Опасные ошибки в назначении платежа могут привести к серьезным финансовым потерям и юридическим проблемам. Узнайте, какие ошибки бывают, можно ли исправить назначение платежа самостоятельно и как это сделать правильно.
Какие ошибки бывают в платежных поручениях
В поле "Назначение платежа" платежки указывается цель платежа - наименование товаров/услуг, реквизиты договоров и документов. Ошибки могут быть разные:
- Неправильно указан номер или дата договора
- Ошибка в наименовании товара/услуги
- Неверный код ОКВЭД
- Ошибка в сумме НДС
- Опечатки и орфографические ошибки
Такие ошибки чреваты последствиями:
- Банк может заподозрить "сомнительность" операции и заблокировать счет
- Налоговая не примет НДС к вычету
- Контрагент может начислить пени за неправильную оплату
Кто может исправить ошибку в назначении платежа
Только плательщик, он же собственник денежных средств может исправить ошибку в платежном поручении, изменив назначение платежа.
Получатель не может в одностороннем порядке исправлять назначение. Он обязан использовать деньги строго по назначению, указанному плательщиком, или уточнить назначение письменно.
Как составить письмо об уточнении назначения платежа
Письмо об уточнении назначения платежа составляется в произвольной форме и направляется:
- Контрагенту - для согласования нового назначения платежа
- В банк - в качестве подтверждения согласованного с контрагентом назначения
Письмо должно содержать:
- Реквизиты платежного поручения с ошибкой
- Описание ошибки в назначении платежа
- Правильное назначение платежа
Письмо оформляется на фирменном бланке и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Какие реквизиты указать в письме об уточнении платежа
В письме обязательно указываются:
- Номер и дата платежного поручения
- Сумма платежа цифрами и прописью
- Реквизиты плательщика и получателя платежа
- Первоначальное (ошибочное) назначение платежа
- Правильное назначение платежа
| Номер п/п | 245 |
| Дата п/п | 12.05.2022 |
| Сумма | 120 000 (сто двадцать тысяч) рублей 00 копеек |
Также указываются полные реквизиты сторон расчетов, чтобы правильно идентифицировать платеж.
Образец письма об уточнении назначения платежа
Рассмотрим образцы писем об уточнении назначения платежа.
Письмо контрагенту:
Уважаемый Иван Иванович!
Нашей организацией 15 мая 2022 года был осуществлен платеж на сумму 150 000 руб. по платежному поручению No 365. В поле "Назначение платежа" было указано: "Оплата по договору No 123 от 01.01.2022".
Просим считать верным следующее назначение платежа: "Оплата по договору No 456 от 01.03.2022".
Просим подтвердить согласие с изменением назначения платежа в ответном письме.
С уважением, Иванов Иван Петрович, генеральный директор ООО "Ромашка".
Ответ контрагента:
Уважаемый Иван Петрович!
Подтверждаем согласие с изменением назначения платежа по п/п No 365 от 15.05.2022. Просим считать верным назначение: "Оплата по договору No 456 от 01.03.2022".
С уважением, Петров Петр Иванович, генеральный директор ООО "Незабудка".
Письмо в банк:
В АО "Альфа-Банк"
Уважаемые господа!
Просим учесть изменение назначения платежа в платежном поручении No 365 от 15.05.2022. Верное назначение платежа: "Оплата по договору No 456 от 01.03.2022".
В подтверждение изменения назначения платежа прилагаем переписку с контрагентом.
С уважением, Иванов Иван Петрович, генеральный директор ООО "Ромашка".
Как отразить уточнение назначения платежа в бухучете
Порядок отражения исправления ошибки в назначении платежа зависит от того, в каком отчетном периоде была допущена ошибка:
- Если ошибка была в прошлых отчетных периодах, нужно сделать исправительную запись по счету учета расчетов с контрагентом за соответствующие периоды
- Если ошибка допущена в текущем периоде, то проводка по исправлению ошибки делается в общем порядке по счетам учета расчетов с контрагентами
Какие налоговые последствия несет уточнение назначения платежа
Уточнение назначения платежа может повлечь следующие налоговые риски:
- Риск доначисления налогов и пеней, если изменение назначения платежа будет расценено налоговой инспекцией как способ ухода от налогов
- Проблемы с обоснованностью вычета НДС, если неверно указана ставка налога или не выделен НДС
Может ли контрагент не согласиться с изменением назначения платежа
Да, контрагент может оспорить уточнение назначения платежа, например если:
- Он уже использовал средства не по назначению до получения уточнения
- Ему не выгодно новое назначение платежа
- Он сомневается в обоснованности уточнения
Чтобы избежать споров, важно оперативно исправлять ошибки в платежках и согласовывать назначение до использования средств контрагентом.
