Личное дело работника – комплект официальных документов, содержащий все необходимые сведения о данном сотруднике и информацию обо всех этапах его трудовых отношений с организацией-работодателем – от приема до увольнения.
Личное дело заводится на руководителей, госслужащих, специалистов, а также научных работников (на остальных ведутся личные карточки). Хранится оно не менее 75 лет по правилам делопроизводства. Личные дела работающих регистрируются в специальном журнале или книге учета и хранятся в сейфе. Оформление личного дела и внесение необходимых изменений – обязанность отдела кадров.
Дело каждого работника хранится в отдельной папке, имеющей свой номер, с фамилией и инициалами, а также датой поступления на работу. Личные дела тех, кто уволен, сдают в архив учреждения.
Личное дело работника должно содержать все сведения по кадровому вопросу. В него не включают документы, которые положено хранить 10 и менее лет. К таковым относятся: копии приказов о смене фамилии, о дисциплинарных взысканиях, о предоставлении отпусков, а также справки о размере зарплаты или о составе семьи, медицинские и т. п.
Какие же документы составляют личное дело работника? Рассмотрим обязательный перечень.
1. Заявление о приеме на данное место работы, оно пишется работником в произвольной форме с указанием должности и даты начала работы. Далее визируется начальником кадровой службы и руководителем организации.
2. Приказ (выписка) о приеме на данную должность с указанием необходимых сведений – даты приема, точного названия должности, характера работы (постоянная или временная, основная или по совместительству, с испытательным сроком (стажировкой) или без). Обязательно указываются такие условия, как ненормированный или сокращенный рабочий день, материальная ответственность и т.п. На основании этого приказа вносятся записи в официальные документы (например, трудовую книжку).
3. Приказ (выписка) об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса и причины увольнения, со ссылкой на заявление работника или (при увольнении "по статье") докладную записку.
4. Личный листок (другая форма – анкета) учета кадров. Заполняется соискателем при поступлении на работу и проверяется ответственным сотрудником. Представляет собой список вопросов, касающихся возраста, образования, квалификации, трудового стажа, семейного положения. Обязательно указываются паспортные данные. Заполняться личный листок должен на основании имеющихся документов (паспорт, трудовая книжка) точно и без исправлений. В него вклеивается фотография.
5. Копия трудового договора (если таковой имеется).
6. Автобиография – написанное работником в произвольной форме изложение основных данных о дате и месте рождения, образовании, трудовом стаже. Другие (предыдущие) места работы перечисляются в хронологическом порядке. Обычно указывается причина увольнения с последней должности. Не включаются в автобиографию сведения личного характера, не имеющие отношения к трудовой деятельности.
7. Кроме того, личное дело работника может включать в себя резюме (при его наличии). Это краткое (размером в один лист) обоснование соискателя на вакансию (что именно дает ему право претендовать на данную должность). В резюме указывается образование, опыт работы в этой или аналогичной должности, причины стремления занять данное место (иногда – желаемый уровень зарплаты), наличие дополнительных преимуществ – владение иностранными языками и компьютером, водительские права, документы о повышении квалификации и т. п. Часто работодатель требует указать основные, по мнению кандидата, черты характера, важные для предстоящей деятельности (например, инициативность, ответственность, трудолюбие). По своей сути, резюме является краткой саморекламой.
8. Еще личное дело содержит копии документов об образовании, паспорта, свидетельств о рождении каждого ребенка, а также (при наличии) характеристики и рекомендации с других мест работы.
В папке с личным делом должна обязательно присутствовать внутренняя опись документов личного дела, отражающая их порядковые номера, дату включения их в дело. Все изменения по количеству и составу документов отражаются в примечаниях к данной описи.
