре:
- Быть понятным и прозрачным для всех
- Отражать ценности и традиции компании
- Поощрять желаемое поведение сотрудников
- Не нарушать сложившиеся нормы и правила
Тогда система премирования будет работать на укрепление корпоративной культуры.
HR-брендинг и премирование персонала
Грамотная система премирования помогает укреплению HR-бренда компании:
- Показывает заботу о сотрудниках
- Демонстрирует возможности профессионального и карьерного роста
- Формирует имидж компании как хорошего работодателя
- Повышает лояльность и вовлеченность персонала
Поэтому премирование - не только инструмент мотивации, но и элемент HR-брендинга.
