Расчет сумм отпускных является очень важным вопросом как для работодателя, так и для работника. Далеким от тонкостей бухгалтерии людям может показаться, что начислить работнику сумму, причитающуюся к выплате, достаточно просто. Однако в этом деле имеется много нюансов, которые необходимо учитывать для организации правильных выводов.
Так, нужно учитывать, сколько дней сотрудник отработал до начала своего отпуска, были ли у него больничные, прогулы, дни "за свой счет" и т. д. Все эти моменты прямым или косвенным образом оказывают влияние на процессы определения суммы отпускных выплат.
Базовые составляющие
Рассмотрим основные позиции, которые принимаются во внимание при начислении отпускных:
- Время, которое работник фактически был в отпуске.
- Средняя продолжительность отпуска - 28 дней;
- Если работник работает меньше года, то отпуск можно предоставить только по истечении шести месяцев с начала работы. Тут тоже есть некоторые исключения.
- Отпуск делится частями, причем каждую часть необходимо оплачивать перед ее началом.
Исходными данными, входящими в формулу для расчета отпускных, являются:
- Реальная продолжительность отпуска в днях. Этот параметр определить несложно.
- Размер средней зарплаты. Этот показатель необходимо рассчитывать, о чем будет рассказано ниже.
Изменения в расчетах с 2017 года
Порядок начисления отпускных длительное время оставался постоянным. В связи с тем что в 2017 году в стране появилось много праздников, пришлось пересмотреть формулу расчета отпуска. Следует заметить, что определение среднего уровня зарплаты требует пристального внимания, так как от этой суммы зависит начисление отпускных. Принимаются во внимание:
- Надбавки.
- Оклад по профилю работы.
- Премии.
- Доплаты к ставке.
- Доплата за разряд.
- Сумма за выслугу лет.
- Доплаты за вредность.
Рассмотрим конкретный пример расчета, который используется с 2017 года.
Допустим, сотрудник компании желает уйти в отпуск на две недели (на 14 дней). Условия его работы:
- С 1.03.2016 по 1.04.2017 было полностью отработано время.
- За рабочий год было начислено 450000 руб.
- Из суммы начислений 35000 руб. составляют суммы за обучение, 37000 рублей – оплата по больничным листам.
Вычитаем эти суммы из начислений:
450000 - 35000 - 37000 = 378000 руб.
Далее делим полученную сумму на 12 месяцев и на коэффициент 29,3.
378000 / 12 / 29,3 = 1075,08 руб.
Умножаем эту сумму на количество дней отпуска:
1075,08 х 14 = 15051 руб. Такая получилась сумма отпускных.
Рассмотрим, как определить среднюю зарплату.
Основы такого расчета заложены в Трудовом кодексе РФ (ст. 139).
Используют следующие параметры:
- Все фактически начисленные работнику суммы.
- Все выплаты суммируются за год до ухода в отпуск (то есть 12 месяцев);
- Средний заработок за день является частным от деления всей суммы выплат на двенадцать месяцев и на число 29,3.
Таким образом, формула расчета среднедневного заработка для оплаты отпусков имеет вид:
ЗП ср = (ОВ / 12) / 29,3 (рублей).
Как рассчитать период отпуска
Это значение не менее важно, чем начисление денежных сумм. Формула расчета периода отпуска в виде условного количества отработанных дней выглядит следующим образом:
РД = 29,3 х Мес + РНМ / ДНМ х 29,3 х КНМ, где:
- Мес - количество полностью отработанных месяцев.
- РНМ - количество календарных дней в отработанной периоде в неполных месяцах.
- ДНМ - количество календарных дней в неполных месяцах.
- КНМ - количество неполных месяцев в периоде.
Значение 29,3 установлено законодательно и используется с 2017 года.
Значение длительности отпуска определяется по формуле:
- ДО = (ОС * ДТК/12 ) – ПО, где:
- ДО – длительность отпуска (дней).
- ОС – отпускной стаж (месяцы).
- ДТК - количество дней отпуска за полный год работы (28 дней).
- ПО – количество использованных дней отпуска.
