Инструменты автоматизации малого бизнеса позволяют сделать рабочий процесс более эффективным. Обработка информации с применением специальных машин и алгоритмов – это хороший способ оптимизации каждого нового рабочего дня. Отзывы о программах автоматизации малого бизнеса наглядно демонстрируют, что их применение позволяет упростить труд многих работников. В фирмах, применяющих продвинутые подходы к рабочему процессу, ручные формы почти полностью устранены, что приводит к улучшению качества трудовой деятельности.
Надо ли мне это?
Суть автоматизации малого бизнеса в снижении числа необходимых операций. Любая компания в процессе работы генерирует огромные объемы информации, которые необходимо обрабатывать, хранить и анализировать. Используя способы и интрументы автоматизации малого бизнеса, можно снизить вероятность возникновения ошибок в рабочем процессе, а также сделать труд более производительным в разрезе каждого отдельно взятого человека.
Первое, на что влияет внедрение новых методологий, – длительность и сложность обработки официальной документации. Человеческий фактор, провоцирующий при такой работе многочисленные ошибки, минимизируется. Автоматизация малого бизнеса позволяет сделать компанию более рентабельной, современной, успешной. Многие современные эксперты сходятся во мнении, что такие мероприятия по улучшению качества работы компании незаменимы, и должны реализовываться в обязательном порядке. Автоматизация малого бизнеса в интересах как владельца компании, так и работников, чьи задачи будут упрощены.
Проблематика вопроса
В настоящее время есть определённые сложности, сопряженные с рассматриваемым вопросом. В частности рабочий процесс предполагает учитывать особенности исключительно объемного потока данных. Даже относительно небольшая компания в процессе работы генерирует много информации, а центр автоматизации малого бизнеса должен обрабатывать все эти сведения, не делая исключений. Иначе теряется основная идея применения программных решений.
Рынок переполнен многочисленным проектами, позволяющими при внедрении их в компании оптимизировать рабочий процесс. Например, в Новосибирске автоматизация малого бизнеса представлена несколькими конкурирующими предприятиями, которые предлагают продукты для бухгалтерии. Конечно, это хорошо. Потому что каждый соперник заинтересован в создании лучшего, чем у других, продукта, но даже такая насыщенность рынка не дает универсального ответа на все вопросы. Преимущественно программы автоматизации малого бизнеса довольно узкоспециализированные, и для полного оформления всех процессов внутри компании необходимо применять сразу несколько продуктов. А это неудобно и низкоэффективно.
Многочисленные вопросы и не менее многочисленные ответы
Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия предполагает решение многочисленных задач. Актуальность их меняется в зависимости от области работы организации, особенностей наиболее современных рыночных процессов. В частности, в настоящее время на первое место выходят проблемы документооборота. Необходимо отладить систему документирования взаимоотношений как с клиентами, так и с партнерами. На первый взгляд кажется, что это довольно простая задача, но в реальности она связана с двумя крупными сложностями: документы не всегда совместимы, а их содержимое необходимо защищать от постороннего взгляда.
Разные современные предприятия предлагают заинтересованным клиентам разные варианты решения этой проблемы. Как видно из отзывов сотрудников, центры автоматизации малого бизнеса в Новосибирске (их услуги довольно востребованы в настоящее время), к примеру, продвигают пусть и хорошие возможности, но нельзя сказать, что это самые передовые предложения рынка. В общем случае считается, что наиболее продвинутые программы представлены разработчиками из столичного региона, но и тут все не так очевидно.
ERP-системы: зачем это нужно?
В большинстве современных организаций, ставящих перед собой задачу внедрения форм автоматизации бухгалтерского учета в малом бизнесе, такие меры обусловлены отрицательными факторами, провоцирующими потери внутри организации. Это жизненные обстоятельства, в том числе необходимость поддерживать данные актуальными, что нередко сложно, если пользоваться устаревшими инструментами ведения дел.
Также эффективная автоматизация помогает решить проблему внутренних преступлений и потерь, несовпадения информации. Используя программные комплексы, можно упростить формирование отчетности, необходимой для корректного функционирования организации в современных реалиях.
