Все документы после их исполнения должны быть сгруппированы в дела. Под термином «дело» в соответствии с ГОСТ 51141-98 следует понимать один документ или совокупность документов, которые относятся к определенному направлению деятельности организации и помещаются в папку под отдельную обложку. Для правильного формирования, хранения и учета дел в каждой организации должна ежегодно (с учетом изменений внешней и внутренней среды) составляться Номенклатура дел, благодаря которой обеспечивается быстрый поиск документов.
При формировании дел любого подразделения следует руководствоваться требованиями единой государственной системы делопроизводства. Основные положения изложены в ГОСТе 51141-98, документах главного архивного управления при правительстве РФ, методических указаниях архивных органов, перечнях документальных материалов. Необходимо обязательно соблюдать сроки хранения документов и дел. Если организация со сложной структурой и множеством функций, то в каждом подразделении и во всей организации применяются единые принципы систематизации документов, формирования и индексации дел. Поэтому Номенклатура дел отдела кадров, службы качества, любого другого структурного подразделения или самой организации должны формироваться с учетом требований нормативных документов.
На первом этапе нужно определить круг вопросов и категории документов, которые должна включать Номенклатура дел подразделения или организации. Здесь следует исходить из необходимости охватить весь объем документации как создаваемой, так и получаемой. При появлении в работе новых вопросов, не предусмотренных Номенклатурой, в нее нужно вносить дополнения. Форма номенклатуры дел должна позволять своевременно актуализировать ее. Поэтому при индексации дел следует предусмотреть возможность появления новых индексов и исключить смену ранее присвоенных индексов уже сформированных дел. Переходящие незаконченные дела переносятся в номенклатуру следующего года с сохранением первоначального номера.
Заголовок каждого дела должен быть четким и полностью раскрывающим состав дела и содержание документов, которые помещены в данную папку. На папке необходимо указывать индекс и срок хранения дела. Объединение дел осуществляется по номинальному признаку, например, Приказы, Протоколы, Распоряжения и прочее. Дела могут формироваться предметно, например, переписка с определенным корреспондентом, переписка о поставке сырья, переписка с корреспондентами, объединенными по территориальному признаку и так далее.
При группировке документов следует обращать внимание на сроки их хранения. Нельзя объединять в одно дело документы временного и постоянного хранения или с разным сроком хранения. Не допускается включать в дело черновики, не относящиеся к делу документы или варианты размноженных копий. При формировании дел необходимо проверять наличие в документе всех подписей, а также правильность его оформления.
Индексация дел и порядок их очередности должны производиться по степени важности. Первыми указываются наиболее важные документы (приказы, распоряжения или другие распорядительные документы). Номенклатура дел должна содержать индексы и заголовки дел, сроки и условия их хранения, очередность эвакуации. Номенклатура дел утверждается в установленном в организации порядке и согласовывается с должностным лицом Государственного архива региона. По окончании года в Номенклатуре оформляется итоговая запись с указанием количества дел, которые были заведены в отчетном году по каждой категории. Сдача дел постоянного хранения в архив или утилизация дел временного хранения (по истечению срока) проводится в установленном Инструкцией по делопроизводству данной организации порядке.
