Электронная почта, благодаря большому количеству преимуществ по сравнению с бумажными письмами, давно стала одним из основных видов общения. Однако, как и многие другие технологические новинки, такой тип коммуникации имеет свои правила. Несмотря на то что общение через интернет-почту стало неотъемлемой частью многих сфер жизни, большинство пользователей не смогут ответить на вопрос о том, что собой представляют компоненты электронного письма.
Структура электронного письма с точки зрения пользователя
Электронные сообщения одновременно и похожи, и сильно отличаются от привычных старшему поколению бумажных писем. Но независимо от почтового сервиса, структура имейла всегда однотипная. Перечислим компоненты электронного письма, кратко охарактеризовав каждый из них:
- Поле "Кому". В данном поле указывается адрес получателя. Если адресатов несколько, разделяйте их точкой с запятой.
- Поле "Тема письма". Во многих почтовых сервисах оно считается обязательным для заполнения. Да и пользователям будет проще найти письмо, если в нем будет корректно указана тема.
- Тело письма. В теле письма располагается основной текст.
Скрытые компоненты электронного письма
Мы рассмотрели видимую структуру письма. Но помимо заметных невооруженным глазом элементов, к компонентам электронного письма также можно отнести и следующие поля:
- от кого (данное поле заполняется автоматически);
- копия (помимо основного адресата, копия письма высылается еще кому-то);
- скрытая копия (используется в случае, если копию письма нужно отправить, не ставя в известность об этом основного адресата);
- вложения.
Компоненты электронного письма с технической точки зрения
С технической же точки зрения, любое электронное письмо включает в себя еще и следующие составляющие:
- Заголовки, или, как их еще называют, конверты SMTP-протокола. Эти заголовки могут входить в состав тела письма, а могут быть не включены в него. То есть возможна ситуация, когда почтовый сервер имеет больше информации, чем указано в теле сообщения. Заголовок содержит в себе адреса отправителя, получателей и адрес отправляющего узла.
- Само сообщение, которое на языке SMTP-протоколов называется Data. Оно, в свою очередь, подразделяется на:
- заголовок письма - по аналогии с бумажной почтой в нем содержатся данные о почтовых серверах, которые прошло письмо, и некоторая другая информацию;
- тело письма - непосредственно текст письма.
Структура E-mail для деловой переписки
Если до сих пор речь шла о структуре имейла с технической точки зрения, то теперь рассмотрим элементы корректно составленного электронного сообщения для деловой переписки, ведь каждая уважающая себя компания старается соответствовать общепринятым нормам коммуникаций.
Хотя существует большое количество разнообразных классификаций электронных сообщений, по структуре оформления они делятся на две группы. Первая группа - письма-коммуникации, они используются в ходе работы. Вторая - письма-договоренности: сообщения, в которых подводится итог встречи, обозначаются сроки выполнения работ и прочие важные аспекты для пояснения действий, требующихся от каждой из сторон.
Перечислим компоненты электронного письма каждого типа отдельно.
Письмо-коммуникация
В его структуру обязательно должны входить:
- Тема письма. В данном поле лучше всего указать, чего именно вы ожидаете от принимающей стороны, например согласования времени встречи, списка вопросов для рассмотрения и так далее.
- Приветствие. Даже если письмо планируется отправить нескольким людям, этика делового общения предполагает обязательное приветствие адресатов.
- Содержание сообщения. Собственно текст имейла, в котором как можно более конкретно описывается просьба.
- Корпоративная подпись. Пункт, о котором многие забывают. Правильно составленный шаблон подписи включает в себя Ф. И. О. и должность автора, его контактные данные (номер телефона, ссылки на сайт компании, электронная почта и т. д.). Подпись может разниться в зависимости от правил и норм, принятых в организации.
- Поля "Кому" и "Копия". Они указаны последними не случайно - заполнив их в последнюю очередь, вы исключите возможность отправки недописанного или невыверенного сообщения.
Письмо-договоренность
Как уже было сказано выше, этот вид электронных сообщений используется для подведения итогов встречи, обозначения плана мероприятий с каждой стороны и фиксации сроков исполнения. Такие письма являются своеобразным "протоколом" встреч и позволяют удобно структурировать информацию. Письмо такого типа строится по плану:
- Приветствие. Если количество участников встречи, итоги которой подводятся в письме, было небольшим, можно перечислить всех по именам либо использовать обобщенный тип приветствия.
- Повтор цели встречи, итоги которой подводятся в письме.
- Список вопросов, которые обсуждались во время собрания. По каждому вопросу указываются принятые договоренности, решения и сроки исполнения.
- Список вопросов, которые не требуют срочного решения, но упускать их из виду нельзя.
- Уточнение мнения участников встречи - все ли учтено?
- Подпись по шаблону.
