Авансовый отчет - это важный первичный документ, который подтверждает целевое использование денежных средств в организации. На крупных предприятиях многие сотрудники ежедневно выезжают в командировки для решения производственных вопросов.
Перед поездкой каждый работник получает командировочные выплаты. Вернувшись, каждый из них обязан отчитаться за целевое расходование денег своей фирмы. В статье мы подробно разберем все аспекты и требования к заполнению авансовых отчетов в 2024 году.
Нормативное регулирование авансовых отчетов
Авансовый отчет определяется в нормативных документах как
отчет работника об использовании аванса для выполнения определенного служебного поручения.
Основные нормативные акты, регулирующие порядок заполнения авансовых отчетов:
- Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 No 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации НоАО-1 "Авансовый отчет"
- Указание Банка России от 11.03.2014 No 3210-У "О порядке ведения кассовых операций"
- Письмо Банка России от 02.10.2014 No 149-Т "Об отдельных вопросах, связанных с применением Указания Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У"
В 2024 году произошли изменения в части сроков и порядка выдачи денежных средств под отчет. Так, организация теперь самостоятельно устанавливает срок для отчета подотчетного лица, отменено требование отчитаться за ранее выданные суммы до получения нового аванса.
Порядок получения денежных средств под отчет
Получать деньги под отчет могут штатные сотрудники организации, а также внештатные сотрудники и лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Для этого должен быть издан приказ с перечнем таких лиц.
Денежные средства можно получить:
- В кассе организации по расходному кассовому ордеру
- Путем безналичного перечисления на банковскую карту сотрудника (в том числе на зарплатную)
При безналичном перечислении в назначении платежа необходимо указать, что эти средства являются подотчетными.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Для заполнения авансового отчета чаще всего используется унифицированная форма НоАО-1. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере.
- Указать наименование организации, ФИО и должность подотчетного лица
- Заполнить табличную часть на лицевой стороне: сумма полученных и израсходованных средств, остаток или перерасход
- На оборотной стороне перечислить все прилагаемые подтверждающие документы по расходам
- Подписать заполненный отчет
| Подотчетное лицо заполняет | Бухгалтер заполняет |
| - Левая часть лицевой стороны - Левая часть оборотной стороны | - Правая часть на обеих сторонах- Счета бухучета- Остальные реквизиты |
Особое внимание стоит уделить правильному заполнению подтверждающих документов по расходам.
Перечень документов, подтверждающих расходы
К авансовому отчету необходимо приложить первичные документы, подтверждающие фактически произведенные расходы на сумму полученного аванса. К таким документам относятся:
- Кассовые чеки
- Товарные чеки
- Товарные накладные
- Акты выполненных работ
- Счета и счета-фактуры
Все подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Например, на кассовых чеках должны быть указаны реквизиты продавца, ИНН, номер кассового аппарата.
Сдача авансового отчета в бухгалтерию
Заполненный авансовый отчет со всеми приложениями сдается подотчетным лицом в бухгалтерию. Срок сдачи отчета компания устанавливает самостоятельно в своих внутренних документах.
После сдачи отчета бухгалтер в течение 5 рабочих дней должен его проверить и утвердить. Проверяется полнота заполнения реквизитов и приложенных документов. Также проверяется целевое использование полученных средств.
Ответственность за нарушение правил заполнения авансовых отчетов
За нарушение порядка работы с подотчетными суммами и авансовыми отчетами предусмотрена административная и налоговая ответственность:
- Штраф до 20 тыс. руб. за отсутствие первичных документов
- Штрафы и пени за неуплату НДФЛ и страховых взносов
Как исправить ошибки в авансовом отчете
Чтобы исправить ошибку в уже заполненном авансовом отчете, необходимо:
- Зачеркнуть ошибочную запись одной чертой
- Рядом написать верные данные
- Поставить подписи ответственных лиц рядом с исправлением
Если авансовый отчет был утерян, то составляется новый отчет и указывается причина повторного оформления.
Хранение авансовых отчетов
Согласно законодательству, авансовые отчеты должны храниться в бухгалтерии организации в течение 5 лет. Обычно авансовые отчеты хранятся в хронологическом порядке либо сгруппированные по месяцам и кварталам.
Автоматизация работы с авансовыми отчетами
Для оптимизации работы с подотчетными суммами и авансовыми отчетами рекомендуется использовать специальные программы.
Преимущества автоматизации:
- Снижение трудозатрат на заполнение отчетов
- Минимизация ошибок при ручном заполнении
- Быстрый поиск необходимых отчетов
- Автоматическое напоминание о несданных отчетах
Программы для автоматизации учета подотчетных сумм
Для автоматизации процесса работы с авансовыми отчетами можно использовать как универсальные бухгалтерские системы, так и специализированные решения:
- 1С:Бухгалтерия
- 1С:Зарплата и управление персоналом
- Мое дело
- Инфопредприятие
Пошаговая инструкция автоматизации в 1С:Бухгалтерии
Рассмотрим этапы настройки автоматизированного учета подотчетных сумм в программе 1С:Бухгалтерия 8.3:
- Создать справочник "Подотчетные лица"
- Настроить документ "Заявление на выдачу денег под отчет"
- Настроить документ "Авансовый отчет"
- Настроить печатные формы документов
После выполнения этих настроек ввод и обработка авансовых отчетов будет автоматизирована.
Выбор решения для автоматизации учета подотчетных сумм
При выборе решения необходимо учитывать масштаб бизнеса, количество подотчетных лиц, объемы выдаваемых под отчет сумм. Для небольших компаний достаточно возможностей 1С, крупным компаниям имеет смысл рассмотреть специализированные системы.
Интеграция учета подотчетных сумм с другими системами
Для повышения эффективности учета авансовых отчетов имеет смысл интегрировать это решение с другими информационными системами, используемыми в компании.
Возможные варианты интеграции:
- С системой электронного документооборота
- С корпоративным порталом и личными кабинетами сотрудников
- С системой управления проектами
Это позволит ускорить сбор и обработку первичных документов по подотчетным тратам, сделать процесс более прозрачным и удобным для конечных пользователей.
Облачные решения для учета подотчетных сумм
Помимо традиционных локальных установок программ, сейчас активно развивается направление облачных онлайн-сервисов для ведения бухгалтерии и учета подотчетных сумм, в частности:
- Онлайн-версия 1С
- Сервис Мое дело
- Бухгалтерия.онлайн
Облачные решения удобны для удаленной работы сотрудников и доступа к актуальной информации в режиме реального времени из любой точки.
Безопасность и надежность хранения данных авансовых отчетов
При автоматизации обработки авансовых отчетов важно обеспечить безопасность и надежность хранения данных. Для этого рекомендуется предусмотреть:
- Разграничение прав доступа разных пользователей
- Ежедневное резервное копирование
- Использование лицензионного антивирусного ПО
Анализ данных авансовых отчетов
Накопленные данные по авансовым отчетам можно проанализировать, чтобы выявить проблемные участки и оптимизировать этот процесс. Например, можно проанализировать:
- Сотрудников, чаще других запрашивающих деньги под отчет
- Средние суммы авансов
- Просроченные отчеты
