В межличностных отношениях важен не только разговор, но и переписка, ведь информация, изложенная в текстовом виде, легче воспринимается, ее можно сохранить и обращаться к ней множество раз. В современном мире считается, что написание писем – занятие устаревшее и неактуальное. На самом деле в повседневной жизни люди очень часто обращаются к эпистолярному жанру. Именно поэтому очень важно разбираться в стилях письма и обладать навыками их написания.
Что такое «стиль»
Что понимается под стилем в лингвистике? Стиль речи, текста, письма – это совокупность определенных языковых средств, с помощью которых человек выражает свою мысль в устной или письменной форме. В русском языке выделяют пять основных функциональных стилей речи:
- разговорный;
- художественный;
- публицистический;
- научный;
- официально-деловой.
Некоторые лингвисты выделяют еще два дополнительных стиля: конфессиональный и эпистолярный. Последний стоит описать более подробно.
Разновидности писем
Эпистолярный стиль – это набор языковых приемов, которые используются в написании писем. Его название происходит от греческого слова epistola, что можно перевести как «письменное послание». В той или иной ситуации этот стиль заимствует характеристики основных стилей речи.
В зависимости от адресата и цели сообщения переписки делятся на несколько видов, или стилей письма:
- Неофициальный.
- Официальный (деловой).
Если цель письма – обмен какой-либо научной информацией, то такая переписка содержит в себе черты научного стиля. Эпистолярный стиль также очень часто применяется в публицистике, когда автор в своем письме может обращается как к конкретному лицу, так и ко всей общественности, призывая к активным действиям.
Особенности писем
Характерные признаки у каждого стиля письма различаются, однако есть определенные особенности, которые их объединяют. В составлении любого послания очень важно соблюдать определенную структуру. Необходимо выделить адресата и адресанта, определить их социальную роль. С помощью правильно подобранных для данной ситуации языковых средств как можно более точно и кратко изложить суть послания.
В зависимости от цели автор писем может использовать различные выражения и устойчивые фразы. Обычно в переписках раскрывается личность и индивидуальность адресанта. В большей степени это выражено в неофициальном стиле письма, когда у автора больше возможностей для использования оригинальных языковых оборотов или иных средств передачи своих мыслей и чувств адресату. Письмо – это не только письменный монолог, иногда в нем присутствуют элементы диалога, например когда автор обращается к получателю. Для эпистолярного стиля также характерно сочетание разговорной и письменной речи.
Разные стили письма представляют собой различные образцы написания и используют неодинаковые клише. Для достижения оптимального результата и информативности послания полезно знать их композицию и правила написания.
Структура писем
Определяющим признаком эпистолярного стиля является композиция. Люди теряются в многообразии видов переписок, что порождает вопрос о том, как написать письмо. Общую структуру всех писем можно свести к следующим элементам:
- Начало, уважительное обращание к адресату.
- Основная часть, раскрывающая суть послания.
- Конец, или заключение, в котором подводятся итоги всему написанному.
- Подпись автора и дата написания.
- В некоторых случаях постскриптум (P.S), в который помещается дополнительная информация.
Личное письмо
Стиль личного письма наиболее интересен и разнообразен. Такие послания – своеобразная страничка дневника, в которой автор выражает свои сокровенные мысли и переживания. Степень их раскрытия зависит от близости отношений между отправителем и получателем.
Адресатами личных писем, как правило, являются члены семьи, родственники, друзья. Характер таких переписок интимен и строго конфиденциален, личность автора ярко прослеживается на протяжении всего рассказа или исповеди. Это может быть повествование о прошлых событиях, размышления на различные темы, наблюдения или советы. Творческое начало здесь невероятно велико, ведь отправитель располагает огромным арсеналом художественно-выразительных средств. Они помогают более ярко отобразить чувства и ощущения автора по тому или иному поводу, в каком-то роде выполняют функцию мимики при живом общении. Так, личные письма получаются очень эмоциональными и экспрессивными, ведь в них автор очень часто не стесняется в сильных выражениях, иногда даже используя ненормативную лексику.
У частного послания нет строгих правил написания, кроме тех основных, присущих всем эпистолярным стилям письма. Здесь поощряется свобода авторской мысли, непринужденность и естественность.
