Акты проверок - важные документы для любой организации. Правильное оформление актов позволяет избежать санкций и штрафов. Давайте разберемся, какие бывают акты проверок, когда их нужно составлять и в какой форме.
Виды проверок и актов
Существует несколько видов проверок, по результатам которых составляются акты:
- Контрольные проверки - проводятся с целью контроля за соблюдением установленных правил и процедур;
- Ревизионные проверки - подразумевают более глубокую проверку финансово-хозяйственной деятельности;
- Инвентаризационные проверки - проводятся для установления фактического наличия имущества.
Проверки могут быть как внешними (проводятся контролирующими органами), так и внутренними (инициируются самой организацией). При инвентаризации и списании имущества используются специальные формы актов. В закрытых организациях действуют особые правила составления актов.
Основные требования к оформлению актов проверок
При составлении актов проверок необходимо соблюдать следующие основные требования:
- Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается представителю проверяемой организации;
- Акт должен содержать: дату, место проведения проверки, сведения о проверенном лице, результаты проверки и другие обязательные реквизиты;
- Акт составляется в течение 3 дней после завершения проверки, при необходимости экспертиз - в течение 3 дней после получения результатов.
К акту могут прилагаться различные документы: протоколы, заключения экспертов, результаты исследований и др. При составлении закрытых актов действуют особые условия.
Акты проверок являются основанием для привлечения сотрудников и организаций к ответственности, поэтому крайне важно правильно оформлять эти документы.
Порядок проведения внутренних проверок
Рассмотрим подробнее порядок проведения внутренних проверок в организациях:
- На основании приказа руководителя формируется комиссия, в состав которой входят ключевые специалисты;
- Проверка выполняется на основании распоряжения руководителя;
- Акт оформляется на официальном бланке организации с указанием всех обязательных реквизитов;
- По результатам внутренней проверки работники могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.
| Дата начала проверки | 01.02.2023 |
| Дата окончания проверки | 03.02.2023 |
Как видно из приведенной выше информации, внутренние проверки являются важным инструментом контроля в организациях. Правильное оформление актов таких проверок позволяет избежать конфликтов при привлечении сотрудников к ответственности.
Журнал учета контрольных мероприятий
Для учета проведенных в организации контрольных мероприятий рекомендуется вести специальный журнал учета проверок. В него вносятся следующие сведения:
- дата и номер распоряжения о проведении проверки;
- состав комиссии;
- сроки проведения проверки;
- результаты проверки.
Если в организации отсутствует журнал учета проверок, об этом должна быть сделана запись в акте проверки. Кроме того, ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Актуальные формы актов проверок
Образец акта проверки может меняться в зависимости от вида контрольного мероприятия и требований контролирующих органов. Рассмотрим некоторые актуальные формы актов.
Акт налоговой проверки
В ходе выездных налоговых проверок составляется акт по форме, утвержденной Федеральной налоговой службой. В нем указываются:
- сведения о проверяемом лице;
- проверенный период;
- выявленные нарушения законодательства.
Образец акта проверки Роспотребнадзором
При проведении проверок Роспотребнадзором заполняется акт по установленной форме с указанием:
- даты и места составления;
- сведений о проверяемом лице;
- выявленных нарушений и предписаний.
К образцу акта могут прилагаться фотоматериалы, протоколы проб и анализов.
Особенности отмененных и актуальных форм
Следует учитывать, что некоторые образцы актов проверок со временем утрачивают силу, а на смену им приходят новые формы. Например, Книга учета движения трудовых книжек, введенная в 2003 году, в 2021 году была отменена. Вместо нее организации теперь разрабатывают собственную форму Книги.
Поэтому всегда важно использовать актуальные образцы документов, соответствующие действующему законодательству.
Разработка рекомендуемых форм учета
Правительство иногда возлагает разработку форм учета на самих руководителей предприятий. Так как устаревшие формы считаются недействующими, а новые еще не введены, организации разрабатывают собственные рекомендуемые формы.
Например, после отмены Журнала подводного бетонирования типография «ЦентрМаг» сама разработала актуальную форму этого документа. Такая форма носит рекомендательный характер.
Правомерность использования
Возникает вопрос: насколько правомерно использовать подобные рекомендуемые формы вместо официально утвержденных? Окончательное решение по этому вопросу принимают контролирующие органы.
Если в ходе проверки выясняется, что организация пользуется неактуальными формами учета, ей могут быть выданы предписания об устранении нарушений.
Выбор формы на свое усмотрение
Иногда компании самостоятельно выбирают, использовать им рекомендуемые формы или нет. Это возможно, когда новые формы документов после отмены старых так и не были введены на законодательном уровне.
Ответственность за нарушения
За нарушения правил ведения учета и составления отчетности организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности. Наказание зависит от вида нарушения, размера причиненного ущерба и других факторов.
