Общие правила проведения инвентаризации предусматривают создание на предприятии или в организации постоянно действующей комиссии, задачей которой является периодическое проведение переписи имущества. В случаях, когда в организации существует ревизионная комиссия и при достаточно малых объемах производства, инвентаризацию допустимо оставлять в ведении ревизионной группы. Если же существует большой объем работ для проведения инвентаризации финансовых обязательств и имущества, то создание рабочих инвентаризационных комиссий является обязательным.
В состав комиссии включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии, аудиторов, специалистов (экономистов, инженеров, техников и т. д.). Правила проведения инвентаризации требуют присутствия при процедуре всех членов комиссии, поскольку в противном случае ее итоги будут признаны недействительными.
Основные этапы проведения инвентаризации включают в себя подготовительный, этап проверки и итогово-аналитический этап. Первый этап сопровождается приказами о назначении постоянной и рабочей инвентаризационной комиссии, приказом о проведении инвентаризации, расписками материально ответственных сотрудников. Второй – актами обмеров и расчетами; актами инвентаризации; инвентаризационными описями. Третий - сверочными ведомостями; сводным актом, актом контрольной проверки ценностей; книгой регистрации контрольных проверок.
Перед началом инвентаризации нужно получить все недавние приходные и расходные документы, свидетельствующие о движении материальных ценностей. Председатель комиссии должен завизировать их и сделать отметку «До инвентаризации», что служит основанием для выявления остатков имущества на дату начала проведения процедуры.
Материально ответственные подписывают расписки о том, что на начало мероприятия все документы на материальные ценности сданы в бухгалтерию, ценности оприходованы, а те, которые выбыли из обращения – списаны в расход.
Комиссия должна обеспечить точность и полноту проверки всех данных об остатках основных средств, финансовых обязательств, товаров, запасов.
Правила проведения инвентаризации требуют, чтобы руководитель предприятия создал условия для осуществления проверки в установленные сроки (обеспечил людьми для перевешивания грузов, перемещения ценностей, необходимой техникой, приборами, тарой и т.д.). Проверка фактического наличия проверяемых материальных ценностей должна проводится при обязательном присутствии ответственных за него лиц.
Сроки проведения инвентаризации назначаются руководителем предприятия, за исключением тех случаев, когда она является обязательной (накануне подготовки годовой отчетности, перед передачей имущества в аренду, при смене материально ответственных, выявлении факта хищения и т.д.).
Правила проведения инвентаризации требуют, чтобы при проведении проверки, если она проходит более чем за один день, при уходе комиссии все помещения, в которых хранятся ценности, были опечатаны. Документы должны храниться в закрытых шкафах, сейфах.
Если при проверке обнаруживаются инвентаризации ошибки, о них нужно сразу же заявлять председателю. Комиссия должна проверять обнаруженные факты, в случае их подтверждения, устранять ошибки в порядке, установленном законодательством.
После окончания инвентаризации могут также в рабочем порядке проводиться контрольные акты проверок ее правильности. В периоды между обязательными проверками на предприятиях с большим количеством ценностей и средств могут проводиться выборочные проверки по распоряжению руководителя. Такие проверки называются межинвентаризационными.
