Секретарь играет важную роль в офисе любой организации. От того, насколько качественно он выполняет свои обязанности, зависит бесперебойная работа всей компании.
Основные функции секретаря
К основным функциям секретаря относятся:
- организационно-техническое обеспечение работы руководителя и офиса;
- ведение делопроизводства;
- прием и обработка входящей корреспонденции;
- организация коммуникации руководителя;
- подготовка и обеспечение совещаний;
Рассмотрим подробнее каждую из этих обязанностей.
Организационно-техническое обеспечение работы руководителя и офиса
Это одна из ключевых обязанностей секретаря. В ее рамках секретарь выполняет такие задачи:
- Планирует рабочий день и неделю руководителя, ведет его личный календарь, график встреч и совещаний.
- Готовит и передает руководителю необходимые для работы документы, материалы, сведения.
- Обеспечивает руководителя канцелярскими принадлежностями, оргтехникой, средствами коммуникации.
- Контролирует сроки исполнения поручений руководителя.
- Организует и обеспечивает сохранность документации.
Ведение делопроизводства
Важнейшим направлением в работе секретаря является делопроизводство. Секретарь должен вести как традиционное бумажное делопроизводство, так и электронный документооборот с использованием специализированных программ.
Основные задачи по делопроизводству:
- регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
- разработка и ведение номенклатуры дел;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой;
- обеспечение сохранности документации;
- подготовка и передача дел в архив в установленные сроки.
Прием и обработка документов
Важным аспектом работы секретаря является грамотный прием, регистрация, обработка и передача различных документов:
- Заявления и обращения посетителей
- Входящие письма и документы от контрагентов
- Внутренняя документация от сотрудников и подразделений
При этом секретарь должен четко знать и соблюдать регламенты приема, регистрации и обработки всех видов документов в компании.
Организация коммуникации руководителя
Эффективная коммуникация руководителя - всего предприятия. Секретарь играет ключевую роль в налаживании коммуникационных связей:
- Организует телефонные переговоры руководителя с подчиненными, партнерами, клиентами
- Принимает и передает факсы, электронные письма
- Ведет записи разговоров и передает информацию руководителю
- Готовит и рассылает деловую корреспонденцию по указанию руководителя
- Информирует руководителя об ответах на отправленные письма и документы
Также в обязанности секретаря входит поддержание коммуникации руководителя и подчиненных. Для этого секретарь:
- Доводит распоряжения и поручения руководителя до сведения исполнителей
- Контролирует своевременное информирование руководителя о ходе выполнения его указаний подчиненными
- Оповещает сотрудников и руководителей подразделений о проведении совещаний, информирует об их итогах и решениях
Подготовка и обеспечение совещаний
Проведение совещаний - неотъемлемая часть работы любой компании. Задача секретаря - организовать этот процесс так, чтобы он прошел максимально продуктивно и результативно.
В обязанности секретаря входит:
- Планирование проведения совещаний в соответствии с графиком руководителя
- Информирование участников о дате, времени и повестке предстоящих совещаний
- Подготовка необходимых для совещания материалов и документов
- Обеспечение наличия канцелярских принадлежностей и оргтехники
- Ведение и оформление протоколов совещаний
Взаимодействие с посетителями организации
Рабочее место секретаря часто располагается в зоне ресепшн. Поэтому важнейшей обязанностью секретаря является грамотное взаимодействие с посетителями организации.
При работе с посетителями секретарь должен:
- Приветствовать посетителей и выяснять цель их визита
- Информировать о порядке приема и ожидания руководителей
- Ориентировать посетителей в помещениях организации
- Принимать заявления, предложения и обращения граждан
Организация командировок
Секретарь также может заниматься организационным сопровождением командировок руководителей и сотрудников компании. Это включает:
- Бронирование билетов, гостиниц, транспорта
- Оформление командировочных удостоверений
- Подготовку необходимых для поездки документов
- Инструктаж относительно особенностей пребывания в той или иной стране, городе
Взаимодействие секретаря с другими подразделениями
Эффективность работы секретаря во многом зависит от его взаимодействия с другими подразделениями и сотрудниками компании. Секретарь должен поддерживать коммуникационные связи:
- С кадровой службой - для получения информации о сотрудниках, их контактах, графиках отпусков
- С бухгалтерией - для контроля финансовых документов, отчетов, счетов на оплату
- С юридическим отделом - для согласования договоров, претензий, исковых заявлений
- С IT-службой - для обеспечения работоспособности оргтехники и доступа к информационным ресурсам
- С курьерской службой и экспедицией - для передачи корреспонденции
Требования к личностным качествам секретаря
Работа секретаря требует наличия определенных личностных качеств и навыков:
- Стрессоустойчивость и способность работать в режиме многозадачности
- Исполнительность, ответственность, пунктуальность
- Коммуникабельность и грамотная устная и письменная речь
- Умение планировать и рационально использовать рабочее время
Также важное значение имеет внешний вид секретаря - аккуратность, деловой стиль одежды.
Перспективы карьерного роста секретаря
Профессия секретаря дает определенные возможности для карьерного роста при условии приобретения дополнительных знаний и навыков. Варианты роста:
- Старший секретарь
- Руководитель секретариата
- Административный помощник
- Офис-менеджер
