Трудовая инспекция наделена широкими полномочиями по контролю за соблюдением трудового законодательства работодателями. Какие документы она проверяет в первую очередь? Давайте разберемся и подготовимся к возможным проверкам.
Основания и виды проверок трудовой инспекции
Существует два основных вида проверок трудовой инспекции - плановые и внеплановые. Они отличаются по основаниям для их проведения.
Плановые проверки проводятся в соответствии с утвержденным годовым планом и могут осуществляться не чаще одного раза в три года. Такие планы публикуются на сайте Генпрокуратуры до начала года.
Внеплановые ревизии проводятся при наличии жалоб от работников или по запросам других госорганов. О таких проверках заранее узнать нельзя.
Документарные и выездные проверки
Проверки трудовой инспекции бывают двух видов:
- Документарные - проверка представленных организацией документов;
- Выездные - проверка документов непосредственно в офисе компании.
Выездная проверка может длиться до 20 рабочих дней, в то время как документарная ограничена запросом документов в течение нескольких дней.
Жалобы сотрудников как повод для ревизии
Самой распространенной причиной внеплановых проверок являются жалобы сотрудников на нарушение их трудовых прав. По статистике, более половины всех обращений в трудовую инспекцию касаются вопросов оплаты труда и задержек выплаты заработной платы.
Проверка кадровых документов
При проведении плановых и внеплановых проверок трудовая инспекция обращает пристальное внимание на кадровые документы организации.
Трудовые договоры
Одним из первых документов, который проверяют инспекторы, являются трудовые договоры. Сразу проверяется их наличие для каждого сотрудника и соответствие основным требованиям трудового законодательства:
- Указание трудовой функции работника;
- Размер и порядок оплаты труда;
- Режим рабочего времени и времени отдыха;
- Дата начала работы;
- Срок действия договора.
За отсутствие трудовых договоров с сотрудниками или нарушение их условий могут быть применены штрафные санкции.
ООО «ТехСтройКом» оштрафовали на 200 000 рублей за отсутствие трудовых договоров с 17 наемными работниками и использование договоров гражданско-правового характера вместо трудовых договоров.
Поэтому важно регулярно проверять наличие и содержание всех трудовых договоров для профилактики нарушений.
Штатное расписание
Помимо трудовых договоров, трудовая инспекция обращает внимание на штатное расписание организации. В нем должны быть перечислены все должности в организации в соответствии со структурой и численностью персонала.
Штатное расписание сверяется с количеством заключенных трудовых договоров - эти данные должны совпадать. Если обнаруживается несоответствие, например, в штатном расписании значится 5 менеджеров по продажам, а трудовые договоры заключены только с 4, это может стать основанием для штрафа.
Приказы по кадрам
Трудовая инспекция изучает приказы по личному составу за последние несколько лет. А именно:
- Приказы о приеме на работу;
- Приказы об увольнении;
- Приказы о предоставлении отпусков;
- Приказы о поощрениях и взысканиях.
Все кадровые приказы должны быть оформлены должным образом и иметь отметки о ознакомлении сотрудников с их содержанием.
Табели учета рабочего времени
Одним из важных моментов при проверке трудовой инспекции является изучение табелей учета рабочего времени за каждый месяц. В них фиксируются:
- Количество отработанных часов каждым сотрудником;
- Данные об отпусках, больничных и прочих периодах отсутствия;
- Сверхурочная работа.
Эти данные сравниваются инспекторами с рабочим графиком организации и условиями трудовых договоров.
Правила внутреннего трудового распорядка
Для контроля организации рабочего процесса компания должна иметь правила внутреннего трудового распорядка. Трудовая инспекция проверяет, чтобы в них регламентировались:
- Рабочее время и время отдыха персонала;
- Поощрения за трудовые успехи и отличия;
- Дисциплинарные взыскания за нарушения;
- Иные аспекты трудовой деятельности в компании.
За отсутствие данного документа также предусмотрен штраф из расчета 5 000 - 10 000 рублей.
Проверка документов по оплате труда
Важным направлением проверок трудовой инспекции является анализ документов, регламентирующих оплату труда в организации и подтверждающих начисление и выплату заработной платы сотрудникам.
Положение об оплате труда
В компании должно быть положение или иной локальный документ, устанавливающий систему и размеры оплаты труда разных категорий персонала. Трудовая инспекция проверяет его наличие и соответствие требованиям Трудового кодекса.
