Командировки являются служебными поездками, в течение которых решаются важные рабочие задачи наемными специалистами компании. Они могут быть короткими или длительными. Каждый работник должен знать, что такое командировка, как она правильно оформляется и оплачивается, а также с какими сложностями может столкнуться специалист.
Понятие
Чтобы понять, что такое командировка, необходимо хорошо изучить Трудовой кодекс. В нем указывается, что она представлена служебной поездкой, предназначенной для решения важных служебных заданий.
Руководитель компании самостоятельно принимает решение о необходимости отправки работника в другую местность для выполнения разных задач. Наиболее часто процедура выполняется для переговоров с представителями других компаний, приобретения оборудования или подписания контрактов.
Если же трудовые обязанности человека напрямую связаны с частыми разъездами и передвижениями, то такие действия не являются командировками.
Нюансы оформления
Каждый работодатель должен знать, что такое командировка, чтобы грамотно ее оформлять. К правилам данного процесса относится:
- командировка оформляется исключительно для сотрудников, устроенных в компании официально;
- наемный специалист может отказаться от поездки только при условии, что у него имеются веские основания или такая возможность прописывается в его трудовом договоре;
- работодатель обязан заблаговременно предупреждать сотрудников о возможных поездках;
- нередко в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему указывается, что наемный специалист может отказаться от поездки без негативных последствий, представленных привлечением к дисциплинарной ответственности, например, если он болеет или должен ухаживать за родственниками.
Если командировка не будет правильно оформлена или оплачена, то это является основанием для составления жалобы в трудовую инспекцию со стороны наемного специалиста.
Кого не допускается отправлять в служебные поездки?
В РФ командировки используются руководителями разных компаний достаточно часто, что позволяет решать разные рабочие вопросы. Но не все работники могут отправляться в служебные поездки, поэтому данная процедура не допускается для следующих сотрудников:
- беременные женщины;
- сотрудники, имеющие детей до трех лет;
- родители, которые занимаются воспитанием ребенка-инвалида.
По закону наличие таких причин, как свадьба ребенка или смерть родственника, не может выступать основанием для официального отказа от поездки. Но если между работником и руководителем фирмы имеются хорошие отношения, то обычно директор принимает решение о переносе поездки или выбирает для нее другого специалиста.
Если без веских причин гражданин отказывается от поездки, то это является основанием для наложения штрафа или вовсе принудительного увольнения наемного специалиста.
Кого можно отправить в поездку?
Отправлять в служебные поездки работодатель может работников, которые обычно трудятся в компании на постоянной основе и выполняют однотипные задачи. Наиболее часто процедура выполняется инженерами, менеджерами по продажам или даже бухгалтерами.
Если изначально характер работы специалиста связан с постоянными разъездами, то для него командировка не оформляется. Сюда относятся курьеры или водители-дальнобойщики.
Если работник трудится дома, то он может отправляться в командировки в общем порядке, что указывается в ст. 310 ТК. Процедура выполняется исключительно по отношению к работникам, трудящимся в штате фирмы. Не допускается привлекать к командировкам специалистов, с которыми составлен договор гражданско-правового характера.
Длительность поездки
Командировка работника может длиться разное количество времени, поэтому руководитель фирмы может устанавливать любой срок для такой поездки. Для этого учитывается, какой объем работы будет выполняться, а также с какими сложностями может столкнуться специалист.
В законодательстве отсутствует информация о том, каков максимальный срок командировки. Поэтому допускается вовсе отправлять гражданина в другой город для решения разных задач на несколько лет. Командировка представлена поездкой, которая длится больше одного дня, поэтому если все рабочие вопросы решаются в течение дня, то такая поездка не считается командировкой.
Составление положения о командировках
При направлении конкретного специалиста в рабочую поездку важно составить определенные официальные документы руководителем компании. Для этого предварительно составляется в фирме специальное положение, в которое вносятся следующие данные:
- цель рабочей поездки;
- место, где будут выполняться должностные обязанности выбранным работником;
- время командировки;
- сопроводительная документация, передающаяся работнику организации;
- размер зарплаты, суточных и других выплат;
- иные сведения, являющиеся обязательными для сотрудника.
