Владельцам офисных зданий нередко приходится распутывать целый клубок хозяйственных и административных проблем – ведь каждый наниматель желает работать в чистом, качественно отремонтированном современном офисе с отличными коммуникациями, отоплением и дизайном. Обслуживание зданий может происходить силами самого владельца офисного помещения или через договор по оказанию подобных услуг, подписанный со сторонней компанией. В отдельных случаях ремонт и обслуживание зданий, находящихся в аренде, находятся в ведении съемщиков. Если договоренность была именно таковой, то подобный пункт обязательно должен был отражен в договоре аренды.
Что такое комплексное обслуживание
Уход за огромными помещениями требует неустанного внимания к различным мелочам и постоянной работой над тем, чтобы арендаторы чувствовали себя комфортно и спокойно.
Комплексное обслуживание зданий - это пакет услуг по уборке, ремонту, сервису и обслуживанию коммуникационных сетей. Иногда сюда входят услуги call-центра, оплата работа администратора на ресепшене, другие услуги.
Кто занимается комплексным обслуживанием
Договора по обслуживанию заключаются с клининговыми компаниями, индивидуальными предпринимателями или аутсорсинговыми компаниями. Удобно, когда комплексное обслуживание зданий ведется одним предприятием – в таком случае не будет взаимных обвинений и перекладывания ответственности за невыполненную работу, ведь весь пакет услуг должна выполнять одна организация.
Базовые услуги организации
Стандартный договор включает в себя следующие услуги, обязательные к выполнению сторонней организацией.
- Техобслуживание зданий (курирование инженерных коммуникаций, поддержка исправного состояния частей здания и текущих режимов работ существующих инженерных систем, необходимые процедуры по регулировке оборудования).
- Профилактические и плановые мероприятия (проведение осмотров, сезонные и внеочередные предупредительные работы).
- Проведение косметических ремонтных работ.
- Хозяйственное и техническое обслуживание зданий.
- Услуги клининга, уход за прилегающей территорией.
- Озеленение и сервис парковочных мест и другое.
Обычно администрация рассматривает несколько заявок от сторонних фирм, которые желали бы осуществлять обслуживание зданий. Для участия в тендере фирма должна предоставить:
- уставные документы;
- разрешения на оказание услуг подобного рода;
- аттестация работников компании – наличие необходимых разрешений (например, рабочий по обслуживанию зданий имеет допуск к обслуживанию электросетей);
- спецификацию услуг с указанием стоимости каждого пункта.
По результатам рассмотрения заявок администрация здания выбирает компанию, предложившую оптимальное соотношение параметров цена-качество, и заключает с ней договор по оказанию услуг.
Типовой договор на обслуживание строений
Договор на обслуживание зданий заключается для оптимизации работы фирмы-заказчика по основному виду деятельности.
Смысл заключаемого договора на техническое обслуживание состоит в передаче сторонней компании функций по техобслуживанию имеющегося оборудования,наладка новых машин и механизмов, по ремонту зданий и сооружений предприятия заказчика.
Договор подразумевает:
1. Представленный план ремонтных работ по обслуживанию основных средств компании-заказчика.
2. Техническое обслуживание зданий и сооружений и имеющегося оборудования предприятия.
3. Внедрение систем и технологий, позволяющих проводить полное обслуживание зданий и сооружений, обеспечивать своевременный ремонт оборудования, направлять усилия на улучшение эксплуатации имеющихся машин и механизмов.
4. Выполнение ремонта в отведенные договором сроки, корректировку стоимости ремонта при соблюдении высоких стандартов ремонтных работ.
5. Совершенствование ремонтного производства, эффективное использование новых технологий для обслуживания компании-заказчика.
6. Учет первичных документов и составление отчетности о ремонтно-производственной деятельности, работу по аттестации, которую проходит каждый рабочий по обслуживанию зданий.
7. Проведение работ по планированию технического развития производства и модернизации оборудования, расследованию причин повышенного износа, аварий оборудования и производственного травматизма.
Порядок приема выполненных работ
Техническое сопровождение процесса оказания услуг контролируется с помощью отчетов, регулярно предоставляемых в конце отчетного периода. По итогу работы составляется акт об оказании выполненных услуг, который является подтверждением выполненной работы. Если администрация офиса согласна с актом, документ подписывается и проводится по бухгалтерскому учету, а фирме-поставщику услуг перечисляются деньги.
Отдельными пунктами в данном договоре должны быть:
- обязательное определение ответственности за несвоевременные или некачественные услуги;
- за страхование работников от несчастных случаев;
- за компенсацию ущерба третьим лицам.
Договор должен был понят и согласован обеими сторонами сделки.
Отдел приема заявок
Для согласованной работы нового оператора услуг предприятие организовывает специальный отдел. Обычно он называется диспетчерской службой по приему претензий и заявок. Она же осуществляет обратную связь между бригадами, выполнившими данную работу, и съемщиками. Если здание небольшое, такая функция может быть возложена на администратора или специалиста, ведущего прием посетителей.
Разумеется, любой владелец офисного помещения вправе сам нанимать персонал для уборки и обслуживания здания. Но качественное оказание комплексных услуг возможно лишь специализированной фирмой. Заключая договор, владельцы офисных высоток освобождаются от ответственности за контроль состояния помещений и могут не беспокоиться о комфорте и безопасности для своих арендаторов.
