В трудовой книжке отражается стаж работника и его трудовая деятельность. Документ находится на хранении в кадровой службе хозяйствующего субъекта и выдается на руки сотруднику при его увольнении. Не все люди одинаково собраны и ответственны. В результате может произойти потеря документов. В статье будет рассмотрено, как происходит восстановление трудовой книжки.
Понятие
Восстановление трудовой книжки работнику производится при ее порче или утере. В первом случае восстанавливается только та часть, в которой находятся поврежденные данные. К таким случаям относятся следующие:
- намокание книжки;
- ее обгорание;
- случайный разрыв.
Та информация, которую можно почерпнуть из поврежденной книжки, дублируется в новую.
Восстановление трудовой книжки при утере выполняется в такой последовательности:
- нужно освежить в памяти свою деятельность в различных хозяйствующих субъектах;
- пройти по экс-работодателям, у каждого из которых надо написать заявления с просьбой предоставления сведений об осуществлении деятельности в этом хозяйствующем субъекте, о повышениях и наградах, которые были отмечены в этой книжке;
- такой документ можно отправить по почте, если организация или ИП находятся на некотором расстоянии от места жительства бывшего сотрудника.
Восстановление трудовой книжки работодателем
Иногда виновником утраты этого документа является не работник, а его работодатель. В последнем случае восстановление должно производиться им самим. Он должен рассылать запросы по прежним местам работы сотрудника.
Если же работодатель не отдает книжку работнику или уничтожил ее, вопрос должен решаться через суд.
За каждый день задержки документа сотрудник может требовать компенсации в виде возмещения средней зарплаты, а также таковой по отношению к финансовым расходам и моральному ущербу из-за поиска документов для получения новой трудовой книжки.
Ликвидация хозяйствующего субъекта
С внедрением рыночных отношений многие организации и ИП стали ликвидироваться. Поэтому при попытке обращения в них, можно обнаружить, что писать заявление некому. В этом случае возможны три варианта действий:
- Сделать запрос в архив, в который сдаются документы при ликвидации хозяйствующего субъекта. Там имеются документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, однако не все организации и ИП сдают после ликвидации свои дела в архив, поэтому этот вариант может сработать не всегда.
- Можно провести восстановление трудовой книжки в Пенсионном фонде, в котором имеются сведения о месте работы и стаже определенного сотрудника. Фонд рассматривает поданное заявление через заказное письмо с уведомлением в течение 10 суток, после чего выдает справку, в которой указывается общий стаж, период и места работы заявителя, услуга предоставляется бесплатно, однако нужно учитывать, что персонифицированный учет в нашей стране этим органом осуществляется не так давно, поэтому если стаж значительный, то сведения о нем в ПФР будут неполными.
- Написать заявление в суд, который разошлет запросы в госорганы, уполномоченные в предоставлении необходимых данных, при этом желательно иметь свидетелей, которые могут подтвердить, что истец работал с ними или без них в конкретном хозяйствующем субъекте. Восстановление трудовой книжке в суде является наиболее трудным вариантом, к которому нужно прибегать, если по предыдущим вариантам этот процесс совершить невозможно.
Получение дубликата
При утере трудовой книжки или если она пришла в негодность, она заменяется дубликатом. В нем указывают все места работы, а также стаж в каждом из них.
При переносе записей те из них, которые были аннулированы, в дубликат не заносятся.
Его выдачу должен осуществлять последний работодатель. При этом ему нужно представить следующие документы:
- письменное заявление;
- документы от предыдущих работодателей.
В качестве последних могут выступать следующие:
- ведомости и лицевые счета на выдачу зарплаты;
- выписки и приказы (или их копии) о приеме и увольнении на соответствующую работу;
- справки, полученные в госархивах о работе у определенного работодателя в конкретный временной период;
- справки, полученные от предыдущих работодателей;
- трудовые контракты.
Копия трудовой книжки, которая не была заверена нотариально, не является основанием для выдачи повторного документа.
Внесение записей
В дубликат вносится следующая информация:
- на первом листе — сведения о работнике;
- информация о стаже до устройства сотрудника к работодателю, выполняющему выписку дубликата;
- сведения о наградах на последнем месте работы.
