Что такое дубликат документа? Это выданное правомочным органом его точное повторение. Даже юридическая сила в таком случае остается равнозначной оригиналу. Оформление справок, выписок, дипломов, трудовых книжек, удостоверений можно инициировать вторично, если произошел казус: что-то потеряно или уничтожено, а возникла необходимость предоставить по месту требования. Что такое дубликат документа, можно понять по его другому, отличающемуся от предыдущего, порядковому номеру и специальному штампу. Подтверждает действительность его подпись и печать.
На что следует обратить внимание?
При различных жизненных ситуациях делопроизводители, операторы, секретари требуют для выполнения услуг предоставления документального пакета:
- ПФР – при оформлении пенсий, пособий;
- компании – для устройства на работу;
- финансовые организации, когда принимают решения о выдаче кредита.
В одном случае указывают на необходимость предоставления оригиналов, в другом – на месте снимают копии, иногда нужно их нотариальное подтверждение подлинности. Это доказывает, что деловые бумаги имеют разный статус и назначение.
Паспорт, диплом об образовании, водительское удостоверение выдается на руки обладателю в единственном экземпляре. Если кредитной организации потребуется копия удостоверения личности, оператор на месте ее снимет, сверит и этого достаточно. Многие учреждения требуют заверки документа у нотариуса. Можно от руки переписать данные на листе бумаги, прийти в нотариальную контору, там поставят печать, подтвердят подпись владельца. Что такое дубликат документа и чем он отличается от других видов? Прежде всего, условиями выдачи.
Паспорта и права на вождение автомобилем не дублируют, их необходимо заново получить по всем правилам. Зато снимать копии можно сколько угодно: переписать от руки, напечатать, сфотографировать – воспроизвести все содержание с подлинника.
А дубликат – это точный аналог своего предшественника, он полностью повторяет первоисточник и вновь действителен в одном экземпляре. Если его размножают, это будут уже копии, даже заверенные, но не имеющие правовой силы. Так, инспектор ДПС не примет копию водительского удостоверения как в бумажном варианте, так и как фотографию, например, на экране телефона. Попытка представить документ в таком виде вызовет удивление и не отменит наложения штрафа. Если права были украдены, утеряны или пришли в негодность, можно лишь получить новые.
Нововведения о водительских удостоверениях
С 2014 года не выдают в ГИБДД временных ВУ. Необходимо прийти по месту жительства в отделение дорожной инспекции для подачи заявления. Если водительское удостоверение заменяют новым без всяких отметок, то ПТС подлежит восстановлению, при этом, кроме стандартной заявки, нужно знать, какие документы нужны для дубликата:
- удостоверение личности водителя;
- регистрационный талон машины;
- квитанция оплаченной госпошлины.
В ГИБДД проведут запросы в отношении нарушений, вынесут решение. Очередей сейчас нет, сотрудники работают быстро.
Что в содержании?
Если оригинал исчез, необходима точная замена, ее могут отличать только основные реквизиты. При этом:
- повторяется форма, формуляр, бланк;
- сотрудник органа, ответственный за выдачу, ставит сверху штамп, где написано о проведении дублирования;
- номер и серию выпускают вместе с бланком в типографии;
- подпись, печать, все графы с данными заполняют ручкой или печатают.
Дубликат документа — это точное повторение первоначального бухгалтерского отчета, сводной ведомости со всеми данными.
По каким причинам обращаются?
Потерять можно любой важности деловую бумагу. Из-за непрочности материала они приходят в негодность от излишней потертости, теряют четкость надписи. Аналитики собрали основания, в связи с чем чаще всего обращаются граждане:
- повреждение, потеря и кража;
- требования инстанций на судебное заседание представить свидетельство, чтобы продолжить рассмотрение вопроса;
- для проведения сделки с недвижимостью;
- лицензирования;
- участия в конкурсах, тендерах;
- регулирования финансовых запросов.
За восстановлением документов необходимо обращаться в то учреждение, которые изначально оформляло подлинник.
В каком порядке происходит получение?
Процедура на получение дубликатов учредительных документов происходит по стандартной схеме:
- Заполняют заявку с перечнем требуемых документов.
- Составляют записки с пояснением оснований для оформления дубликатов.
- Оплачивают госпошлину.
- Подают запрос в соответствующее ведомство.
Документальный пакет подписывает руководитель предприятия, ставит печать.
Куда обращаться?
В зависимости от назначения утерянного формуляра, отличаются учреждения, куда следует обращаться. Чтобы получить свидетельство о рождении - нужно с заявлением обратиться в ЗАГС. Диплом восстановят в образовательном заведении, где обучался фигурант. Когда потребуется дубликат трудовой книжки – его оформит кадровик по месту работы. Трудности будут в сборе всех записей, если многократно менялись компании.
Сотрудник отдела кадров сделает запросы, и по полученным выпискам заполнит недостающие подробности:
- общий и непрерывный стаж работы;
- переводы на должности;
- увольнения;
- награждения и поощрения.
Сведения неполные или сомнительные в книжку не вносят. Недействительные факты тоже опускают, если недостоверность будет подтверждена соответствующей выпиской. Когда порча подлинников происходит при возникновении чрезвычайных обстоятельств, катастроф, пожаров, такое положение дел не влияет на право и порядок оформления такого дубликата документа, что не может не радовать пострадавшего. Их полностью восстановит комиссия в соответствии с прежними оригиналами.
Выдача дубликатов документов
Любой важности сводку, ордер, протокол можно восстановить при условии, что они полностью пришли в негодность и их больше нельзя использовать по назначению. Процедура подразумевает заявительный характер. Прежде чем получить желаемое, нужно обратиться в ведомство, которое правомочно осуществить действие. Порядок выдачи дубликатов документов зависит от учреждения, в которое обращается заявитель.
Следует заметить, что после заверки нотариусом верности копии, она тоже становится юридически значимой. Переписать, сделать ксерокопию данных значительно проще, так как для этого не требуется специальных бланков и формуляров. Нотариальная служба должна подтвердить достоверность данных, даже написанных от руки.
Сотрудник откажется заверять информацию:
- изложенную карандашом;
- с подчистками, исправлениями, ошибками;
- на листах, не скрепленных между собой, с неясными для прочтения записями;
- нечеткой, смазанной печатью.
Аналогом оригинала копия никогда не станет и не может его полностью заменить, она нужна для подтверждения юридически факта:
- рождения;
- брака;
- собственности;
- работы;
- стажа;
- наличия специальных знаний.
В отношении дубликатов исполнительных документов, порядок выдачи судебных приказов регулирует ГПК РФ статьей 430. Обращаться с заявлением нужно в тот суд, который выносил постановление. На заседании будет рассмотрен вопрос и вынесено решение. О времени его проведения заранее извещают заинтересованных в деле лиц. После удовлетворения запроса заявителю будет выдан юридический акт.