Не менее часто системы автоматизации малого бизнеса (торговля промышленными товарами и другие области специализации) внедряются под воздействием внешних факторов. Рынок активно развивается, что приводит к увеличению объемов сделок, нарастанию количества рабочих процессов, скорости, с которой нужно их проводить. Конкуренция на рынке вынуждает сокращать издержки. В такой сложной ситуации допущение ошибок становится непозволительной роскошью. Предотвратить их помогут программы автоматизации малого бизнеса, если научить персонал ими правильно пользоваться.
Развитие требует усилий
Не так давно участники рыночных отношений в нашей стране могли рассчитывать на довольно легкое продвижение к успеху. Но в настоящее время соперничество во всех отраслях настолько существенное, что делать шаги вперед крайне сложно. При приросте соперничества рентабельность многих организаций существенно уменьшается. Многие проводят параллели с концом девяностых годов, когда кризисная эпоха вынудила массово применять программы для упрощения, улучшения рабочего процесса. Тогда же были заложены основы многих центров автоматизации малого бизнеса. Новосибирск, Москва, Санкт-Петербург – города, где и по сей день представляют свои продукты фирмы, чьи руководители именно в то сложное время поняли всю перспективность этой области.
В настоящее время автоматизация необходима любой современной компании, заинтересованной в оптимизации рабочего процесса. Наиболее актуальными являются вопросы улучшения решения задач по управлению организациями. Предприниматели, прибегая к возможностям реальной автоматизации малого бизнеса, рассчитывают тем самым повысить эффективность рабочего процесса компании или хотя бы сохранить текущие уровни.
Успех требует знаний
Чтобы компания уверенно шла к успеху, ее должен возглавлять умелый руководитель, способный сориентироваться даже в сложной ситуации. С одной стороны, сделать это, не имея в своем распоряжении точной учетной системы, довольно сложно, но одновременно с этим нужно понимать, что реальная автоматизация малого бизнеса не решит все проблемы. Программа не будет сама задавать курс развития компании. Внедрение такой системы позволяет наладить связь между отделами организации, сделать качественным, официальным процесс обмена данными, что и приводит к росту спроса на такие продукты. В то же время многое зависит и от профессионализма руководителя и принятых на работу сотрудников. Как бы ни была хороша учетная система, она выступает лишь в качестве вспомогательного инструмента.
Применение на практике эффективной автоматизированной учетной системы помогает сделать работу компании более прозрачной, что упрощает выживание на рынке и предупреждает злоупотребления полномочиями. Многие фирмы начинают как компания друзей, вместе идущих к успеху. Но взаимодействие с деньгами вносит свои коррективы в ситуацию, и необходимо вводить систему регулирования менеджмента, чтобы управленческие задачи решались результативно, без привязки к личностям и симпатиям. Организация должна строиться на принципах, которые можно прогнозировать. Для внедрения и поддержки таковых на помощь приходят инструменты автоматизации рабочего процесса.
Решать проблемы до их появления
Некоторые предприятия подходят к вопросу автоматизации с другой стороны. Так как современные рыночные реалии наглядно показывают, что рано или поздно вводить в рабочий процесс систему учета документации, операций все равно придется, они еще до открытия направляют заказ в специализированную компанию для разработки системы автоматизации. Когда фирма начинает непосредственно рабочую деятельность, она уже имеет четко структурированную систему действий буквально на все случаи жизни. А документы будут храниться в программе, отсортированные по дате и другим значимым реквизитам. Также система может автоматизировать бухгалтерские операции.
Такой предусмотрительный подход хорошо зарекомендовал себя. Но только в случае, когда еще до начала работ руководители новой компании могут четко сформулировать, как будет вестись деятельность, что требуется от системы автоматизации. Без корректно составленного технического задания даже самые продвинутые программисты с большим опытом создания автоматизированных систем вряд ли смогут предложить продукт, который будет полезен в работе организации.
Планы и результаты
Постановка задачи, особенно когда речь идет о предпринимательской деятельности, всегда сопровождается формулированием конечной цели, которую реально достичь в текущих условиях. В ряде случаев автоматизация реализуется для понижения издержек, другие предприятия внедряют такую систему для улучшения показателей эффективности деятельности. Правильно составленная программа поможет точно, корректно собрать максимально полные данные обо всех клиентах организации. Успешность внедрения автоматизированной системы определяется целью, с которой она разрабатывается. Задачи, для решения которых проект внедряют, необходимо формулировать, учитывая стратегию организации и общие цели, стоящие перед компанией.