Письма в научной деятельности
Письма в научной сфере составляются с целью обмена научной информацией между учеными. Это своеобразный вид научного доклада, адресованный определенному лицу. Для научного стиля письма характерны точность и логичность изложения. Двусмысленная трактовка той или иной информации здесь недопустима, материал должен пониматься однозначно. В достижении этой цели помогает использование тезисов и терминов. Научная информация также должна быть подкреплена неоспоримыми фактами, которые и подтверждают ее подлинность.
Цели, с которыми создается научное письмо, требуют от него монотонности и сухости изложения. Разумеется, такое послание лишено экспрессивности, объективность в нем играет определяющую роль. Чаще всего изложение материала в научном письме происходит в форме монолога. Авторское начало в таком письме сведено к минимуму. Здесь важно сделать акцент на содержании письма, а не на точке зрения написавшего его. Однако личное мнение отправителя в той или иной степени все же отображается, пусть и неявно.
Эпистолярный стиль в публицистике
Основная цель публицистических произведений – с помощью грамотно построенной речи воздействовать на читателя, внушить ему какую-либо мысль или идею. Для достижения этой задачи многие журналисты обращаются к форме письма, которое публикуют в СМИ. Такие послания могут быть двух видов: с адресатом и без. Письмо без определенного получателя предназначено для широкого круга людей. В них на обозрение общественности выносятся актуальные вопросы или события. Есть в журналистике письма, адресованные определенному лицу, например главам государств или другим медийным личностям. Их задача – добиться от влиятельных адресатов решения насущных проблем, требование незамедлительных действий.
В отличие от научного, публицистический стиль письма более субъективный и противоречивый. Для освещения и оценки происходящих событий публицист умело манипулирует различными выразительными средствами.
Особенности написания
Журналисты тщательно отбирают общественно важное событие и всесторонне анализируют его с точки зрения автора письма или его заказчика. Далее выносится определенное суждение и предлагаются варианты решения описываемой проблемы. В составлении такого письма очень важны навыки убеждения, а также знание человеческой психологии. Применяя их на практике, публицисты направляют обсуждение в нужное им русло, тем самым практически не оставляя читателям свободу выбора.
Официальное письмо
В системе классификации писем формальный стиль письма занимает особое место. Он применяется в деловых переписках, является межкорпоративным каналом связи. Официальное письмо имеет множество видов, которые выполняют различные функции. Оно также обладает четкой структурой и строгими нормами, от которых не стоит отклоняться. Деловое письмо использует средства, присущие официально-деловому стилю речи. В большинстве случаев такое послание имеет конкретного адресата, например юридическое или физическое лицо.
Специфика делового стиля письма заключается в его сухом, официальном и однообразном языке. В нем в огромном количестве используются канцеляризмы, штампы, клише и стандартные обороты, а также различного рода сокращения. Информация подается с помощью простых распространенных предложений. Тон официальных писем нейтрален, изложение информации максимально логично и последовательно. Все это способствует решению основной задачи деловой переписки: точно, лаконично и объективно передать конкретное сообщение, лишив его эмоциональной окраски и субъективности.
Виды официальных писем
В зависимости от содержания деловые письма делятся на множество видов. Обычно в каждом официальном письме поднимается один вопрос. В случае если необходимо сразу разрешить две и более проблем, несколько видов помещаются в рамки одного послания.
Различают следующие типы деловых писем:
- Сопроводительные – письмо с указаниями по отправке документов.
- Гарантийные – подтверждение и закрепление определенных условий.
- Благодарственные – выражение благодарности и желания дальнейшего сотрудничества.
- Приглашения – официальное предложение участия в мероприятии.
- Поздравительные.
- Информационные.
- Рекламные, или предложения о сотрудничестве.
- Запросы.
- Извещения.
- Просьбы.
- Письмо-ответ.
Составление делового письма
Как написать письмо официального характера правильно? Важно знать и корректно применять законы композиции таких посланий. Прежде всего необходимо определиться с темой письма и его видом. Здесь нужно учесть всю ту информацию, о которой адресат уже знает, и, отталкиваясь от этого, тщательно продумать содержание и приводимые аргументы. Письмо должно быть максимально информативным и логичным, без лишних отступлений и воды.
