Ведение документооборота в организациях и учреждениях подразумевает регулярную передачу различных документов между структурными подразделениями, должностными лицами и контрагентами. Для учета и контроля перемещения бумаг применяются реестры - специальные документы, содержащие перечни и описания передаваемых материалов.
Виды реестров для учета движения документации
Существует несколько разновидностей реестров, используемых в делопроизводстве:
- Реестр входящей корреспонденции - для регистрации поступающих писем, заявлений, жалоб и прочих документов;
- Реестр исходящей корреспонденции - учитывает отправляемые материалы и письма;
- Реестр внутреннего документооборота - для передачи бумаг внутри организации между сотрудниками и подразделениями;
- Реестр передачи дел в архив - оформляется при сдаче завершенных дел и документов на архивное хранение.
Кроме того, реестры могут составляться для передачи специализированных видов документации: бухгалтерской, кадровой, технической и так далее.
Основные реквизиты реестра документов
Любой реестр передаваемых бумаг должен содержать следующие обязательные атрибуты:
- Наименование организации, передающей документацию;
- Наименование организации-получателя;
- Номер реестра;
- Дата составления реестра;
- Перечень передаваемых документов с указанием вида, даты, номера и количества листов;
- Итоговое количество передаваемых документов;
- Подпись ответственного лица, сдавшего документы;
- Подпись лица, принявшего документы.
Дополнительно могут указываться номер экземпляра реестра, отметка об исполнителе и другие реквизиты.
Порядок заполнения и оформления
Процедура подготовки реестра документов включает следующие этапы:
- Составление списка передаваемых документов;
- Заполнение реквизитов в шапке реестра;
- Внесение в реестр перечня документов с указанием всех необходимых атрибутов;
- Подсчет общего количества бумаг;
- Указание итоговых суммарных данных в реестре;
- Проверка правильности заполнения реестра и соответствия передаваемым материалам;
- Подписание реестра ответственными лицами.
Реестр составляется как минимум в 2 экземплярах, один из которых остается у отправителя документов, другой - у получателя. При необходимости количество копий может быть увеличено.
Унифицированные формы реестров
В делопроизводстве используются следующие типовые формы реестров для разных целей:
- Форма No СП-16 - сопроводительный реестр для передачи документов между структурными подразделениями и должностными лицами;
- Форма No СП-17 - реестр для внутреннего документооборота между структурными подразделениями;
- Форма No СП-18 - применяется при передаче дел в архив организации;
- Форма No СП-32 - реестр входящей корреспонденции;
- Форма No СП-33 - реестр исходящей корреспонденции.
Также существуют отраслевые унифицированные формы реестров документов.
Электронный документооборот и передача бумаг
При использовании систем электронного документооборота перечни передаваемых материалов также оформляются в виде электронных документов:
- Реестры формируются в формате XML, XLSX и других структурированных форматах;
- Данные о движении документов автоматически заносятся в электронные журналы учета и регистрации;
- Электронная подпись используется вместо собственноручной.
Однако и в условиях цифрового документооборота составление реестров не теряет своей актуальности, поскольку позволяет систематизировать данные о движении электронных документов.
| Наименование документа | Дата | Номер | Кол-во листов |
| Договор поставки | 01.02.2023 | 35 | 2 |
| Счет на оплату | 03.02.2023 | 42 | 1 |
Оформление актов приема-передачи
Помимо реестров, оформление передачи документов между организациями или подразделениями может подтверждаться актами приема-передачи. Они также содержат опись бумаг и реквизиты участников процесса. Главное отличие от реестра в том, что акт фиксирует фактическую передачу документов и подписывается после непосредственной сдачи-приемки бумаг.
Таким образом, реестры и описи являются важным инструментом для учета и контроля движения документации в организации. Использование типовых форм позволяет унифицировать работу с документами и облегчает взаимодействие между структурными подразделениями и должностными лицами.
На практике при составлении реестров документов зачастую возникает много вопросов. Давайте разберем основные моменты.
Выбор формы реестра
Прежде всего, нужно определиться с формой реестра - использовать унифицированный бланк или разработать собственный. Образцы реестра документов по унифицированным формам можно найти в справочниках делопроизводителя. Но ничто не мешает создать свой реестр, если стандартные формы не подходят. Главное - соблюсти обязательный набор реквизитов.
Заполнение реквизитов
Особое внимание стоит уделить правильности заполнения всех атрибутов реестра: наименований организаций, номера и даты документа, данных ответственных лиц. Образцы реестра документов помогут разобраться с порядком внесения информации в те или иные графы.
Подсчет листов и экземпляры
Необходимо тщательно подсчитать общее количество передаваемых документов и листов в них. Эти итоговые суммы должны быть прописаны в реестре. Кроме того, сам реестр составляют строго в 2 экземплярах для передающей и принимающей сторон.
Проверка информации
Перед подписанием нужно еще раз сверить данные реестра с фактическими документами - их названиями, датами, номерами и количеством листов. Это позволит минимизировать возможность ошибок. Образцы реестра документов с заполненным примером облегчат эту сверку.
Подписи ответственных лиц
Завершающий этап - подписание реестра собственноручно лицами, передающими и принимающим документы. Без личных подписей с указанием должностей реестр считается недействительным. В унифицированных формах для этого отведено специальное место.
Таким образом, используя образцы реестра документов в качестве примера, можно без ошибок составить собственный вариант, полностью соответствующий нормативным требованиям.
