Отпуск - это законный период отдыха работника, во время которого за ним сохраняется рабочее место. Чтобы получить отпуск, работник должен написать заявление на имя руководителя, а тот в свою очередь издает приказ о предоставлении отпуска. Давайте разберемся, как правильно оформить приказ на отпуск.
Подача заявления на отпуск
Первым делом работник пишет заявление на отпуск на имя руководителя. В заявлении указывается:
- ФИО работника, должность, отдел;
- Вид отпуска (очередной, учебный, по беременности и родам и т.д.);
- Период, на который работник просит предоставить отпуск (дата начала и окончания);
- Дата написания заявления и подпись работника.
Заявление визируется непосредственным руководителем работника, который своей подписью подтверждает, что не возражает против отпуска в запрашиваемые сроки.
Подготовка приказа на отпуск
После получения заявления, руководитель готовит проект приказа на отпуск. Приказ оформляется на фирменном бланке.
Приказ на отпуск должен содержать:
- Наименование организации;
- Название документа (приказ);
- Дата и место составления;
- Порядковый номер;
- ФИО, должность работника, которому предоставляется отпуск;
- Вид отпуска;
- Даты начала и окончания отпуска (календарные дни);
- Указание на оплату отпуска;
- Подпись руководителя;
- Печать организации.
Утверждение и регистрация приказа
Готовый проект приказа на отпуск визируется в кадровой службе, юридическом отделе и бухгалтерии. После согласования приказ утверждается руководителем организации.
Утвержденный приказ регистрируется в журнале. Приказы нумеруются в хронологическом порядке в пределах календарного года. Например, первый приказ на отпуск в 2023 году получит номер 1-П, второй - 2-П и т.д.
Ознакомление работника с приказом
С изданным приказом на отпуск обязательно знакомят работника, которому предоставляется отпуск. Работник ставит подпись и дату ознакомления непосредственно на приказе.
Также работнику может вручаться выписка из приказа или его копия по требованию. Выписка заверяется печатью организации.
Исполнение приказа
После издания приказ на отпуск направляется в бухгалтерию для начисления отпускных и в отдел кадров для учета использования работниками отпусков.
В указанный в приказе срок работник уходит в отпуск на основании этого приказа. Приказ является официальным документом, подтверждающим законность нахождения работника в отпуске.
Таким образом, приказ на отпуск - это важный кадровый документ, оформляемый по установленным правилам. Правильно составленный приказ на отпуск позволяет избежать конфликтных ситуаций между работником и работодателем.
Виды отпусков
Существует несколько видов отпусков, на которые работник может уйти:
- Очередной оплачиваемый отпуск;
- Дополнительный отпуск;
- Отпуск без сохранения заработной платы;
- Учебный отпуск;
- Отпуск по беременности и родам;
- Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.
Вид отпуска обязательно указывается в заявлении работника и в приказе на отпуск.
Расчет отпускных
За период отпуска работнику выплачивается средний заработок. Его расчет производит бухгалтерия на основании приказа на отпуск.
Для расчета отпускных учитываются выплаты за последние 12 календарных месяцев перед отпуском. Из них исключаются периоды временной нетрудоспособности, отпуска по уходу за ребенком, другие периоды, когда работник фактически не работал.
За дополнительные отпуска может начисляться иная сумма отпускных - например, тарифная ставка (оклад). Это прописывается в трудовом договоре или локальных нормативных актах организации.
Отзыв работника из отпуска
В исключительных случаях работодатель может отозвать работника из отпуска. Для этого издается отдельный приказ об отзыве из отпуска.
Основаниями для отзыва могут быть производственная необходимость, например, для выполнения срочной работы при отсутствии замены. Также возможен отзыв по инициативе самого работника.
При отзыве из отпуска работнику обеспечивается компенсация неиспользованной части отпуска. Отпуск должен быть предоставлен позже, либо по желанию работника к основному отпуску может быть присоединен период времени, когда он работал.
