Инспектор по кадрам - ключевая фигура в управлении персоналом любой организации. От его работы зависит не только соблюдение трудового законодательства, но и эффективность HR-процессов. Давайте разберемся, кто такой инспектор по кадрам, каковы его обязанности, права и ответственность.
1. Понятие должности инспектора по кадрам
Инспектор по кадрам - это специалист, который осуществляет учет персонала в организации и ведение кадрового делопроизводства. Он обеспечивает процессы документирования жизненного цикла персонала: приема, перемещения и увольнения сотрудников, поощрения и наказания, оформления отпусков и так далее.
В организационной структуре компании должность инспектора по кадрам, как правило, входит в состав кадровой службы или отдела управления персоналом. Инспектор тесно взаимодействует с руководителями других подразделений по вопросам подбора, адаптации, обучения и оценки персонала.
Инспектор по кадрам должен знать Трудовой кодекс РФ и другие нормативные документы, которые регулируют взаимоотношения работника и работодателя. Его задача — вести кадровый документ в соответствии с требованиями закона.
К инспектору по кадрам предъявляются следующие требования по образованию и квалификации:
- Среднее профессиональное образование по специальности "Управление персоналом"
- Опыт работы в кадровом делопроизводстве от 1 года
- Знание трудового законодательства
- Владение ПК на уровне уверенного пользователя
Инспектор по кадрам может пройти дополнительное обучение и получить сертификаты в сфере управления персоналом для расширения компетенций и карьерного роста.
2. Основные обязанности инспектора по кадрам
Функционал инспектора по кадрам достаточно широк. Рассмотрим основные обязанности, которые он выполняет в ежедневной работе.
Ведение кадрового делопроизводства
Одна из главных задач инспектора - правильное и своевременное оформление кадровой документации . Сюда входит:
- Подготовка проектов приказов по личному составу
- Заполнение унифицированных форм по кадрам
- Ведение журналов и реестров кадровых документов
Также инспектор готовит различные документы для предоставления в госорганы, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и так далее.
Оформление движения персонала
Инспектор по кадрам обеспечивает документирование таких кадровых процедур, как:
- Прием на работу новых сотрудников
- Перевод на другую должность или в другое подразделение
- Предоставление отпусков
- Направление в командировки
- Увольнение работников
Для каждой процедуры требуется комплект определенных документов, оформление которых входит в обязанности инспектора.
Учет личного состава
Инспектор ведет актуальный список сотрудников с указанием всех кадровых изменений. Для этого он использует специальные программы по учету персонала.
| 1С: Зарплата и управление персоналом | БОСС-Кадровик |
| PeopleForce: Управление персоналом | SAP SuccessFactors |
На основе этих данных инспектор готовит различные кадровые отчеты и справки по запросу руководства.
Ведение кадровых документов
В служебные обязанности инспектора входит работа с такими важными документами сотрудников, как:
- Трудовые книжки
- Трудовые договоры
- Личные дела
- Личные карточки по форме Т-2
Инспектор регистрирует эти документы, вносит изменения, хранит и передает их по запросу сотрудников и руководителей.
Таковы основные обязанности инспектора по кадрам. О вспомогательных функциях этой должности мы поговорим в следующем разделе.
3. Дополнительные обязанности инспектора по кадрам
Помимо основных функций по документальному сопровождению кадровых процессов, инспектор может выполнять дополнительные обязанности в зависимости от потребностей и размера компании.
Подбор персонала
Инспектор принимает участие в подборе кадров: размещает вакансии, собирает резюме соискателей, проводит предварительные собеседования по телефону. Затем передает отобранных кандидатов менеджеру по подбору персонала или непосредственному руководителю для очных собеседований.
Адаптация новичков
В первые дни инспектор знакомит нового сотрудника с офисом, проводит инструктаж по технике безопасности, выдает необходимые документы для ознакомления. Также отвечает за введение данных о новичке в корпоративные системы учета.
Обучение персонала
Инспектор анализирует потребности компании в обучении кадров, готовит список сотрудников и тематику для тренингов. Также может непосредственно проводить вводные инструктажи по системе управления персоналом и кадровому делопроизводству.
Ведение базы кандидатов
Инспектор поддерживает актуальность базы соискателей: добавляет новые резюме, удаляет устаревшие, вносит дополнительные сведения по итогам собеседований кандидатов.
Анализ текучести кадров
Одна из важных задач инспектора - отслеживание причин увольнения сотрудников. На основе этих данных он готовит отчеты и вырабатывает предложения по снижению текучести для руководства компании.
4. Права инспектора по кадрам
Для эффективного выполнения своих обязанностей инспектор по кадрам наделяется определенными правами.
Право подписи кадровых документов
Инспектор имеет право подписи таких документов, как личная карточка сотрудника, акт о приеме-передаче личного дела, служебные записки и другие.
Доступ к персональным данным
Инспектору предоставляется доступ к персональным данным сотрудников, необходимым для исполнения его должностных обязанностей.
Участие в совещаниях по персоналу
Инспектор имеет право принимать участие во внутренних совещаниях, касающихся вопросов подбора, адаптации, мотивации, обучения персонала.
Внесение кадровых предложений
Инспектор может вносить предложения по совершенствованию кадрового делопроизводства, внедрению новых HR-технологий, оптимизации штатного расписания.
Запрос информации у руководителей
При необходимости инспектор имеет право запрашивать у руководителей структурных подразделений данные о сотрудниках, необходимые для кадрового учета и оформления документов.
Реализация этих прав позволяет инспектору качественно выполнять поставленные задачи.