Именно с помощью сведений, содержащихся в положении, можно решить многочисленные вопросы, возникающие во время выполнения задания. Документация подготавливается работниками кадровой службы.
Во время поездки важно решить финансовые вопросы, для чего выделяются необходимые средства бухгалтерским отделом, после чего сведения об оплате вносятся в положение. Оно подписывается руководителем фирмы. Положение в каждой компании может составляться в произвольной форме.
Какие подготавливаются документы?
Для отправки работника в командировку необходимо подготовить определенную документацию руководителю компании. К ней относятся следующие бумаги:
- Служебное задание. Сначала начальник отдела, в котором работает наемный специалист, формирует служебную записку, направляемую руководителю фирмы. В ней указывается на необходимость отправки сотрудника в служебную поездку. Дополнительно указывается цель данной процедуры и длительность командировки.
- Приказ на командировку. На основании служебного задания издается приказ руководителем фирмы. В нем указывается, какой именно работник организации должен отправиться в служебную поездку для решения конкретных вопросов.
- Командировочное удостоверение. Оно передается выбранному наемному специалисту. На этом документе ставятся отметки после выполнения каждого поставленного задания, а также при прибытии или убытии с места пребывания. Не требуется формировать данный документ, если отправляется гражданин в иностранное государство.
Уже после окончания командировки справляется гражданином соответствующий отчет. В нем указывается, были ли выполнены специалистом все задачи, поставленные руководителем компании.
Правила составления направления
Служебное задание является важным документом, в котором указывается, какие именно задачи должны выполняться специалистом, кто будет отправлен в поездку, а также как долго она будет длиться.
Направление в командировку передается под роспись выбранному сотруднику. Он должен хорошо изучить данный документ, чтобы определить, справится ли он с поставленными задачами. Подписывается документация руководителем фирмы, после чего начинается подготовка к командировке. Образец служебного задания располагается ниже.
Как продлить?
Нередко работник не справляется с поставленными задачами за ограниченный период времени. В этом случае по телефону или с помощью других видов связи согласуется с руководителем продление периода поездки. В этом случае работодатель выполняет следующие действия:
- составляется новое положение о командировке, в котором указывается, по какой причине была продлена поездка;
- издается приказ, в котором указывается точная дата, когда работник сможет вернуться домой.
Образец приказа на командировку можно изучить ниже.
Как отменить?
Часто возникает ситуация, когда отпадает необходимость в служебной поездке. Если при этом уже были подготовлены все документы, то необходимо официально отменить поездку. Для этого работник в письменном виде уведомляется об отмене.
Далее издается приказ, отменяющий предыдущий приказ, причем в нем прописывается причина для принятия такого решения. Если уже были перечислены гражданину средства, представленные командировочными расходами, то эти деньги возвращаются гражданином.
Как отмечается в табеле?
Любая организация обязана вести табель учета рабочего времени. Процедура выполняется обычно руководителями разных отделов. Отдельно в табеле отмечается, что конкретный специалист был отправлен в командировку. На основании этих сведений производится грамотный расчет зарплаты сотрудника.
В табеле нахождение человека в служебной поездке отмечается буквой «К». Дополнительно проставляются все дни отсутствия гражданина на рабочем месте.
Правила оплаты
Оплачиваются руководителем во время командировки гостиницы, питание и другие расходы наемного специалиста. Поэтому может рассчитывать сотрудник на следующие виды выплат:
- заработная плата за все дни, в течение которых гражданин находился в служебной поездке;
- суточные, основным назначением которых выступает оплата питания и проживания;
- оплата иных расходов, которые были понесены сотрудником во время работы в другом регионе.
Руководитель фирмы во время издания приказа, на основании которого наемный специалист отправляется в командировку, должен выписать специальную ведомость. Именно по этому документу выдается аванс работнику. Размер данной выплаты должен примерно равняться ежедневным расходам гражданина на проживание и питание. Аванс может предоставляться в наличном или безналичном виде.