В данном случае в показателе ОС не учитываются следующие значения:
- Дни прогулов.
- Нахождение в отпуске по уходу за ребенком.
- Отпускное время за свой счет, начиная с 15 дня.
Каким образом начисляются денежные суммы за полный год
Уход в отпуск и расчет отпускных возможны по двум сценариям:
- За двенадцать месяцев перед уходом в отпуск работник постоянно трудился, у него отсутствовали периоды нетрудоспособности (отпуск, больничный, командировка). Такое бывает очень редко.
- Отработано 12 месяцев, среди них есть дни нетрудоспособности, которые оплачивались по среднему заработку, либо неоплачиваемые дни. Такие периоды исключаются из расчетов количества дней.
Рассмотрим, как производится расчет отпуска по формуле в первом случае:
О = ЗПср х Ч, где:
- О – сумма отпускных (тыс. руб.);
- Ч – число дней отпуска.
Начисление отпускных при наличии дней нетрудоспособности
Рассмотрим, как производится расчет отпуска по формуле во втором случае:
О = Ч х ЗПср / (29,3 х 11 + 29,3 х Ф /К), где:
- Ф – фактически отработанные дни в неполном месяце.
- К – количество дней в неполном месяце.
Рассмотрим вариант расчета отпуска по формуле при условии, что доход равен 0.
Предусмотрен следующий порядок действий:
- Если доход был в периоды, которые предшествуют отпуску, то период расчета производят, исходя из начислений за те месяцы.
- Если дохода не было вообще, то расчет проводят по дням, которые были отработаны в месяце ухода в отпуск.
- Если нет вообще никаких доходов, то расчет ведется исходя из оклада.
Как учитывают премии
Премии являются частью дохода сотрудника, однако их включение в расчет имеет свои особенности:
- Влияние оказывает период, с которым связано их начисление.
- Принимается во внимание основание начисления премии.
В доходах сотрудника при расчете отпуска по формуле учитывают следующие вознаграждения:
- Ежемесячные.
- Начисленные за большой период.
- Годовые.
На величину среднего заработка также оказывает влияние факт увеличения окладов и тарифов.
Как рассчитать отпуск в случае увольнения
Если работник увольняется и получает расчет по заработной плате, то ему положена компенсация.
Рассмотрим расчет отпуска при увольнении сотрудника.
Традиционная формула имеет вид:
СЗДн = ЗП год / 12 / 29,3, где:
- СЗДн - среднедневной заработок (тыс. руб.).
- ЗП год – годовая заработная плата сотрудника (тыс. руб.).
По правилам, принятым в 2017 году, расчет отпуска при увольнении сотрудника может быть представлен формулой:
КНО = СЗДн х НДО, где:
- СЗДн – среднедневной заработок (тыс. руб.).
- НДО – количество неиспользованных дней отпуска.
Если работник увольняется в середине года, то число дней считается за период времени, который он отработал. Так, за 1 календарный месяц сотруднику насчитывается 2,33 дня отпуска.
Приведем более сложный пример: сотрудник отработал 10 месяцев и решил уволиться 9 числа.
Алгоритм такой:
1. 10 мес. х 2,33 = 23,3 (число дней его отпуска).
2. Округляем 23,3 до 23 дней.
3. Рассчитаем компенсацию: 23 х 1075,08 (зарплата из примера выше) = 24727 руб.
Как рассчитать отпускные по уходу за ребенком
Этот отпуск представляет собой социальную гарантию, которая предоставляется гражданину по месту работы.
Для расчета отпускных по уходу за ребенком до полутора лет необходимо придерживаться следующей последовательности:
- Рассчитать период для определения суммы выплат.
- Просуммировать все доходы сотрудника, которые он получил на протяжении расчетного периода.
- Определить количество расчетных дней, которые будут приниматься во внимание в процессе начислений.
- Сравнить прибыль за каждый год с установленными предельными нормативами социальных взносов.
- Определить среднедневную заработную плату (в соответствии со значениями, которые получены в п.2 и 3 выше).
