Осуществление бухгалтерского учета на предприятиях различных форм собственности невозможно без документального отражения. Ни одна процедура, ни один проект, ни одна хозяйственная операция не проводятся без корректно оформленного документа, регламентированного внутренними приказами предприятия и внешними законодательными нормами. Каждое действие, произведенное сотрудником, к примеру, торговой фирмы, начиная от оператора по приему заявок и заканчивая директором, находит свое отражение в документальной базе, в основе которой лежит перечень первичных документов.
Понятие и значимость
Наверное, сложно представить себе функционирование действующего предприятия в рамках любой возможной сферы деятельности без подтверждающих хозяйственные операции документов. Как и в любом другом вопросе, здесь документация играет очень важную роль. Вряд ли можно вообразить себе качественную и законодательно обоснованную работу аэропорта, пропускающего на вылет пассажира без документов, удостоверяющих его личность – паспорта и идентификационного кода гражданина. Точно так же, как и трудно предположить допуск к движению автомобиля, водитель которого не обладает соответствующей документацией в виде прав и технического паспорта на управляемое им авто. Так и первичные бухгалтерские документы. На любой зарегистрированной в государственном перечне предпринимателей фирме должен присутствовать ряд необходимых для учета документов, являющихся первоосновой и первоначальным звеном в цепи нормативного регулирования ее хозяйственных процессов.
Первичная бухгалтерская документация – это совокупность справок, актов, ордеров, накладных, ведомостей и отчетов, посредством которых осуществляется фиксация происходящей на предприятии операционной деятельности и регламентация его хозяйственных процедур.
Виды документов
Классификация бухгалтерского документооборота включает в себя следующие основные виды первичных документов:
- по функциональному предназначению – бухгалтерские, управленческие, кадровые;
- по степени регламентации – внутренние и внешние.
Первое направление классификации позволяет разграничивать между собой документы трех главных функциональных уровней любой предпринимательской фирмы по характеру их предназначения, а второе – по способу организации правового регулирования хозяйственных отношений. Каждое из направлений включает в свой состав массу отдельных видов документов, отражающих совершение конкретных действий сотрудниками компании.
Документация бухгалтерского учета
Если рассматривать бухгалтерские первичные документы, то они, в свою очередь, подразделяются на регламентирование трех этапов проведения хозяйственных операций.
Первый этап характеризуется заключением сделки. Здесь документация первичного учета представлена заключением договора и выставлением счета на оплату. Договор – это документ, регламентирующий отношения двух сторон в порядке установления условий взаимодействия между ними. Счет на оплату – это требование с определением конкретной суммы, которую по условиям договора должен оплатить покупатель продавцу за реализованный товар или предоставленную услугу.
Второй этап предпринимательской деятельности находит свое отражение в документах оплаты и именуется этапом оплаты по совершаемой сделке. Исходя из того что оплата может производиться безналичным способом или наличными средствами, первичные документы по ней представляются либо выписками с расчетного счета и платежными поручениями, либо кассовыми чеками и квитанциями к приходным кассовым ордерам.
Третий, завершающий этап определяется конкретно получением товара или услуги. Соответственно, он также регламентируется первичной документацией в виде товарной накладной, товарного чека и акта приема-передачи продукции или акта выполненных работ в случае предоставления какого-либо вида сервиса.
Документация управленческого учета
Отличие бухгалтерского документооборота от управленческого главным образом заключается в том, что бухгалтерская деятельность регламентирована государственным законодательством с конкретно установленными властью рамками отражения хозяйственных операций, а управленческая определяется внутренними решениями и личными предпочтениями директора или непосредственного владельца той или иной фирмы. Другими словами, первичные документы бухгалтерские имеют строгую форму, контролируемую общей нормативно-правовой базой, а управленческие разрабатываются исключительно на уровне предприятия. Какие же бумаги контролируют проведение управленческого учета в компании? Среди основных можно выделить следующие:
- свод правил внутреннего трудового распорядка;
- учетная политика предприятия;
- коллективный договор;
- положения и приказы директора фирмы;
- должностные инструкции;
- административные документы.