Допускается не выдавать аванс, поэтому работник тратит во время поездки собственные средства. После этого им собираются все платежные документы, на основании которых выплачивается компенсация руководителем за питание и проживание в командировке.
Назначение выплат
При расчете командировки учитываются все расходы, которые придется понести работнику во время служебной поездки. Поэтому каждая выплата обладает своими нюансами:
- Командировочные. Они представлены зарплатой гражданина за все дни поездки. Во время расчета учитывается дата отправки в поездку, а также день возвращения. Для определения оптимального размера выплаты предварительно рассчитывается среднедневной заработок специалиста в компании. Командировка в выходной не оплачивается, поэтому важно рассчитать количество рабочих дней, в течение которых гражданин находился в поездке. Если же он был вынужден работать даже в выходные дни, а также у него имеются соответствующие доказательства, то он может требовать оплату даже выходного дня.
- Суточные. Они представлены компенсацией расходов, понесенных работником во время питания и проживания в другом регионе. Работодатель самостоятельно определяет, каков размер данной выплаты. Для этого учитывается, в какой регион или страну отправляется работник. Обычно суточные варьируются от 1 до 2 тыс. руб. Если сумма при поездках по России не превышает 750 руб. или при командировке в другую страну 2,5 тыс. руб., то она не подлежит налогообложению.
- Расходы на поездку. Из бюджета организации возмещаются работнику все расходы, которые он вынужден нести в процессе выполнения должностных обязанностей в другом регионе. Сюда относится покупка билетов для проезда на общественном транспорте, аренда жилого помещения или другие затраты. В каждом случае размер выплаты будет отличаться, так как рассчитывается в индивидуальном порядке.
Для получения всех выплат работник обязан по окончании поездки составить специальный отчет. В нем указываются все понесенные расходы, которые обязательно подтверждаются официальными чеками, накладными или другими платежными документами. Если человек работал в субботу или воскресенье, а также может доказать данный факт, то оплачивается выходной в командировке на основании среднедневного заработка специалиста.
Особенности заграничных командировок
Решение разных задач может выполняться не только в российских регионах, но и даже в других странах. Отправка работника в зарубежную служебную поездку обладает некоторыми нюансами. К ним относится:
- суточные выдаются в валюте, которая принимается в выбранном государстве, но они обязательно пересчитываются в рубли по курсу, действующему в момент выдачи денежных средств;
- чтобы суточные не облагались НДФЛ, их размер в день не может превышать 2,5 тыс. руб.;
- день, когда была пересечена граница России, включается в период служебной поездки;
- заработная плата, выплачиваемая гражданину, находящемуся в другой стране для работы, является доходом, полученным от источника России.
Если длительность такой поездки является небольшой, поэтому человек остается налоговым резидентом, то для расчета НДФЛ используется стандартная ставка 13%. Если же был утрачен статус резидента, то во время расчета применяется ставка 30%.
Нюансы отправки работников в служебные поездки
Все работодатели и непосредственные сотрудники должны разбираться в том, что такое командировка, как она оформляется и оплачивается. К основным особенностям этой процедуры относится:
- если гражданин вынужден был работать в поездке в праздники или выходные дни, то для него назначается двойная оплата;
- с выплат, перечисляемых работнику, обязательно уплачивается НДФЛ и страховые взносы, но это не касается суточных, если их размер не превышает 750 руб. при передвижении по России;
- не требуется перечислять суточные наемному специалисту, отправляемому в однодневную командировку, но только при условии, если отправляется он в другой город страны, а не в иное государство;
- если же поездка является заграничной, то даже если тратится на нее только один день, оплачивается 50% суточных;
- режим дня и работа в выходные дни оговаривается между двумя участниками трудовых отношений отдельно.
Нередко служебные поездки приводят к карьерному росту работников и получению приятных впечатлений.
Заключение
Командировки являются значимыми служебными поездками, в которых решаются важные вопросы для любой компании. Работодатели должны знать, как правильно оформляется и оплачивается такая поездка.
Работники могут требовать от руководителей фирмы компенсации всех понесенных затрат. Для этого ими составляется специальный отчет, а также подготавливаются подтверждающие платежные документы.
