Аналитическая деятельность – это одна из областей человеческого мышления, целью которой является смысловая обработка информации для выработки качественно новых знаний и подготовки основы для принятия оптимальных управленческих решений. Она используется практически во всех сферах, а умение работать с данными – залог профессионализма. Как показывают исследования, сбор данных в информационно-аналитической деятельности занимает до 95 % от общего объема работы. Но наибольшие затруднения представляет собой именно аналитический этап, когда необходимо выработать заключение. Это связано с трудностями как психологического, так и интеллектуального плана.
Общее понятие
Аналитическая деятельность – это важнейшая составляющая управленческой работы в учреждениях любого типа. Она представляет собой исследование, которое проводится для решения определенных задач. Выполнение анализа позволяет своевременно выявить и оценить противоречия, а также определить наиболее рациональные пути для их решения. Научно обоснованный менеджмент базируется на управленческих решениях, принятых на основе результатов аналитической деятельности.
В теории выделяют несколько базовых понятий:
- феномен (сущность);
- структура (основные функциональные направления);
- предметное поле (объект и предмет, информационное поле);
- методология и инструментарий.
Поскольку анализ невозможно сделать без предварительно собранных данных, то большинство исследователей рассматривают информационную и аналитическую деятельность как единое целое. В его основе лежат философские положения принципа системности:
- в окружающем мире объективно существуют явления, которые можно классифицировать, включить в определенную систему;
- даже в бессистемном, на первый взгляд, явлении, все равно можно найти свойства целостности и единства;
- каждый из феноменов стремится к достижению системного состояния.
Особенности
Понятие «анализ» рассматривается в 2 аспектах. Первый - это разделение предмета мышления на части, изучение которых позволяет получить общее представление о целом объекте. Второй - процедура систематизации, что отождествляется с исследованием. Аналитика представляет собой комплекс методов организационно-технологического обеспечения для обработки данных и приобретения новых знаний.
Процесс аналитической деятельности направлен в конечном итоге на решение практических задач. Он также носит прогностический характер, позволяя опередить некоторые явления и определить будущее состояние объекта исследования. С точки зрения структурного подхода организационно-аналитическую деятельность можно разделить на 2 класса субъектов: по сфере исследования (государственная, правовая, социальная, предпринимательская, образовательная, культурологическая, экономическая и другие) и уровню организации (от аналитических центров и институтов до руководителей мелких предприятий). Конечным продуктом работы являются различные виды оценок, прогнозы, рекомендации, проекты и другие формы отчетов.
Функции
Аналитическая деятельность – это исследование, основными функциями которого являются:
- Информационная – получение данных, выявление их объема и содержания, первичная обработка (классификация, структурирование).
- Диагностическая – определение признаков объекта анализа, установление причинно-следственных связей.
- Оценочная – формирование системы показателей.
- Рекомендательная – выработка новой информации для решения основных проблем.
- Планово-прогностическая – текущее и перспективное планирование.
- Коррекционная – внесение улучшений в процесс управления.
- Организационная – распределение полномочий между людьми, их четкое определение.
- Контрольно-диагностическая – общественный и административный контроль.
- Архивная – сохранение информации и конечных продуктов анализа.
Задачи
Задачи аналитической деятельности реализуют вышеуказанные функции. В рамках предприятия к ним относят следующие мероприятия:
- формирование совокупности данных (информационного фонда);
- определение направлений деятельности аналитической службы и разработка систем показателей по каждому из них;
- информационное обеспечение структур предприятия;
- выработка рекомендаций и прогнозов, основанных на проведенной аналитической работе.
Классификация
Различают следующие виды аналитической деятельности:
- по характеру научной работы: фундаментальная и прикладная;
- по функциональному разделению: тактическая, стратегическая, оперативная;
- по виду объекта, на который направлена мыслительная деятельность: макро- и микроэкономическая, управленческая, социально-политическая, экологическая, педагогическая, ментальная;
- по типу научной дисциплины, на основе которой производится анализ: философская, экономическая, аксиологическая (системно-ценностная), политологическая, прогностическая, историческая, психологическая, культурологическая, этическая и эстетическая;
- по характеру основного метода: системная, статистическая, логическая, проблемная, причинно-следственная, ситуационная;
- по уровню анализа: первичная и вторичная (переосмысление полученных ранее результатов);
- по характеру периода исследований: ретроспективная (анализ проблем прошлого), актуальная и прогностическая.
Классификация по временному интервалу может носить и другой характер: текущий анализ за период контроля, исследования за отчетный и длительный период (от одного года до нескольких лет). Таким образом, современная аналитика – это комплексная деятельность, каждая разновидность которой характеризуется своей спецификой.
Чаще всего в рамках предприятий осуществляются следующие виды аналитической деятельности:
- экономическая;
- хозяйственная;
- финансовая;
- актуальная;
- перспективная.
Организация
Эффективность исследования зависит от соблюдения основ аналитической деятельности:
- Научный характер работы. Если исследование производится в экономической сфере, то должны учитываться законы развития рынка. При анализе используются последние достижения науки и техники, а также специальные методики.
- Системный и комплексный подход с учетом всестороннего охвата проблемы и участия всех подразделений предприятия.
- Объективность как при сборе информации, так и при ее обработке, составлении выводов, рекомендаций. Использование достоверных источников данных. Подтверждение результатов аналитическими расчетами.
