Обязательна ли для ИП печать – это вопрос, с которым вынуждены разбираться все, кто начинает свое дело. Однозначного ответа нет, поскольку необходимость наличия оттиска во многом зависит от вида деятельности и категории клиентов (госструктуры и др.). То есть можно заниматься бизнесом без штампа – в большинстве случаев он необязателен. При этом в некоторых ситуациях без него не обойтись.
Обязательно ли ИП иметь печать
Законодательство РФ не содержит такого требования. Предприниматель может сделать печать, но это не является обязательным условием его деятельности. Для заверки документов во многих случаях достаточно подписи.
При этом нужно понимать, что нередко контрагенты будут просить письмо, подтверждающее отсутствие печати. Такие требования объясняются желанием обезопасить себя: если ИП имеет оттиск, но скрывает его, использует только подпись - договор можно будет признать недействительным.
Писать подтверждающее письмо можно в свободной форме, но в нем обязательно должны присутствовать такие реквизиты, как:
- ОГРНИП;
- ФИО;
- ИНН;
- подпись.
Также важно понимать, что чем более крупный контрагент будет участвовать в сделке, тем сильнее его смутит отсутствие печати.
Когда печать необходима
Есть ситуации и грани предпринимательства, в которых без оттиска будет сложно. Таким образом, ответ на вопрос «обязательно ли наличие печати у ИП?» во многом определяется особенностями конкретного направления деятельности. Речь идет о следующих ситуациях.
- Выдача товарного чека. Такой документ, подтверждающий передачу от клиента продавцу определенной суммы, недействителен, если на нем нет печати. Альтернатива в данном случае – кассовый аппарат. Без оттиска не обойтись и при использовании товарных накладных.
- Заполнение трудовой книжки. Когда возникает необходимость в оформлении нанятых сотрудников, ИП должен подтвердить указанные в их книжках данные печатью. Это одно из базовых правил.
- Открытие расчетного счета. В этом случае выяснять, обязательно ли у ИП должна быть печать, нет причин, поскольку без нее не обойтись, когда речь идет о работе с банками. Любое учетное учреждение имеет все основания требовать от предпринимателя наличие в договоре печати. Возможны исключения, но они, как правило, связаны с подбором особенного бланка, что может оказаться сложной задачей.
- Участие в государственных заказах. Если выбор был сделан в пользу такой деятельности, то думать о том, нужна ли ИП печать для документов, нет смысла, поскольку ее наличие обязательно при сотрудничестве с государством. Без оттиска заявка на совместную деятельность изначально не будет рассмотрена.
- Работа с официальными бумагами. Многих начинающих предпринимателей интересует, обязательно ли ИП ставить печать на документах. Ответ будет утвердительным, если речь идет о договоре с коммерческими предприятиями. Также печать необходима, если бизнесмен предоставляет транспортные услуги, постоянно оформляет путевые листы или залог.
Пытаясь разобраться в том, обязательна ли печать ИП на договоре, нужно понимать, что некоторые крупные компании все же могут согласиться на сотрудничество при наличии одной только подписи. Но такие случаи явление крайне редкое. Подавляющее большинство контрагентов будет требовать печать, желая убедиться в надежности предпринимателя.
Таким образом, решение относительно того, обязательна ли для ИП печать, принимает сам бизнесмен, в зависимости от своей сферы деятельности.
Необходима ли регистрация в налоговой
Закон не обязывает предпринимателя регистрировать штамп в ФНС. Но эта процедура может быть полезна самому представителю малого бизнеса.
Речь идет о защите от действий мошенников. Например, если какие-то граждане сделают копию печати и начнут использовать ее в рамках незаконных действий, то предпринимателю будет ощутимо легче доказать свою непричастность, если его штамп зарегистрирован в налоговой службе.
В таких ситуациях специалисты без особого труда смогут провести экспертизу и установить, подлинный использовался оттиск или фальшивый.
Как регистрировать
Занесение всех необходимых данных о штампе ИП, производится на основании обращения предпринимателя в ФНС.
Также информацию о печати можно зафиксировать в реестре фирмы-изготовителя. Некоторые компании автоматически проводят такую процедуру.
Единственный плюс незарегистрированного оттиска – это отсутствие необходимости проведения различных специальных действий с печатью при закрытии ИП.
Если же данные о штампе были внесены в базу ФНС, то ликвидировать ее должен регистрирующий орган совместно с предпринимателем.
Плюсы
Чтобы определиться с тем, обязательна ли для ИП печать, нужно обратить внимание на положительные стороны и недостатки использования штампа. К плюсам можно отнести:
- отказ от кассовой техники (при условии, что такое действие позволительно в рамках выбранной системы налогообложения);
- возможность официально нанимать сотрудников;
- значительное снижение риска подделки документов;
- повышение статуса ИП при взаимодействии с крупными клиентами.
Не все бизнесмены имеют четкое представление относительно вопроса, обязательно ли ИП ставить печать на документах. В итоге отсутствие оттиска может вызвать эмоции недоверия со стороны клиентов, даже если для этого нет оснований. Наличие же печати избавит предпринимателя от лишних объяснений.
