Докладная записка: виды, правила составления и примеры документа

Докладная записка - распространенный внутренний документ в организациях, информирующий руководство о различных событиях, требующих оперативного решения. Чтобы такой документ имел юридическую силу и помогал принимать обоснованные кадровые и управленческие решения, важно грамотно его составить.

В этой статье мы разберем, какие бывают виды докладных записок, из каких частей они состоят, какие требования предъявляются к их оформлению. Также приведем примеры правильно составленных докладных на разные случаи.

Виды докладных записок

Докладные записки могут быть разных видов. Выделяют следующие основные виды докладных записок:

По направлению:

• внутренние - направляются внутри организации вышестоящему руководителю;
• внешние - направляются в другую организацию

По характеру информации:

• информационные - содержат информацию о ходе работы, выполнении поручений и т.д.;
• позитивные - содержат положительную информацию, например о перевыполнении плана, успехах в работе;
• негативные - содержат информацию о недостатках, нарушениях, невыполнении обязанностей.

По содержанию:

• информационные - содержат информацию об определенных событиях, фактах;
• инициативные - содержат предложения по улучшению работы;
• отчетные - содержат отчет о проделанной работе.

Таким образом, докладные записки могут существенно различаться по своему характеру и назначению. Это важно учитывать при их составлении.

Докладная записка используется для оперативной передачи информации между сотрудниками и руководством организации. Правильное оформление докладной записки позволяет обеспечить принятие необходимых мер по рассматриваемому вопросу.

Структура и содержание

Докладная записка имеет определенную структуру и должна содержать ряд обязательных элементов. К ним относятся:

1. Реквизиты документа - наименование организации, дата, регистрационный номер.
2. Адресат - должность, фамилия, инициалы лица, которому направляется докладная записка.
3. Заголовок к тексту - слова «Докладная записка».
4. Текст докладной записки, в котором излагается суть вопроса.
5. Подпись составителя документа.

Текст докладной записки должен быть лаконичным и включать следующие основные элементы:

1. фамилия, имя, отчество лица, о котором сообщается в докладной записке;
2. описание ситуации или события;
3. обстоятельства, при которых произошло описанное событие;
4. ссылки на прилагаемые доказательства, если таковые имеются.

Также в тексте докладной записки может содержаться:

1. оценка сложившейся ситуации;
2. выводы составителя;
3. предложения о мерах, которые необходимо принять.

Таким образом, докладная записка имеет четкую структуру и обязательные элементы содержания, которые позволяют максимально полно изложить суть вопроса для принятия решения руководством.

Требования к оформлению

Докладная записка должна оформляться с соблюдением следующих требований:

1. Используется лист бумаги формата А4, горизонтальное расположение листа.
2. Шрифт - Times New Roman, кегль 12-14 пунктов.
3. Межстрочный интервал - 1,5.
4. Поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.
5. Абзацный отступ - 1,25 см.
6. Выравнивание текста - по ширине листа.

Реквизиты докладной записки располагаются в следующем порядке:

1. Наименование организации.
2. Дата документа.
3. Регистрационный номер документа.
4. Заголовок к тексту.
5. Текст документа.
6. Подпись.

Дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 05 мая 2021 г.

Регистрационный номер присваивается документу при его регистрации в журнале.

Заголовок к тексту оформляется отдельной строкой и выделяется полужирным шрифтом.

Подпись располагается ниже текста докладной записки без отступа и включает:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Таким образом, при оформлении докладной записки следует учитывать требования к размеру полей, шрифту, абзацному отступу, расположению реквизитов, чтобы документ имел аккуратный и профессиональный вид.

Правила составления

При составлении докладной записки рекомендуется придерживаться следующих основных правил:

1. Излагать информацию кратко и по существу, без воды и лишних подробностей.
2. Указывать конкретные факты с описанием обстоятельств, при которых они произошли, дат и фамилий участников.
3. При возможности приводить доказательства описываемых фактов (акты, объяснительные и т.п.).
4. Не выражать в записке своего субъективного мнения и оценочных суждений.
5. Не преувеличивать и не приукрашивать факты.
6. Не делать предположений о причинах произошедшего.
7. Четко формулировать суть вопроса, по которому требуется решение.
8. Обозначить просьбу о принятии конкретных мер для решения вопроса.

Докладная записка должна быть написана грамотным официально-деловым стилем речи без использования образных выражений и эмоциональной лексики.

Не принято писать докладные записки от первого лица единственного числа («я считаю», «по моему мнению»). Следует использовать неопределенно-личные предложения («представляется целесообразным», «имеются факты»).

Докладная записка должна быть написана разборчивым почерком (при рукописном варианте) и не содержать помарок или исправлений.

Подпись составителя обязательна, так как документ не будет иметь юридической силы без подписи конкретного лица.

Регистрация докладной записки в журнале обеспечивает контроль за ее исполнением и возможность при необходимости найти документ.

Таким образом, соблюдение основных правил при составлении докладной записки позволяет обеспечить полноту изложения вопроса, придать документу необходимую достоверность и юридическую силу.

Примеры докладных записок

Докладные записки могут содержать различную информацию о событиях в организации. Рассмотрим несколько примеров.

1. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины сотрудником. В ней указывается, кто из сотрудников нарушил дисциплину, в чем именно заключалось нарушение, а также предлагаются меры наказания.
2. Докладная записка о перевыполнении плана. Такая записка пишется в случае, если сотрудник или подразделение значительно перевыполнило плановые показатели. В записке предлагается поощрить отличившихся сотрудников.
3. Информационная докладная записка. Она может содержать сведения о выполнении какого-либо этапа работ, предложение новых идей или методов работы, отчет о завершении проекта.

Каждая докладная записка должна четко и лаконично излагать суть произошедшего события, а также содержать конкретные предложения по дальнейшим действиям.

Таким образом, виды докладных записок могут различаться в зависимости от сути описываемого в ней события и цели ее написания.