Журналисты очень ценят участие в пресс-конференциях, так как они предоставляют возможность получать наиболее актуальную информацию из первых рук. На них участвуют представители крупных фирм, популярные персоны. Появляется возможность привлечь внимание к какой-либо проблеме, представить новый вид услуг, рассказать об успехах, которых добилась компания. Ведь пресс-конференция – это центральное событие, на котором решаются многие важные вопросы и задачи. Поэтому важно знать, как правильно организовать мероприятие.
Крупные организации, заинтересованные в объективном освещении в СМИ своей деятельности, заранее составляют план периодичности проведения пресс-конференций. К тому же частота таких мероприятий говорит о доверии к прессе и способна создавать ощущение стабильности. Средние организации должны определить для себя, что будет оптимальным для них. Чаще всего журналистов приглашают каждый месяц или ежеквартально.
Обдумав основную тему мероприятия (рассказ о ситуации на рынке, презентация новых услуг компании, анализ деятельности за квартал), необходимо емко ее сформулировать. Она должна звучать так, чтобы привлечь внимание к предстоящей пресс-конференции.
Желательно, чтобы проведение пресс-конференции не совпадало с районными, городскими мероприятиями или крупными событиями, которые могут отвлечь значительную часть журналистов. Оптимальным временем для проведения пресс-конференции будет середина недели, не позднее четырех часов дня. Также нежелательно, чтобы ваше мероприятие совпадало с аналогичным, которое будет проводиться органами власти.
Выбирая место, где планируется проведение пресс-конференции, следует исходить из возможностей организации. Помещение обязательно должно быть достаточно просторным, чтобы вместить не меньше двадцати человек, но, с другой стороны, не должно оставаться много свободного места, чтобы не создавалось ощущения незначительности мероприятия. Следует обратить внимание на то, есть ли в зале микрофоны, при необходимости позаботиться о наличии проекционных экранов. Если приглашены журналисты с телевидения, им нужно обеспечить свободное место для размещения телекамер.
Чтобы подготовка и проведение пресс-конференции были проведены на высоком уровне, необходимо составить список СМИ, представители которых будут участвовать в мероприятии. За две недели до назначенной конференции журналистам рассылают пресс-релизы, а также приглашения, в которых содержится тема мероприятия, имя журналиста, дата и место проведения. Если адрес находится на малоизвестной улице, приглашение лучше снабдить схемой движения. Накануне мероприятия, чтобы уточнить количество гостей, журналистов необходимо обзвонить. Ведь они могут забыть о приглашении или не получить пресс-релиза.
Перед началом конференции проводится регистрация участников. Позже заполненный список приглашенных журналистов получает ведущий мероприятия. Чтобы проведение пресс-конференции создавало атмосферу гостеприимства, нужно позаботиться о столах для журналистов, на которых следует поместить названия СМИ.
Для журналистов подготавливают специальные презентационные пакеты, содержащие «раздаточный материал», куда входят пресс-релиз, список выступающих на пресс-конференции лиц, промо- и рекламные материалы.
Пресс-секретарь, на котором лежит проведение пресс-конференции, открывает мероприятие, объявляет его тему, затем представляет людей, которые дают пресс-конференцию. Также в его обязанности входит слежение за регламентом. Пресс-секретарь обязан уметь вести диалог. Он должен при возникновении в разговоре заминки заполнить появившуюся паузу.
На столе, за которым рассаживаются персоны, дающие пресс-конференцию, необходимо расставить таблички с их именами и занимаемой должностью. Для мероприятий, рассчитанных на продолжительное время, следует предусмотреть перерыв на кофе-брейк, посещение туалетной и курительной комнат.
