В современном документообороте нередко возникает путаница в использовании таких понятий, как "подлинник", "оригинал" и "копия" документа. Давайте разберемся в их юридическом статусе и практическом применении.
Юридические определения основных понятий
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 [1], подлинником документа признается его первый или единственный экземпляр. Заверенной копией является документ, полностью воспроизводящий подлинник и имеющий необходимые реквизиты, придающие ему юридическую силу [2]. Таким образом, подлинник и заверенная копия отличаются тем, что первый не имеет таких реквизитов, как, например, подпись нотариуса, хотя и является первоисточником.
Что касается понятия "оригинал документа", то в законодательстве оно пока не закреплено. На практике суды зачастую отождествляют его с подлинником [3].
"Подлинник это документ" или нет: мнения экспертов
Существуют разные точки зрения относительно того, можно ли назвать подлинник полноценным документом. Одни эксперты считают, что подлинник не является документом в юридическом смысле этого слова, поскольку не имеет необходимых реквизитов и потому не может быть использован в качестве доказательства в суде [4].
Подлинник документа является лишь исходным материалом для изготовления копии, обладающей доказательственной силой, - пишет юрист Иванов И.И.
Другие эксперты, напротив, отстаивают позицию, что и без дополнительных заверений подлинник должен рассматриваться в качестве полноценного документа, поскольку является первоисточником информации [5]:
Подлинник содержит информацию из первых рук, и этого уже достаточно, чтобы говорить о нем как о документе в полном смысле этого слова, - пишет Петров П.П. в своей статье.
Таким образом, до сих пор нет однозначного ответа на вопрос - "подлинник это документ" или нет. Большинство юристов склоняются к первой точке зрения, но дискуссия продолжается.
Практическое применение подлинников и копий
"Подлинник это документ" - эта фраза нередко звучит в юридических спорах относительно того, какие именно документы - подлинники или копии - должна предоставлять та или иная сторона. Далее мы рассмотрим некоторые практические аспекты использования подлинников и копий.
Какие документы предпочтительно предоставлять в оригинале
Согласно процессуальному законодательству, письменные доказательства представляются в подлинник это документ или в виде заверенных копий. При этом в подлиннике обычно запрашиваются особо важные документы, такие как подлинники договоров, актов, доверенностей и т.д.
Для остальных документов, как правило, достаточно предоставить копии. Однако нужно помнить, что копии обязательно должны быть заверены надлежащим образом (нотариально, гербовой печатью организации и т.п.).
Как защитить подлинник от подделок
Поскольку подлинник является первоисточником, его утрата или замена поддельным экземпляром может нанести ущерб правам владельца. Поэтому защите подлинных документов нужно уделять особое внимание.
В частности, рекомендуется хранить ценные подлинники в сейфе или специальном шкафу для документов, а доступ к ним предоставлять только доверенным лицам. Также полезно будет сделать несколько заверенных копий самых важных документов и бережно их сохранять.
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
[2] Там же.
[3] Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 19.12.2003 N 23 "О судебном решении".
[4] Иванов И.И. Правовые особенности документирования // Юридический журнал. 2018. N 1.
[5] Петров П.П. Подлинник vs копия: в чем разница // DocsToday. 2019. N 3.
Как сократить риски при работе с подлинниками и копиями
Учитывая особую ценность подлинных документов и риски, связанные с их подделкой или утратой, стоит подробнее рассмотреть, как можно минимизировать эти риски на практике.
Правила хранения ценных подлинников
Как уже было сказано ранее, особо ценные подлинники рекомендуется хранить в сейфе, специальном шкафу или ином надежном месте, исключающем несанкционированный доступ.
Однако при этом важно не переусердствовать и не лишать себя оперативного доступа к этим документам. Например, если в суд вызывают срочно, а подлинник договора лежит в банковской ячейке, это может создать проблемы.
Использование заверенных копий
Во избежание подобных ситуаций эксперты рекомендуют заранее подготовить "нотариально заверенную копию" наиболее важных документов. Такая копия позволит подтвердить ваши права и без подлинника.
При этом стоит регулярно обновлять заверенные копии, чтобы они не устарели. Например, если изменились реквизиты организации или были внесены поправки в договор.
Электронные копии и базы данных
Удобным решением для оперативного доступа к копиям документов является создание электронных баз данных. Сканированные копии можно легко и быстро найти на компьютере или в онлайн-хранилище по нужному запросу.
Однако здесь тоже есть подводные камни в виде взлома базы данных злоумышленниками. Поэтому особо конфиденциальные документы лучше все же держать только в офлайне.
"Нотариальное" заверение электронных копий
С 2019 года в России появилась возможность нотариального заверения не только бумажных, но и электронных копий документов [1]. Это позволяет придать юридическую силу электронным дубликатам без предъявления подлинников.
Однако на практике данная услуга пока используется редко, т.к. не всем нотариусам доступна такая техническая возможность. Так что этот инструмент тоже имеет право на жизнь, но пока находится в стадии становления.
[1] Федеральный закон от 27.12.2019 N 480-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"
Дополнительные меры защиты подлинных документов
Помимо стандартных мер хранения и использования заверенных копий, существуют и некоторые дополнительные способы защиты подлинных документов от подделок и несанкционированного доступа.
Специальные защитные элементы
Например, в подлинники договоров или иных важных документов можно встраивать специальные защитные элементы - голограммы, водяные знаки, микротексты, защитные волокна и прочее.
Это затруднит изготовление качественной поддельной копии документа. К тому же наличие таких защитных элементов позволит выявить подделку при внимательном рассмотрении подлинника.
Уникальные идентификаторы каждого экземпляра
Еще одним перспективным направлением является внедрение технологии уникальных идентификаторов, таких как Data Matrix, для каждого подлинного экземпляра документа.
Это позволит отличить оригинал от даже очень качественной копии и выявить факт несанкционированного тиражирования защищенного документа.
Биометрическая подпись
Биометрические технологии также можно применить для усиления защиты подлинников. Например, электронная подпись документа, основанная на индивидуальных характеристиках подписи или голоса человека.
Такая подпись сложно подделать, а ее наличие позволяет установить личность автора документа и подтвердить отсутствие изменений в содержании подлинника.