Невозможно правильно и с хорошим результатом внедрить автоматизированную систему, если компания не располагает никакими стратегиями, планами, предполагающими использование такой системы для улучшения показателей рабочего процесса. Если было решено управленческие процессы сделать более совершенными, нужно очень ответственно отнестись к этапу планирования развития, так как задачи тесно связаны одна с другой. Впрочем, если руководитель предприятия не готов все это взять на себя, стоит обратиться за услугами такой компании, которая не только создает системы автоматизации, но и работает над написанием планов по развитию бизнеса клиента. Это будет гарантом (при правильном внедрении и использовании продукта) улучшения результатов предприятия.
Успех и неудача
Как рассказывают специалисты, практически все случаи, когда внедрение системы не привело к хорошему результату, связаны с неготовностью административного ресурса организации к нововведениям. Задача руководителя – правильно преподнести информацию о предстоящих обновлениях и дать понять всем персоналу компании, что применение нового инструмента идет на пользу каждому, кто трудится в фирме.
Без формирования четкого плана вряд ли можно разобраться, какое будущее ждет организацию через несколько лет. В такой ситуации неопределенности невозможно ожидать положительного результата от внедрения специализированной автоматизированной системы, даже относительно простой. В настоящее время достаточно малый процент компаний готов строить предположения даже на пять лет. Не говоря о большем сроке. Специалисты по разработке систем автоматизации заверяют, что при таких краткосрочных прогнозах очень сложно создать систему, которая принесет реальную пользу в перспективе.
Прогнозы: какие нужны программы?
В то же время нет единой общепринятой позиции относительно длительности прогнозируемого этапа. Некоторые специалисты считают, что даже пятилетние предположения относительно динамики развития в настоящих условиях более чем достаточно, так как рынок нестабилен и в стране постоянно вводятся новые законы, благодаря чему сложно предугадать, что будет через несколько лет.
Есть и иная позиция: ряд профессионалов придерживается мнения, что нужно прорабатывать прогнозы относительно активности юридического лица хотя бы на десять лет, чтобы оценить перспективы компании и понять, какими ресурсами должна располагать система контроля и учета, внедряемая в организации.
Одновременно имеет право на жизнь мнение, что даже двухлетний прогноз, если он достаточно точный и четкий, уже достаточен, чтобы начать работать над системой автоматизации. А вот если даже на два года составить точные планы не представляется возможным, внедрение автоматизированного проекта наверняка будет лишней и пустой тратой денег.
Многие также акцентируют внимание, что планы не обязательно должны быть четкими, пошаговыми, с достаточным вниманием всем мелким деталям. В ряде случаев хватит довольно общей программы развития, позиционирования на внутреннем, внешнем рынке продукции, производимой фирмой.
Внешние условия диктуют свои правила
Рыночная ситуация в наше время представляет собой довольно переменчивые условия, что не позволяет строить корректные прогнозы на длительные временные промежутки. Если организация активно развивается, она также вынуждена подстраиваться под условия среды, в которой существует. В некоторых случаях это достаточно непредсказуемый процесс, что усложняет планирование системы, которая помогла бы автоматизировать работу компании с высоким уровнем результативности.
Малый бизнес, конечно, может заглядывать вперед, но очень сложно делать это на срок больший, нежели два года, да и ожидать длительный временной промежуток, необходимый для создания идеальной системы, мало у кого есть возможность. Приходится учитывать, что за это время бизнес-процессы, автоматизируемые в настоящее время, могут сильно измениться, что сделает прекрасный сегодня продукт совершенно бесполезным в будущем из-за непредсказуемого внешнего фактора. К такому риску должен быть готов каждый, кто планирует автоматизировать работу своей компании.
Только вперед
Основная идея автоматизации деятельности предприятия – увеличение скорости продвижения вперёд, роста и развития компании. Считается, что самая лучшая система – это такая, которую можно легко адаптировать в условиях, когда внешние и внутренние факторы существенно меняются.
Важно, чтобы такая работа не требовала присутствия профессионалов со специальным образованием. Продукт должен иметь простые инструменты корректировки, подстройки, делающие его универсальным и эффективным на долгое время.