- Оперативность и актуальность. Получение результатов в предельно низкие сроки для своевременной выработки решения персоналом управления.
- Планирование работы, распределение обязанностей и полномочий среди исполнителей. Систематический характер исследований. Стандартизация и регламентирование аналитической деятельности.
- Экономичность. Стремление к минимуму затрат и максимуму эффективности.
Организация аналитической деятельности может проводиться в различной форме. На больших предприятиях обычно в рамках экономической службы формируется аналитический отдел или группа. В маленьких организациях этой работой руководит начальник планового отдела или главный бухгалтер.
По степени открытости анализ может быть публичным или закрытым. Исследование могут проводить лица без специальных знаний и подготовки. Профессиональная аналитическая деятельность осуществляется специалистами, которые в совершенстве владеют методами анализа и занимаются исследованиями в определенной сфере деятельности (бизнес-аналитик, системный и инвестиционный аналитик и другие специализации).
Контрольные функции
Контрольно-аналитическая деятельность и экспертиза проводятся с целью проверки на соответствие законодательным, нормативно-правовым актам, техническим регламентам, приказам и распоряжениям, а также для изучения последствий принятых и внедренных управленческих решений. Такая работа осуществляется руководителем организации или другими специалистами, уполномоченными его приказом.
Контроль проводится в форме:
- Финансового аудита. Его целями являются проверка документального подтверждения всех финансовых операций, соблюдения отчетности, целевого использования ресурсов.
- Аудита эффективности. Проводится для оценки использования ресурсов для достижения определенной цели.
- Аудита стратегического управления. Применяется для анализа реализации стратегических целей предприятия.
Инструментарий
В качестве приемов и инструментов проектно-аналитической деятельности применяют следующие методы:
- Диагностирование.
- Планирование.
- Систематизация и структурирование.
- Верификация.
- Логико-лингвистический анализ.
- Моделирование.
- Анализ и синтез.
- Разложение сложного объекта на более простые составляющие.
- Факторный анализ.
- Обобщение.
- Статистический анализ.
- Унификация.
- Сравнительный анализ.
- Моделирование.
- Абстрагирование и конкретизация.
- Системный анализ.
- Оценка долгосрочных перспектив науки.
- Графический анализ и другие.
Этапы
При проведении аналитической деятельности на предприятии выделяют следующие основные этапы:
- Определение целей. Выделение показателей, которые будут подвергаться анализу, и субъектов, на которые будут возложены обязанности по сбору и обработке информации.
- Составление плана работ.
- Формирование информационно-методического обеспечения.
- Систематизация данных, выявление наиболее важных факторов.
- Оформление результатов.
Первый этап
Целевой анализ начинается с определения наиболее значимой, глобальной цели. В последующем она разбивается на подцели для упрощения работы. Иногда системный анализ сложного явления требует построения «проблемного дерева», в котором отражают все задачи и цели. Эта процедура необходима для построения четкой логической структуры.
Распределение обязанностей между подразделениями предприятия и основные функции ее сотрудников являются главной целью. Так, планово-аналитическому отделу могут быть поручены разработка плана работы, методики ее проведения, обобщение результатов и составление отчета; отделу главного технолога – анализ уровня производительности; отделу главного механика – предоставление информации о состоянии оборудования.
План-график
Второй этап аналитических работ включает информацию о поэтапных сроках выполнения, отчетности и формах контроля, ответственных и исполнителях. Он составляется с учетом трудоемкости работы, загрузки сотрудников и способа передачи данных из одной структуры в другую.
Различают 2 основных вида плана:
- Комплексный. Обычно он разрабатывается на 1 год. В нем указывают объекты анализа, цели, необходимые показатели, распределение обязанностей, источники данных и другие ключевые вопросы.
- Тематический. Его разрабатывают для углубленного исследования глобальных проблем.
Информационное обеспечение
На третьем этапе аналитической деятельности определяют виды документов, используемых для сбора информации. В качестве таких источников могут служить:
- технологическая документация;
- договора;
- нормативные материалы;
- планы, сметы и задания;
- данные бухгалтерского учета и другие виды документов.
Обработка информации может производиться с применением автоматизированных систем, основанных на составлении выборки по ключевым словам и словосочетаниям.
Завершающие этапы
После сбора данных производится их первичная обработка. Она заключается в определении доброкачественности и полноты полученных данных, формировании их в таблицы или другую сопоставимую форму, в анализе для выявления самых важных факторов и оценке альтернативных вариантов и резервов.
После доработки существующих проблем и уточнения вопросов эти действия проводят повторно. Производится выработка рекомендаций и составление заключения.
Сфера государственного управления
В государственном управлении аналитическая деятельность – это совокупность следующих процессов:
- Анализ необходимого состояния управляемого объекта, определение задач работы.
- Сбор данных с учетом изменяющихся параметров объекта управления и внешних воздействий.
- Исследование и оценка полученного материала, выявление сущности явлений.
- Создание аналитической модели с учетом предметной области, среды, в которой функционирует исследуемый объект; проверка точности модели, ее корректировка.
- Осуществление экспериментов на основе выбранной модели.
- Интерпретация результатов.
- Передача итоговых данных лицу или государственной структуре, которая принимает управленческое решение.
