Направление сотрудника в командировку на личном автомобиле - распространенная практика для многих организаций. Но как правильно оформить такую поездку, чтобы избежать претензий налоговой? Давайте разберемся.
Нормативное регулирование командировок на личном транспорте
Основные нормативные акты, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки на личном транспорте:
- Трудовой кодекс РФ
- Налоговый кодекс РФ
- Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
- Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595
Согласно этим документам, использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях допускается, если это экономически обоснованно или вызвано производственной необходимостью.
При этом работодатель обязан возмещать расходы на горюче-смазочные материалы в соответствии с нормами, либо по фактическим затратам (при наличии подтверждающих документов).
Образец служебной записки при командировке на личной машине
Образец служебной записки на командировку пишется сотрудником по возвращении из поездки в целях подтверждения сроков пребывания в командировке и произведенных расходов.
Записка должна содержать:
- ФИО и должность сотрудника
- Место и сроки командировки
- Цели поездки
- Маршрут следования
- Модель и госномер автомобиля
- Количество израсходованного топлива
- Общую сумму расходов
К записке необходимо приложить все первичные документы, подтверждающие затраты - чеки АЗС, квитанции по оплате парковки и т.д.
Подтверждение расходов и сроков командирования
Отсутствие проездных документов при поездке на личном автомобиле - распространенная ситуация. В таком случае факт нахождения в командировке можно подтвердить несколькими способами:
Можно ли подтвердить расходы электронными документами? Ответ дали эксперты КонсультантПлюс.
- Служебной запиской самого сотрудника
- Справкой от принимающей стороны с датами пребывания в командировке
- Проживанием в гостинице (по квитанциям)
Для индивидуальных предпринимателей и руководителей организаций также рекомендуется составлять записки о поездках по работе с целью подтверждения расходов.
Расчет суточных при использовании личного автомобиля
При направлении сотрудника в командировку на личной машине ему полагаются суточные в размере 700 рублей за каждый день нахождения в поездке.
Для водителей предусмотрены повышенные нормы суточных. Например, для поездок по России они составляют:
- 900 рублей в сутки - при отсутствии ночных переездов
- 1500 рублей в сутки - при наличии ночных переездов
Возмещение расходов на топливо по нормам или фактически
Работодатель может компенсировать расходы на топливо двумя способами:
- По фактическим затратам (при наличии подтверждающих чеков)
- В соответствии с установленными нормами расхода топлива на 100 км пробега
Второй вариант проще в применении, однако фактические суммы могут отличаться от нормативных. Поэтому выбор способа зависит от политики и возможностей организации.
Оформление служебных поездок в 1С и бухучете
Образец проводок в 1С при служебной командировке на личном авто:
| Дт 26 | Кт 71 - Начислены суточные 700 руб * 3 дня |
| Дт 26 | Кт 71 - Возмещение затрат на ГСМ 1000 руб (по чекам) |
Аналогичным образом отражаются другие виды затрат в командировках - проживание, транспорт и пр.
Налоговые риски при командировках на личном транспорте
Наиболее распространенные нарушения, выявляемые налоговой инспекцией при проверке командировочных расходов:
- Завышение суточных расходов
- Включение необоснованных транспортных расходов
- Отсутствие первичных документов по расходам
В результате компания может быть оштрафована, а неправомерно возмещенные суммы взысканы в бюджет.
Способы минимизации рисков
Чтобы снизить вероятность доначисления налогов по командировочным расходам, рекомендуется:
- Вести раздельный учет по всем видам расходов
- Требовать от сотрудников документальное подтверждение всех затрат
- Соблюдать лимиты по суточным
Аргументы для споров в суде
Если налоговая оспаривает обоснованность произведенных расходов на командировку, то в судебном споре можно ссылаться на следующие доводы:
- Экономическая целесообразность использования личного транспорта в служебных целях
- Надлежащее документальное оформление командировки
- Сложившаяся хозяйственная практика компании
Полезные образцы документов
Воспользуйтесь готовыми шаблонами, которые помогут грамотно оформить командировку сотрудника на личном автомобиле:
- Форма служебной записки о направлении в командировку
- Бланк приказа на командировку
- Образец служебной записки по возвращении из командировки
Правильность оформления служебной записки на командировку
Проверить, все ли правильно отражено в служебной записке, помогут следующие вопросы:
- Указаны ли полные ФИО и должность командированного работника?
- Верны ли место и сроки командировки?
- Перечислены ли цели и задачи поездки?
- Указаны ли маршрут следования, модель и госномер транспорта?
- Приведены ли количество израсходованного топлива и суммы затрат?
- Имеются ли копии подтверждающих документов?
Универсальный образец служебной записки
Если у вас нет формы служебной записки во внутренних документах компании, можно воспользоваться универсальным образцом, отразив в нем обязательные сведения:
- Сроки и цели командировки
- Адреса выезда и прибытия
- ФИО сотрудника
- Должность сотрудника
- Основание командирования
Дополнительно можно отразить используемый транспорт, маршрут, расходы.
Рекомендации к оформлению комплекта документов
Служебная записка при командировке на личном авто - лишь один из комплекта документов, необходимых для обоснования расходов.
Кроме нее, потребуются:
- Приказ о направлении в командировку
- Первичные документы по проезду, проживанию, иным расходам
- Авансовый отчет
Правильное оформление всего пакета бумаг - залог успешного возмещения расходов.
Особенности заполнения служебной записки водителем
Если в командировку на личном автомобиле направляется водитель, то в его служебной записке должны быть отражены некоторые дополнительные сведения:
- Наличие права на управление транспортным средством соответствующей категории
- Разрешение работодателя на использование личного автомобиля в служебных целях
- Технические характеристики транспортного средства
Кроме того, для водителей предусмотрен особый порядок расчета суточных и возмещения расходов на топливо.