Документация кадрового учета
Что касается перечня первичных документов, регламентирующих межуровневые отношения сотрудников на предприятии, а также контролирующих порядок начисления заработной платы и определения обязанностей каждого из работников компании, то здесь рабочая документация включает в себя следующие основные виды:
- штатное расписание – предполагает совокупность всех должностей на предприятии, отражение их количества и количества кадровых единиц, а также описание уровня их заработной платы, порядка премирования, депремирования, принятия положения о надбавках;
- трудовой распорядок – включает в себя информацию о режиме рабочего дня, организационных и административных вопросах, правилах приема на работу и увольнения сотрудников, а также условия их поощрения в качестве доплаты за труды или порицания в виде выговора и вычетов из заработной платы;
- должностная инструкция – в основе работы кадрового отдела каждого предприятия лежит свод прав и обязанностей, общих положений, задач, ответственности, квалификационных требований и взаимоотношений в условиях соблюдения субординации между различными уровнями штатных единиц на предприятии.
Обязательные документы
Любая зарегистрированная и действующая на законных основаниях фирма имеет перечень обязательных документов, которые должны фигурировать в рамках ее деятельности. Обязательными первичными документами являются следующие:
- договор – какой бы ни была сделка, данный документ является первоосновой в начинании взаимоотношений между двумя предпринимателями, между продавцом и покупателем, между спросом и предложением;
- выставленный счет – при принятии решения о купле-продаже товаров или предоставлении услуг сторона продающая выставляет стороне-покупателю счет на оплату как обязательное условие сделки;
- бланки строгой отчетности – не обходится в процессе соглашения без чеков, кассовых и товарных документов, относящихся к перечню обязательных;
- товарно-транспортная накладная – документ, в котором указывается грузополучатель, перевозчик, отправитель товара, сам товар в ассортименте его номенклатуры, количество отгруженной продукции, цена и сумма;
- акт приема-передачи выполненных работ или отгруженного товара.
Внутренние документы
Как уже говорилось ранее, работа любой компании подразумевает наличие внешней и внутренней документации. Основные первичные документы внутреннего предназначения – это перечень всех тех бланков, справок, ведомостей, приказов, инструкций, которые разрабатываются непосредственно внутри предприятия и распространяются лишь на функционирующий на нем персонал, не имея никакого законодательного влияния на выходящий за пределы данной компании социум.
Внешние документы
Под документацией внешнего предназначения подразумевается более высокий иерархический уровень подчинения, поскольку внешними документами считаются те, которые регулируются государством и его законодательной базой. Разработанные положения о ведении бухгалтерского учета, свод счетов бухгалтерской корреспонденции, стандарты бухгалтерской и финансовой отчетности – все это имеет нормативную подоплеку и регулируется законодательно-правовой основой государства.
Формы документов
Формы первичных документов многогранны по своему характеру предназначения, виду оформления и принадлежности. Законодательно разграничивают следующие основные их подразделения:
- формы учета кадров (приказы, распоряжения, графики, штатные режимы и расписания);
- формы учета оплаты труда и рабочего времени (табеля, лицевые счета, журналы, расчетно-платежные ведомости);
- формы учета капитального строительства (справки, журналы, акты);
- формы учета продукции (акты и журналы учета ТМЦ, весовые ведомости, партийные карты, отчеты о движении ТМЦ);
- формы учета денежных средств (журнал кассира, акты о переводах и наличных денежных средствах кассы);
- формы учета торговых операций (заказы, накладные, акты, спецификации, сертификаты качества);
- формы учета кассовых операций (авансовый отчет, ПКО, РКО, журнал их регистрации);
- формы учета результатов инвентаризации (инвентаризационные описи, акты, справки, журналы, ведомости).
Помимо вышеперечисленных существуют еще формы первичных документов по учету строительных машин и механизмов, автомобильного транспорта, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных предметов, сельхозпродукции и сырья.
Порядок оформления
Оформление первичных документов осуществляется в силу определенных требований, обязательных к выполнению. Например, записи в документации должны выполняться исключительно чернилами синего цвета, при этом оформлены они должны быть аккуратно и разборчиво. Также документ должен содержать ряд обязательных для каждого вида реквизитов и заверяться личной подписью руководителя, главбуха или уполномоченного лица, а также скрепляться печатью предприятия. Цифры в денежных документах должны отражаться еще и прописью, а там, где графа документа пустая – должен обязательно стоять прочерк во избежание последующего заполнения ложных цифр каким-либо недоброжелателем.
Хранение
Хранение первичных документов осуществляется непосредственно на предприятии. Либо можно воспользоваться услугами частного (или государственного) архива. Если при проверке налоговой инспекцией будет обнаружено отсутствие первичного документа, на предприятие накладывается штраф, размер которого определяется в зависимости от конкретного вида и количества утерянных документов. Согласно действующего законодательства РФ, первичка хранится на предприятии не менее пяти лет.