Расчетные листки
Инспекторы изучают расчетные листки сотрудников компании за разные периоды. В них должны корректно отражаться:
- Оклад работника;
- Начисленные премии;
- Удержанный НДФЛ;
- Иные удержания и вычеты;
- Общая к выплате сумма.
Документы о выплате отпускных и компенсаций
Помимо текущей оплаты труда, трудовая инспекция контролирует выплату компенсаций и пособий сотрудникам:
- Отпускные;
- Больничные листы;
- Компенсации при увольнении;
- Оплата командировок и служебных разъездов.
За нарушения по выплате компенсаций могут последовать серьезные штрафы трудовой инспекции.
Проверка соблюдения графика отпусков
Важная часть проверок трудовой инспекции - анализ предоставления отпусков сотрудникам.
Порядок утверждения графика отпусков
В компании должен быть утвержден график отпусков. Трудовая инспекция проверяет, чтобы он был утвержден не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.
Отзыв работников из отпуска
Инспекторы проверяют законность отзыва сотрудников из отпусков - делается ли это только по их письменному согласию и при сохранении неиспользованной части.
Выплата компенсаций за неиспользованный отпуск
Трудовая инспекция обращает внимание на соблюдение выплат компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.
Проверка документов по охране труда
Важнейшей частью проверок трудовой инспекции является анализ соблюдения требований охраны труда и наличия необходимых документов по ОТ.
Инструкции по охране труда
В организации должен быть комплект инструкций по охране труда для всех имеющихся должностей, видов работ и оборудования. Трудовая инспекция проверяет их наличие и актуальность.
Журналы инструктажей по охране труда
Должны вестись журналы проведения инструктажей по охране труда и иметь отметки работников об их прохождении. Трудовая инспекция проверяет их заполнение и актуальность.
Документы о проведении спецоценки условий труда
Не реже чем раз в 5 лет в организации должна проводиться специальная оценка условий труда с оформлением соответствующих документов. Трудовая инспекция проверяет их наличие и актуальность.
Проверка знаний по охране труда руководителей
Руководители организации и ее структурных подразделений должны проходить проверку знаний требований охраны труда не реже 1 раза в 3 года.
Обеспечение работников СИЗ
Трудовая инспекция проверяет вопрос обеспеченности персонала необходимыми средствами индивидуальной защиты, а также их соответствие установленным нормам.
Действия инспекторов во время проверки
Рассмотрим, какие действия может предпринимать трудовая инспекция в ходе проведения выездных и документарных проверок в организациях.
Права инспекторов при проведении проверок
Инспекторы трудовой инспекции имеют право:
- Запрашивать и изучать любые кадровые документы, необходимые для проверки;
- Опрашивать и брать объяснения у сотрудников организации;
- Посещать все производственные и административные помещения для оценки условий труда.
Опрос сотрудников организации
В ходе интервьюирования работников инспекторы могут выявить скрытые нарушения их трудовых прав, о которых они боялись сообщать ранее, опасаясь преследования со стороны работодателя.
Оформление результатов проверки
По итогам проверки составляется акт, в котором отражаются все выявленные в ходе ревизии нарушения либо информация об их отсутствии. Этот документ является основанием для привлечения компании к административной ответственности.
Вынесение предписаний об устранении нарушений
Помимо штрафов, трудовая инспекция вправе выдать работодателю обязательные к исполнению предписания по устранению выявленных в ходе проверки нарушений трудового законодательства.
Приостановление проверки трудовой инспекцией
Рассмотрим основания и порядок приостановки проверок трудовой инспекцией в отношении организаций.
Случаи приостановки проверки
Инспекция может приостановить как плановую, так и внеплановую проверку в следующих случаях:
- Необходимость запросить документы и сведения от других госорганов;
- Временное отсутствие руководителя организации;
- На период восстановления документов, утраченных в результате чрезвычайных ситуаций.
Сроки приостановки проверок
Срок приостановки плановой или внеплановой проверки трудовой инспекцией не может превышать 10 рабочих дней. Повторная приостановка одной и той же проверки запрещена.
Возобновление приостановленной проверки
После истечения срока приостановки ревизии или устранения обстоятельств, вызвавших ее приостановку, инспекторы возобновляют проведение проверки без дополнительного уведомления работодателя.
Обжалование решений и действий инспекторов
Работодатели имеют право обжаловать как результаты проверок трудовой инспекции, так и неправомерные действия инспекторов в процессе их проведения.
Обжалование результатов проверки организацией
Организация может обжаловать выданное по результатам проверки предписание, а также привлечение к административной ответственности.