Минусы
При всех очевидных преимуществах наличия печати, есть и ряд отрицательных моментов.
Речь идет о таких минусах, как:
- расходы на изготовление (это в среднем 1 000 руб., также придется ежегодно тратиться на обновление краски и штемпельной подушки);
- необходимость постоянного использования (после того как была оформлена печать, ее придется ставить на все документы без исключения: это не всегда удобно, но без штампа официальные бумаги окажутся недействительными);
- кража или потеря оттиска (если печать вдруг пропадет, полноценная работа с документами, требующими заверения, будет остановлена до момента ее восстановления или возврата, что может привести к ощутимым финансовым потерям).
В рамках темы, нужно ли ИП иметь печать, нетрудно прийти к выводу: ее наличие лучше, чем отсутствие.
Требования к штампу
Заказывая печать, важно понимать, что процесс должен соответствовать определенным стандартам. Главное, на что нужно обратить внимание - на оттиске не должно быть символики РФ. Выбирая дизайн, включать в него, например, изображение двуглавого орла не стоит.
Но если по каким-либо причинам такие символы являются необходимыми, нужно запросить специальное разрешение для их использования. Естественно, что сумма заметно возрастет.
При этом допускается любой дизайн, который не содержит герба, логотипов других предприятий и символику муниципальных служб.
На печати должны быть отображены:
- место регистрации ИП;
- ФИО;
- наименование организации (бизнес, который ведет предприниматель);
- компоненты защиты;
- ИНН.
При желании предприниматель может разместить на оттиске логотип своей компании и любую дополнительную информацию.
Специалисты занимающиеся изготовлением печати, обычно предлагают большой выбор вариантов дизайна, в которых учтены все требования.
Как получить
Для изготовления печати нужно обратиться в специализированный сервис. Чтобы процесс был успешно завершен, придется выполнить следующие действия:
- написать заявление;
- предоставить фирме такие документы, как ОГРНИП, ИНН и паспорт;
- выбрать внешний вид печати и ее тип;
- произвести оплату.
В итоге придется подождать пока печать изготовят, и забрать ее в указанное время, предъявив паспорт или доверенность, если получать будет кто-то другой.
С чем стоит учесть до заказа
Перед тем как писать заявление на изготовление печати, не будет лишним определиться с некоторыми характеристиками оттиска.
Речь идет о следующих особенностях штампа.
- Материал. Обычно выбирают между деревом, пластиком и металлом.
- Тип печати. Она может быть автоматическая или обыкновенная, ручная. Здесь выбор во много зависит от интенсивности использования печати. Если объем работы большой, то лучше подойдет автоматическая и наоборот.
- Форма оснастки: круглая или треугольная.
- Шрифт. Возможно, у компании есть свой особенный шрифт, являющийся частью логотипа, и предприниматель хочет, чтобы такой же был на печати.
Поскольку оттиск используется во всех официальных документах, к выбору его дизайна и формы стоит подойти основательно, особенно если придется иметь дело с крупными клиентами.
Оформление доверенности
Некоторые предприниматели оформляют доверенность на уполномоченных или законных представителей. В таком статусе могут действовать как физические лица, так и ООО, которые были уполномочены предпринимателем для осуществления конкретных действий.
Сама доверенность должна быть заверена у нотариуса. Что касается наличия печати на этом документе, то она желательна, но не обязательна. Здесь все сводится к вопросу доверия со стороны клиентов.
Но если речь идет о доверенности, на основании которой юристы представляют интересы ИП в суде, то ставить печать нужно.
Ликвидация штампа
Выяснив, обязательна ли для ИП печать, важно разобраться и в процедуре отказа от такого способа работы с документами. Просто перестать пользоваться штампом и вернуться к одной только подписи не получится.
Процесс утилизации начинается с составления акта. В этом документе должен быть оттиск печати, основание для ликвидации и регистрационные данные предпринимателя. Акт заполняется в том органе, где была зарегистрирована печать.
К данному документу нужно приложить копии всех заполненных страниц паспорта и саму печать. Также придется написать соответствующее заявление.
В итоге на основании соответствующего письменного обращения в налоговый орган, печать будет уничтожена.
Если ИП занимался деятельностью, имеющей отношение к госструктурам, то может понадобиться уведомление органов МВД об утилизации штампа.
Приняв решение уничтожить печать, предприниматель обязан сообщить об этом тем банкам, в которых был открыт расчетный счет. Также необходимо предоставить акт, подтверждающий ликвидацию печати.
Разрезанные силиконовые или пластиковые части оттиска, а также сам документ, подтверждающий ликвидацию, нужно хранить вместе.
Итоги
Необходимость использования печати определяется тем, какую именно деятельность осуществляет предприниматель. В большинстве случаев при работе с крупными клиентами наличие штампа будет необходимым условием сотрудничества, хоть и не обязательным с позиции закона. А вот при работе с государственными заказами, печать необходима.
