Каждый работающий человек имеет право на обучение, причем работодатель не должен создавать для этого какие-либо препятствия. Данный факт указывается в ст. 173 ТК, поэтому имеется государственная гарантия для каждого трудящегося гражданина, желающего увеличить свои знания и навыки. Для этого оформляется на работе ученический отпуск. Важно разобраться, на каких условиях он предоставляется, как оплачивается и оформляется.
Что такое учебный отпуск?
Он представлен специальным периодом времени, в течение которого гражданин должен посещать ВУЗ, чтобы сдавать сессию или защищать дипломную работу. Предоставляется он на официальном месте работы человека.
Руководитель предприятия должен разбираться в правилах его оформления. Учитываются ограничения по количеству предоставляемых дней.
Когда оформляется?
Ученический отпуск по трудовому кодексу может оформляться только при соблюдении определенных условий:
- оформляется он исключительно по основному месту работы гражданина;
- обучение должно осуществляться в аккредитованном ВУЗе, поэтому у заведения должна иметься соответствующее св-во и справка;
- для оформления отпуска потребуется взять в образовательном учреждении специальную справку-вызов;
- получать высшее образование работник должен впервые, но исключением будет ситуация, когда работодатель самостоятельно направляет своего сотрудника в ВУЗ для получения еще одного образования;
- обязательно сам работник должен письменно попросить о предоставлении отпуска.
Правильное оформление предполагает, что работник составляет специальное заявление на ученический отпуск. Другие условия для его получения могут прописываться в коллективном или индивидуальном трудовом договоре. Обычно данные пункты в соглашениях являются смягчающими, поэтому нередко работодатели предоставляют возможность оформить отпуск для учебы даже в ситуациях, которые не предусмотрены законодательством.
На каких условиях предоставляется?
Оформление ученического отпуска по закону может предоставляться только работникам предприятия, которые обучаются в организациях, прошедших через государственную аккредитацию. При этом учитываются некоторые важные особенности и условия:
- из выбранного учреждения требуется получить специальную справку-вызов, которая содержит сведения о ВУЗе и его аккредитации;
- в документе прописывается, какой уровень образования получает гражданин;
- предоставляется отпуск только работникам организации, которые учатся успешно, поэтому у них отсутствуют задолженности по сессии, а также они обладают допуском к предстоящей сессии;
- если имеются многочисленные задолженности, то гражданин отчисляется за неуспеваемость, поэтому больше у него нет никаких оснований для оформления ученического отпуска;
- данные об успеваемости указываются в справке-вызове, которая состоит из двух частей, так как одна представлена вызовом в ВУЗ, а вторая указывает на сданные ранее экзамены;
- для оформления отпуска справка-вызов требуется работнику обязательно;
- им составляется специальное заявление, причем для этого можно пользоваться свободной формой, но в документе указывается, какое точно количество дней требуется для сдачи сессии.
Во время составления данного документа следует указать, требуется ли сохранить зарплату работника или нет. По закону гражданин даже может попросить работодателя оплатить проезд до образовательного учреждения и обратно домой.
Длительность такого отпуска
Довольно часто работники желают получить высшее образование в процессе ведения трудовой деятельности. Для этого ими правильно оформляется ученический отпуск. Сколько дней предоставляется в рамках данного процесса? Длительность определяется на основании необходимых действий, которые должны выполняться учащимся. Оплата зависит от того, какова форма обучения, а также для каких именно целей оформляется отпуск.
Основные сведения об это указываются в ст. 173 ТК. Если человек обучается в ВУЗе, а по результатам он получит степень бакалавра, магистра или специалиста, то длительность отпуска и его оплата зависят от целей оформления отпуска.
| Цель получения отпуска | Длительность периода | Возможность получения оплаты |
| Сдача вступительных экзаменов | 15 дней | Отсутствует |
| Аттестация по результатам прохождения подготовительных курсов | 15 дней | Отсутствует |
| Прохождение промежуточной аттестации при очном обучении | 15 дней | Отсутствует |
| Сдача государственных экзаменов при очном обучении | 1 месяц | Отсутствует |
| Подготовка и защита дипломной работы, а также сдача итоговых экзаменов при очном обучении | 4 месяца | Отсутствует |
| Сдача сессии на 1 и 2 курсах при заочном или очно-заочном обучении | 40 дней | Присутствует |
| Получение образования сокращенно на 2 курсе | 50 дней | Присутствует |
| Сдача сессии на 3 или последующих курсах при заочном или очно-заочном обучении | 50 дней | Присутствует |
| Итоговая аттестация на заочке | 4 месяца | Присутствует |
При расчете оплаты ученического отпуска всегда используется средний заработок человека.