- Сравнить показатель из четвертого пункта с минимально предусмотренными значениями, то есть среднедневным заработком, указанным в МРОТ.
- Сравнить показатель из четвертого пункта с максимально предусмотренными значениями, которые устанавливаются нормативами.
- Получить значение расчета отпускных по уходу за ребенком
Приведем конкретный пример. Период: с 21.04.2017 года по 30.06.2017 года.
Начисление пособия начинается с 21 апреля 2017 года.
Среднедневная сумма пособия в апреле 5582,39:30 = 186,08 руб.
Сумма пособия за апрель составит:
186,08 х 10 (дни месяца) = 1860,8 руб.
В мае сумма пособия будет 5582,39 руб. (среднемесячная зарплата за 31 день).
В июне сумма пособия тоже будет 5582,39 руб.
Сумма пособия к возмещению из ФСС составит 13025,58 руб.
Как рассчитать отпускные после декрета
Рассмотрим, каким образом происходит расчет отпускных после декретного отпуска.
Пример расчета отпуска будет выглядеть так.
Предположим, что работница находилась в отпуске по БиР с апреля 2014 года по август 2014. В отпуске по уходу за ребенком до трех лет она была с августа 2014 по июнь 2017 года.
Далее работница взяла еще 28 дней.
Следует учесть, что для расчета отпускных после декретного отпуска надо взять период 12 месяцев, который предшествовал отпуску по БиР, то есть с апреля 2013 по 31 марта 2014 года.
Сумма оклада составляла 20000 рублей.
Расчет:
20000 х 12/29,3/12 х 29 = 19112,63 руб.
Как начислить отпускные при вредных условиях труда
Сотрудникам при наличии опасных производств, в соответствии с Трудовым кодексом, работодатель оформляет дополнительный отпуск с оплатой по средней заработной плате. Минимальная длительность такого дополнительного отдыха должна составлять 7 дней. Период отпуска сотрудника указывается в Трудовом соглашении на основании Коллективного договора, а также по результатам оценки производственной среды на предприятии.
Мв = Дв / (Дг /12), где:
- Мв - количество месяцев, которые сотрудник отработал в условиях вредности.
- Дв – число дней вредной работы.
- Дг – количество отработанных за год дней.
Формула расчета отпуска за вредные условия труда выглядит следующим образом:
ОТ = Мв х Днорм/12 - Дисп, где:
- ОТ – длительность отпуска (дней).
- Мв - число отработанных месяцев.
- Днорм - годовая длительность отдыха по вредности, которая установлена в Коллективном договоре.
- Дисп – дни за вредность, которые работник использовал за год.
Пример расчета отпуска в данном случае приводим ниже.
Работник пришел на работу в компанию 15 марта 2016 года, а его рабочее место было аттестовано 12 мая. С 13 числа он начал трудовую деятельность в условиях опасности и вредности. Ему было положено 7 дней отпуска дополнительно. По вредности ему предоставили отпуск с 1 апреля 2017 года.
Для дополнительного отпуска полным годом будет период с 13.05.16 по 12.05.17 (если весь период отработан), а для очередного — с 15.03.16 по 14.03.17.
Для определения дней дополнительного отдыха нужно:
- Рассчитать дни, которые входят в рабочий год по вредности с мая 2016 по март 2017: 19 + 30 + 31 + 31 + 30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 = 323 дня.
- Число отработанных месяцев равно: 323 / 29,3 = 11,02 месяца, округленно 11.
- На один отработанный месяц сотруднику положено дней дополнительного отдыха: 7 / 12 = 0,58 дня.
- Работник вправе рассчитывать на отпуск за вредность продолжительностью: 11 х 0,58 = 6,38 ≈ 6 дней.
Заключение
Ответ на вопрос о том, как необходимо посчитать отпускные за год работы сотрудника, зависит от двух составляющих формулы расчета: от числа дней отпуска и среднего заработка за день.
При этом средний заработок есть величина, которая имеет несколько вариантов расчета, в зависимости от конкретной ситуации. В особом порядке в ней учитываются премии и факт общего для всех сотрудников повышения окладов (тарифных ставок).
