Организация работы с кадровыми документами оказывает особое влияние на качество функционирования управленческого аппарата, а также формирование и культуру труда служащих. Чем профессиональнее ведется работа, тем успешнее деятельность предприятия в целом.
Внутренний документооборот любого предприятия включает в себя различные мероприятия по подготовке, сопровождению, заполнению, копированию, передаче деловой информации. Как показывает практика, порядка семидесяти процентов всего времени служащие тратят именно на эти мероприятия. Следует сказать, что организация работы с документами приобретает все большее значение. Сегодня эта деятельность считается одним из основных факторов конкурентоспособности современного предприятия.
Организация работы с документами предполагает особый подход к получаемым и обрабатываемым деловым данным, координацию процессов формирования и изменения распространения информации. Грамотная организация работы с документами уменьшает время на поиск, увеличивает точность, своевременность данных, исключая избыточность.
С учетом многолетней практики было выработано три основных вида работы с документацией: смешанный, децентрализованный и централизованный.
Последняя форма предусматривает сосредоточение разнообразных имеющихся операций по структурированию в ведение единственного подразделения на предприятии. Таким подразделением может являться общий или кадровый отдел, канцелярия и прочее. Ведение документации может осуществлять и один человек, являющийся секретарем. В любом случае в обязанности подразделения или одного служащего будет входить осуществление полного цикла мероприятий по обработке документации с момента получения до передачи в архивный отдел. Эти мероприятия предполагают прием, обработку деловой информации, регистрацию, хранение, контроль над исполнением, отправку, справочно-информационные операции, систематизацию перед передачей в архив.
Централизованная организация работы с документами считается наиболее рациональной, а в связи с этим, и более предпочтительной. В особенности это актуально на небольших предприятиях. При использовании данного метода систематизации документации значительно снижаются затраты на мероприятия по обработке информации. Кроме того, существенно улучшается организация труда служащих. При такой форме организации документооборота наиболее эффективно работает оргтехника, достигается единство в методической и управленческой деятельности, связанной с обработкой документации.
Противоположной централизованной системе является децентрализованная схема. В этом случае для каждого подразделения формируется своя служба по работе с документацией. В этих подразделениях все операции осуществляются автономно. Децентрализованная система более характерна для тех учреждений и организаций, которые отличаются разобщенным в территориальном смысле аппаратом. Кроме того, данная система работы подходит и для тех предприятий, документирование в которых отличается некоторой спецификой (например, имеет место необходимость в обеспечении защиты информации).
Наиболее распространенной, между тем, формой является смешанная система. В этом случае определенная часть из всех операций (как правило, по приему и обработке отправляемых и принимаемых документов, хранение, тиражирование) осуществляется в центральном подразделении. В структурных отделах предприятия при этом осуществляется деятельность по печати (созданию), систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив.
Выбор той или другой схемы работы с документацией осуществляется в соответствии со структурой самого предприятия.