Сам работник по ст. 173 ТК может выбрать вместо представления отпуска сокращенную рабочую неделю, для чего можно будет работать меньше на 7 часов. Такие условия предлагаются на 10 месяцев перед прохождением итоговой аттестации. За высвобожденное время производится оплата в размере 50% от среднего заработка.
Оплачиваются ли расходы по учебе работодателем?
Обязательно на определенный период времени предоставляется ученический отпуск с сохранением заработной платы, а иначе это будет считаться значительным нарушением ТК. Дополнительно работодателям приходится нести дополнительные затраты, связанные с:
- покупкой разных материалов или пособий, требующихся сотруднику для прохождения обучения;
- оплатой проезда к региону, где располагается ВУЗ, а также оплачивается билет обратно;
- арендой жилой недвижимости на весь период сессии или защиты, если образовательное учреждение находится в другом городе.
Проезд при ученическом отпуске оплачивается только раз в год. Предоставляется такая возможность для заочников, которые успешно проходят обучение.
Другие расходы должны оплачиваться средствами самого работника. Но в трудовом договоре может предусматриваться возможность получения дополнительных компенсаций и выплат.
Когда не оплачивается?
Не производится оплата при следующих условиях:
- гражданин проходит обучение по той ступени, по которой ранее уже учился, что подтверждается имеющимся у него дипломом, поэтому для бакалавра отсутствует возможность оформить оплачиваемый отпуск, если он опять проходит обучение по программе бакалавриата, но если по результатам обучения он получит статус магистра или специалиста, то он может рассчитывать на оплату;
- не оплачиваются периоды, предназначенные для сдачи вступительных экзаменов;
- не засчитывается промежуток времени, необходимый для прохождения аттестации или для подготовки к сессии при очной форме обучения.
По вышеуказанным направлениям можно брать учебный отпуск, но при этом за работником не сохраняется его зарплата. Если сам работодатель направляет работника проходить обучение, то в любом случае оплачивается такой отпуск компанией.
Как рассчитать оплату?
При расчете оплаты такого отпуска учитываются те же принципы, которые применяются при определении оплаты обычного трудового отпуска, на который имеет право каждый трудоустроенный гражданин. Для этого учитывается средний дневной заработок специалиста. Рассчитывается, сколько дней требуется для прохождения обучения.
Для расчета дневного заработка применяется формула: зарплата за расчетный период (сюда входят все выплаты от работодателя, а не только оклад)/число месяцев в этом периоде/29,3.
Как только будет получено данное значение, его надо умножить на число дней, в течение которых длится отпуск, предназначенный для прохождения обучения. Поэтому расчет ученического отпуска считается действительно простым и понятным.
Пример расчета
Каждый трудоустроенный гражданин может самостоятельно заниматься таким расчетом, так как отсутствуют с этим какие-либо трудности. Например, человек работает в фирме 3 года. Он планирует пройти обучение, поэтому ему требуется 40 дней на прохождение сессии на третьем годе обучения по заочной форме.
За год работы он получил от работодателя 435 тыс. руб. В расчетном периоде имелось 247 рабочих дней. Первоначально рассчитывается средний дневной заработок, для чего используется стандартная формула: 435 000 / 12 / 29,3 = 1237,2 руб. Полученное значение умножается на число дней в отпуске: 1237,2 * 40 = 49 488 руб.
Нужно ли уплачивать налог?
Важно тщательно разобраться в том, как оплачивается ученический отпуск. Учитывается, что начисляется зарплата до вычета НДФЛ, поэтому с суммы, которая будет получена работником за отпуск на время обучения, требуется вычесть подоходный налог, равный 13%.
По вышеуказанному примеру получается, то взимается с 49 488 руб. 13%, поэтому на руки гражданин получает 43 054 руб.