Восстановление записей в трудовой книжке производится в новый документ, который должен находиться в кадровой службе. На титульном листе в правом верхнем углу указывается слово «Дубликат». Эта запись может быть выполнена от руки или с помощью штампа.
Внесение сведений о местах работы
Дубликат оформляется таким же образом, как и обычная трудовая книжка. В третьей графе первая запись должна содержать данные о стаже до устройства к последнему работодателю. Число отработанных лет указывается безотносительно хозяйствующего субъекта и занимаемой должности.
Вписываются сведения об ИП или организации, у которых осуществлял трудовую деятельность сотрудник. Здесь указывается дата приема на работу и все должности, которые он у них занимал. При наличии внутрифирменного перевода эти сведения также переносятся в дубликат.
После этого вносится информация об увольнении из этого хозяйствующего субъекта. При этом указывается причина, дата, название и номер документа, послужившего основанием для увольнения.
После заполнения дубликата свои подписи ставит инспектор отдела кадров, которая заверяется печатью при ее наличии у работодателя, и работник.
Массовое восстановление
Оно может понадобиться в случае ЧС или несчастного случая, приведших к потере трудовых книжек всего коллектива или его части. В этом случае стаж сотрудников восстанавливается специальной комиссией. Она должна составить документ, в котором указывается:
- период работы сотрудников хозяйствующего субъекта по отношению к каждому из них;
- общий трудовой стаж;
- профессии и занимаемые должности.
Создает комиссию орган исполнительной власти. В ее состав включают работодателей и иных учреждений, которые имеют какое-либо отношение к рассматриваемому вопросу.
После получения работодателем от комиссии необходимых сведений работникам выдаются дубликаты трудовых книжек.
Написание заявления
Правилами ведения этих документов его форма не предусмотрена. Образец восстановления трудовой книжки будет рассмотрен на примере написания заявления.
В первом абзаце необходимо указать название последнего работодателя. Во втором приводится основание обращения к нему — приведение трудовой книжки в негодность, кража или утеря. При порче последней ее лучше приложить к этому заявлению. Хищение лучше подтвердить копией заявления, поданного в соответствующее отделение полиции.
В третьем абзаце работодателю нужно напомнить, что дубликат трудовой книжки изготавливается и выдается на руки в течение 15 дней после обращения.
Заявление лучше писать в двух экземплярах. Один из них отдается секретарю, а на другом делается отметка о приеме, в которой указывается дата. Если эту отметку отказываются проставлять, то заявление отправляется заказным письмом с уведомлением, при этом нужно сделать опись вложения. В этом случае 15-дневный срок начнется с момента вручения этого письма, о чем будет сделана соответствующая отметка в уведомлении.
В случае, если дубликат делается работодателем, с которым у сотрудника поддерживаются трудовые отношения в настоящее время, этот срок не действует. Документ выдается на руки при увольнении.
Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку?
Сведения, содержащиеся в этом документе, необходимы ПФР для расчета пенсии. Однако, все данные о стаже, занимаемой должности работодатель и так предоставляет в этот фонд. Таким образом, бумажный вариант трудовой книжки для ПФР в настоящее время не нужен, поэтому для него ее восстанавливать не обязательно.
Человеку есть смысл ее восстанавливать, если он хочет, чтобы новый работодатель видел его стаж и занимаемые должности, а также полученные награды. Если же он устраивается на работу, не имея этого документа из-за его утраты или порчи, то работодатель должен оформить новую трудовую книжку. Для этого потенциальный работник должен написать письменное заявление. Трудовая книжка, оформленная заново, не является дубликатом.
В заключение
Строго говоря, восстановления трудовой книжки не происходит. Вместо утерянного или испорченного документа выдается его дубликат. Его оформляет последний работодатель с суммарной записью стажа по всем другим работодателям, кроме него. При этом виновное в утрате или порче лицо должно самостоятельно собирать сведения о предыдущих местах работы. Для получения дубликата нужно написать соответствующее заявление последнему работодателю. Однако обязательности восстановления рассматриваемого документа на сегодняшний день нет. Каждый человек должен решить самостоятельно — нужно ему это или нет.