Существуют две группы деловых писем: одноаспектные и многоаспектные, или простые и сложные. Одноаспектные послания сжаты и рассматривают только один вопрос. Они обычно не требуют ответа. Многоаспектные письма поднимают несколько проблем, поэтому и более сложны по структуре. Следует подробно рассмотреть их композицию.
Текст сложного письма состоит из нескольких частей. В первой части указываются мотивы, побудившие автора к написанию послания, приводятся необходимые аргументы. Здесь необходимо ответить на вопрос о том, с какой целью создавалось это письмо. Во второй части автор делает выводы, высказывает предложения, решения затронутой проблемы и просьбы.
Структуры некоторых видов официальных писем
Письмо-просьба:
- Причина, сформировавшая просьбу.
- Сама просьба.
- Желаемый результат, выражение благодарности и готовности к сотрудничеству в случае удовлетворения просьбы.
Письмо-запрос:
- Причины важности запроса.
- Сам запрос.
- Результат в случае выполнения просьбы.
Сопроводительное письмо
- Уведомление о материалах.
- Сведения о материалах.
Письмо-ответ, отклоняющее просьбу
- Дублирование ранее изложенной просьбы.
- Причины отказа.
- Изложение самого факта отказа или отклонения.
Иногда в письме-ответе приводятся альтернативные пути решения затронутого вопроса.
В современном делопроизводстве в основном используются одноаспектные официальные письма.
Оформление письма
Деловая переписка осуществляется на фирменных бланках для официальных писем. Они должны соответствовать государственным стандартам и содержать следующие элементы:
- Логотип юридического лица.
- Название юридического лица (автора письма).
- Контакты (адрес, номер телефона, электронная почта, сайт).
- Дата составления письма.
- Регистрационный номер письма.
- Отсылка к дате и номеру входящего послания (если это письмо-ответ, например).
В конце письма отправителем указывается следующая информация:
- Должность и фамилия с инициалами подписывающего письмо.
- Должность и фамилия с инициалами составителя (если он не ставит свою подпись).
- Список приложений (если имеются).
Помимо соблюдения формальных правил в оформлении большую роль играет бумага (если письмо отправляется обычной почтой). Она будет различаться в зависимости от типа делового послания. Например, для обычного официального письма подойдет простая белая бумага. Для писем-приглашений, поздравлений, благодарностей лучше всего выбрать плотную или тисненую бумагу. Рекламные письма хорошо смотрятся на цветной бумаге.
Клише и устойчивые фразы
Правила официального стиля письма требуют использования готовых языковых формул. В различных ситуациях можно использовать следующие конструкции:
При обосновании причин и мотивов:
- В связи с отсутствием финансовой помощи...
- В связи со сложной экономической ситуацией...
- В порядке проведения совместной работы...
- В соответствии с Вашим письмом...
- В соответствии с протоколом...
- В ответ на Ваше обращение...
- В подтверждение нашей договоренности...
- В целях усиления ответственности...
- На Ваше обращение...
При составлении письма-просьбы:
- Просим оказать содействие...
- Просим выслать в наш адрес...
- Просим принять участие...
- Прошу принять меры...
- Прошу принять к сведению...
- Прошу довести до сведения...
- Прошу ликвидировать задолженность...
Для вступления в сопроводительных письмах:
- Направляем информацию...
- Возвращаем справочные материалы...
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор...
- Посылаем справочную литературу... и т. д.
Письма-подтверждения начинаются так:
- Подтверждаем...
- С благодарностью подтверждаем...
При составлении письма-ответа (неудовлетворение просьбы):
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
- Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...
- На Ваше обращение о совместной работе считаем...
Заключительными словами текста письма могут быть следующие:
- Убедительно просим направить в наш адрес информацию.
- Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
- Просим извинить за задержку с ответом.
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
При составлении писем-приглашений:
- Приглашаем принять участие...
- Просим направить представителя...
При составлении письма-гарантии:
- Оплату гарантируем...
- Качество изделий гарантируем...
- Сроки выполнения гарантируем...
Эти заготовки помогут вам сделать все правильно.