Перенос отпуска
Иногда возникает необходимость перенести уже запланированный отпуск на другой период. Это может быть связано с производственной ситуацией, болезнью работника.
Для переноса отпуска издается приказ об отмене предыдущего приказа на отпуск и новый приказ с другими датами. Работник пишет заявление о переносе отпуска.
Перенос отпуска на следующий рабочий год допускается в исключительных случаях, предусмотренных законодательством.
Продление отпуска
Если во время отпуска работник заболел, то отпуск приостанавливается. За дни болезни отпуск продляется на такое же количество дней.
Для продления отпуска работник предоставляет листок нетрудоспособности. На его основании издается приказ о продлении отпуска на определенное число дней.
Также отпуск по беременности и родам автоматически продлевается в случае осложненных родов. Образец приказа на отпуск в таких случаях имеет особенности.
Оформление отпуска руководителю организации
Если в отпуск уходит руководитель организации, то приказ на его отпуск оформляется немного иначе.
Во-первых, приказ подписывает лицо, на которое возлагается исполнение обязанностей руководителя на период его отпуска. Это может быть заместитель, или другой уполномоченный работник.
Во-вторых, в приказе конкретно указывается, кто будет исполнять обязанности руководителя. Например: "Возложить исполнение обязанностей генерального директора на период его отпуска на заместителя генерального директора Иванова И.И.".
В-третьих, приказ должен быть согласован с вышестоящей организацией или учредителями, если это предусмотрено уставом.
Отпуск при увольнении работника
При увольнении работника обязательно предоставляется компенсация за все неиспользованные отпуска.
Даже если на момент увольнения у работника не было права на очередной отпуск, ему выплачивается компенсация пропорционально отработанному времени.
Расчет компенсации за отпуск при увольнении производится из расчета среднедневного заработка работника умноженного на количество неиспользованных дней отпуска.
Увольняющийся работник может использовать отпуск с последующим увольнением. В этом случае отдельного расчета компенсации не требуется.
Оформление отпуска военнослужащим и госслужащим
Для военнослужащих и государственных служащих предусмотрен особый порядок оформления отпусков.
Военнослужащим ежегодные отпуска предоставляются на основании приказа командира воинской части. Приказ издается не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска.
Госслужащим отпуск предоставляется на основании распоряжения представителя нанимателя (руководителя госоргана). График отпусков утверждается заранее на год.
Отпуск сотрудникам бюджетных организаций
В бюджетных учреждениях, таких как школы, больницы, детские сады, отпуска предоставляются, как правило, по графику в период летних каникул или в иное время, когда отсутствует учебный процесс.
График отпусков утверждается руководителем по согласованию с профсоюзом и заблаговременно доводится до сведения работников.
Отпуск иных категорий работников
Для отдельных категорий работников могут быть установлены особенности предоставления отпусков.
Например, для работающих вахтовым методом, отпуск предоставляется по окончании вахты. Для работников, занятых на сезонных работах, - до начала следующего сезона.
Лицам, работающим по совместительству, ежегодный отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.
Отпуска без сохранения заработной платы
Помимо оплачиваемых отпусков, работник может уйти в отпуск без сохранения заработной платы.
Такой отпуск предоставляется по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам по заявлению работника. Продолжительность отпуска определяется по соглашению сторон.
За время такого отпуска работнику не начисляется заработная плата, не отчисляются страховые взносы. Но трудовой стаж продолжает идти.
Дисциплинарные взыскания за нарушения
За нарушение порядка предоставления отпусков к работникам и руководителям могут применяться дисциплинарные взыскания.
Например, за отсутствие на работе без уважительных причин и без оформления отпуска, или использование отпуска сверх установленной продолжительности.
Также взыскания могут налагаться за несоблюдение требований по оформлению отпусков, неправильное ведение учета использованных отпусков работниками.