Какие санкции грозят за несвоевременное уточнение назначения платежа
Основные санкции за позднее уточнение назначения платежа:
- Штрафы от налоговой инспекции в случае, если уточнение будет расценено как налоговое правонарушение
- Пени от контрагента из-за несвоевременной или неправильной оплаты
- Судебные издержки, если придется оспаривать отказ контрагента принять уточнение или отстаивать свою позицию перед налоговой инспекцией
В какие сроки лучше уточнить назначение платежа
Разумный срок для уточнения назначения платежа по мнению судов составляет 1-2 месяца после ошибочного платежа. Позднее контрагент или налоговая могут оспорить обоснованность исправления.
Алгоритм действий при обнаружении ошибки в платежке
образец алгоритма уасов при ошибке в платежном поручении:
- Написать письмо исправлении назначения платежа контрагенту
- Дождаться ответа от контрагента с согласием
- Направить пример письма в банк
- Зарегистрировать все письма об изменении назначения платежа
Особенности уточнения назначения платежа по авансам
При уточнении назначения платежа по полученному авансу нужно учитывать следующие нюансы:
- Необходимо получить от поставщика универсальный передаточный документ с новым назначением платежа
- Если аванс уже был использован, придется возвращать средства и затем получать новый аванс
- Возможен риск доначисления НДС и налога на прибыль при изменении назначения авансового платежа
Особенности уточнения кредитных и заемных платежей
При уточнении кредитных и заемных платежей:
- Уведомлять налоговую об изменениях не нужно
- Но банк должен быть проинформирован о новом назначении в установленном порядке
- Если меняется сумма основного долга или процентов, необходимо внести изменения в договор
Особенности уточнения платежей по заработной плате
При корректировке платежей по зарплате:
- Составляется исправленная ведомость начисления зарплаты
- Уточненное платежное поручение согласовывается с банком
- Уведомляются работники, чьи платежи изменились
Риски отказа банка принять уточнение назначения платежа
Банк может отказаться принимать уточнение назначения платежа. Риски:
- Требование повторно провести платеж с верным назначением
- Запрос дополнительных документов по сделке
- Подозрение на сомнительность операции
Репутационные риски для компании при уточнении платежей
Частые уточнения платежей могут негативно сказаться на деловой репутации:
- Сигнализируют о некомпетентности бухгалтеров
- Могут вызвать вопросы у проверяющих органов о "странностях" в финансовых операциях компании
- Отпугнут надежных контрагентов своей неаккуратностью
Как избежать ошибок при заполнении платежных поручений
Чтобы избежать ошибок в назначении платежа, рекомендуется:
- Тщательно проверять реквизиты перед подписанием платежки
- Согласовывать платежные поручения на крупные суммы с контрагентом заранее
- При наличии сомнений уточнять детали оплаты у менеджеров и контрагента
- Использовать шаблоны платежек для постоянных контрагентов
- Назначить ответственных за правильное заполнение платежек
Автоматизация процесса заполнения платежных поручений
Для снижения ошибок имеет смысл использовать специальные программы:
- Интегрированные бухгалтерские системы
- Онлайн-банк с возможностью заполнения шаблонов платежек
- Системы электронного документооборота
- Сервисы для создания и подписания финансовых документов
Повышение квалификации бухгалтеров
Рекомендуется обучать бухгалтеров:
- Новым правилам заполнения платежных документов
- Программам для автоматизации процесса
- Анализу типовых ошибок при заполнении платежек
Внутренний контроль платежных поручений
Нужно организовать в компании:
- Дополнительную сверку платежек перед отправкой
- Выборочную проверку уже проведенных платежей
- Анализ типичных ошибок и их устранение
Юридическое сопровождение финансовых операций
Чтобы снизить риски споров при уточнении платежей, важно:
- Привлечь юриста для анализа финансовых договоров
- Получать при необходимости юридические консультации о порядке уточнения платежей