Срок оплаты
После правильного расчета оплаты следует определить, когда именно работник сможет получить данные средства.
На основании ст. 136 ТК любой отпуск предполагает получение предварительной оплаты. Она назначается не позже, чем за три дня до начала данного периода.
Как отражается в табеле?
В табеле такой отпуск отражается в обязательном порядке. Этот табель представлен специальной таблицей. В нее бухгалтер каждый день вносит специальные записи в виде особых кодов. Обязательно в нем содержится информация, указывающая на то, присутствовал или отсутствовал специалист на рабочем месте в конкретный день.
Ученический отпуск в табеле отражается литерой «У» и кодом «16». Если же предоставляются дополнительные дни для обучения, которые не оплачиваются работодателем, то используются значения «УД» и «18». Простой отпуск, при котором не требуется сохранять зарплату работнику, отмечается литерой «ДО» и кодом «22».
Как оформляется?
Процедура оформления делится на последовательные этапы:
- первоначально составляется на имя руководителя фирмы правильное заявление;
- передается работодателю справка-вызов из образовательного учреждения;
- составляется приказ;
- выдается бухгалтером специальная расписка, представленная расчетом, в котором имеются сведения о среднем заработке гражданина;
- информация о выходе в такой отпуск фиксируется в личной карточке гражданина, а также в табеле и лицевом счете.
Таким образом, основным нюансом оформления считается получение справки из ВУЗа.
Какие нужны документы?
Работник, требующий отпуск для обучения, должен подготовить определенные документы для руководства компании. К ним относится:
- справка-вызов из ВУЗа, причем передается она за 10 дней до начала сессии;
- заявление на ученический отпуск, которое составляется в произвольной форме.
Как только данные документы будут переданы работодателю, то им издается соответствующий приказ. Он содержит уникальный номер, дату формирования и номер самого работника, его Ф.И.О и занимаемую им должность. Прописывается, сколько дней он не будет приходить на работу, а также указывается причина отсутствия и основания для составления приказа. В качестве основания выступает справка-вызов, полученная работником в образовательном учреждении.
Если обучается человек сразу в нескольких заведениях в одно и то же время, то оплату он получает только по одному месту. Также если гражданин работает по совместительству в разных местах, то выплата полагается только по основному месту работы.
Правила составления заявления
При формировании заявления можно не пользоваться какой-либо строго установленной формой. Но при этом должны включаться в этот документ многочисленные необходимые сведения. К ним относится:
- Ф.И.О работодателя;
- название фирмы, где работает заявитель;
- должность гражданина, а также его Ф.И.О;
- посередине прописывается название документа;
- выражается просьба в оформлении отпуска для прохождения обучения в конкретные сроки;
- прописывается название ВУЗа, где учится заявитель;
- указывается, что прилагается к заявлению справка-вызов;
- в конце ставится дата и подпись заявителя.
Назначается отпуск на основании приказа.
Если работник не успевает в установленное время сдать все экзамены, то повторно ему не назначается ученический отпуск, поэтому ему придется тратить личное время на пересдачу. При этом не придется рассчитывать на оплату от работодателя. Обычно при таких условиях граждане предпочитают оформлять отгул за свой счет.
Другие нюансы процесса
При оформлении учитываются другие особенности:
- предоставляется отпуск на время сессии в календарных днях, а при этом не может быть продлен, если попадает на праздники, поэтому такие дни оплачиваются стандартным образом;
- если во время данного периода работник нетрудоспособен, то отпуск по нетрудоспособности может продлеваться и оплачиваться;
- работодатель не может отказать в оплате или отпуске, а также не имеет право переносить его или компенсировать денежной выплатой;
- учеба не отменяет право работника на основной трудовой отпуск.
Таким образом, работники могут обучаться очно или заочно, а при этом могут требовать от работодателя по ст. 173 ТК оформления отпуска, специально предназначенного для учебы. Важно разобраться в правилах его оформления и оплаты. При этом существуют определенные ситуации, при которых работодатель может не оплачивать эти дни. Сами работники должны знать о своих правах, чтобы предотвратить их возможное нарушение со стороны руководства фирмы, где они работают.
