Денежные средства в кассе - важнейший актив любой организации. Правильный учет наличности позволяет избежать ошибок и хищений. В статье мы подробно разберем все аспекты работы с кассой - от выбора кассира до отражения операций в учете. Узнаете, как организовать кассу с нуля и оптимизировать ее работу.
Требования к помещению и оборудованию кассы
Как выбрать место для кассы на предприятии
Помещение для кассы лучше всего расположить в центре офиса, чтобы сократить пути перемещения наличных денег. Но при этом касса должна быть изолирована от остальных рабочих мест, чтобы посторонние лица не имели бесконтрольного доступа.
Обязательное оборудование: сейф, стол, стул
- Сейф или металлический шкаф для хранения денег
- Рабочий стол для пересчета и оформления документов
- Стул для кассира
Дополнительное оснащение: сигнализация, камеры, решетки
- Система охранной сигнализации
- Видеонаблюдение
- Металлические решетки на окнах
Порядок хранения ключей и доступа в помещение
Ключ от помещения кассы хранится у кассира. Дубликат ключа в запечатанном конверте находится у главного бухгалтера. Код от сейфа известен только кассиру. Доступ посторонних лиц в кассу запрещен.
Оформление документов по организации кассы
Для оформления кассы издается приказ с указанием:
- места расположения кассы;
- лица, ответственного за кассу;
- утвержденного лимита остатка наличных денег.
Выбор ответственного за кассу
Квалификационные требования к кассиру
На должность кассира назначается лицо, имеющее опыт работы с денежными средствами и документами. Обязательные требования:
- высшее или среднее профильное образование;
- опыт работы кассиром не менее 1 года;
- знание порядка ведения кассовых операций.
Необходимые документы для оформления на должность
Для оформления на должность кассира необходимы:
- приказ о назначении;
- должностная инструкция;
- договор о полной материальной ответственности.
Должностная инструкция кассира
В должностной инструкции прописываются:
- должностные обязанности;
- права и ответственность кассира;
- требования к отчетности.
Порядок оформления договора о материальной ответственности
Договор о полной материальной ответственности заключается в письменной форме в 2 экземплярах. Кассир несет ответственность за недостачу вверенных ему ценностей.
Основания для увольнения кассира
Кассир может быть уволен:
- по собственному желанию;
- в связи с сокращением штата;
- за нарушение кассовой дисциплины.
Установление лимита остатка кассы
Нормативное регулирование лимитов остатка
Лимит остатка наличных денег в кассе регулируется Указанием ЦБ РФ No 3210-У. Для его расчета анализируются объемы кассовых оборотов.
Как рассчитать максимально допустимую сумму
Лимит остатка наличных в кассе = средний размер инкассации за 3 предыдущих месяца + сумма максимальных выдач за 5 предыдущих дней.
Оформление приказа об утверждении лимита
Лимит остатка наличных утверждается отдельным приказом руководителя организации. Лимит пересматривается не реже 1 раза в квартал.
Особенности для малого бизнеса и ИП
Для малого бизнеса и ИП установление лимита остатка наличных в кассе необязательно.
Последствия нарушения установленного лимита
Превышение лимита остатка влечет штраф для организации от 40 до 50 тыс. рублей.
Правила хранения наличных денег
Что можно хранить в кассе организации
В кассе организации хранятся наличные деньги, денежные документы, денежные средства, поступившие во временное распоряжение.
Ограничения по хранению валютных ценностей
Хранение в кассе наличной иностранной валюты и ценных бумаг в иностранной валюте запрещено.
Порядок хранения денежных документов
Денежные документы хранятся в несгораемом шкафу, отдельно от наличных денег.
Особенности хранения денег в нерабочее время
В нерабочее время наличные деньги из кассы перемещаются в сейф. Сейф опечатывается печатью кассира.
Личная ответственность кассира за сохранность ценностей
Кассир несет персональную ответственность за сохранность всех ценностей, находящихся в кассе.
Приходные кассовые операции
Перечень оснований для внесения наличных в кассу
- поступления выручки от продаж;
- возврата подотчетных сумм;
- внесения собственных средств организации.
Порядок оформления приходных кассовых ордеров
Приходный кассовый ордер заполняет кассир в 2 экземплярах при получении наличных денег для последующей выдачи одного экземпляра вносителю.
Кто имеет право подписи приходных ордеров
Право подписи приходных кассовых ордеров имеет руководитель, главный бухгалтер и кассир.
Отражение поступлений в кассовой книге
Все суммы поступлений в кассу заносятся в кассовую книгу в хронологическом порядке с указанием источника.
Особенности внесения выручки от продаж через ККТ
Выручка от продаж через ККТ регистрируется в кассовой книге на основе Z-отчетов по кассовой технике.
Расходные кассовые операции
Случаи, разрешающие выдачу наличных под отчет
Наличные под отчет могут выдаваться на:
- хозяйственные расходы;
- командировочные расходы;
- выплату заработной платы.
Правила оформления расходных кассовых ордеров
Расходный кассовый ордер заполняется кассиром в 2 экземплярах с указанием получателя, суммы и назначения платежа.
Выплата заработной платы через кассу
Зарплата может выдаваться через кассу по ведомости или расходному кассовому ордеру с подписью работника.
Возврат денег покупателям и контрагентам
Возврат денег оформляется расходным кассовым ордером с подписью лица, получившего деньги.
Отражение расходов в кассовой книге и отчетах
Все выдачи наличных отражаются в кассовой книге с указанием получателя и расходного документа.
Порядок ведения кассовой книги
Унифицированная форма кассовой книги
Кассовая книга ведется по унифицированной форме No КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата.
Правила регистрации кассовых ордеров
В кассовую книгу записываются все приходные и расходные ордера с указанием номера, даты, суммы и источника поступления или получателя наличных.
Ежедневное заполнение книги и итоговый отчет
Кассовая книга заполняется кассиром ежедневно. В конце рабочего дня подсчитывается итоговый остаток наличных в кассе.
Кто имеет право подписи кассовой книги
Право подписи кассовой книги имеют руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.
Хранение оформленной кассовой книги
Заполненная кассовая книга хранится в бухгалтерии в течение 5 лет.
Контроль кассовых операций
Ревизия ценностей в кассе организации
Ревизия кассы проводится комиссией не реже 1 раза в квартал.
Внеплановые проверки кассы начальством
Внеплановые проверки кассы могут проводиться главным бухгалтером или руководителем в любое время.
Ответственность кассира за излишки и недостачи
Кассир несет материальную ответственность за обнаруженные недостачи и излишки при ревизии кассы.
Налоговый контроль кассовых операций
Налоговая инспекция проверяет соблюдение правил работы с кассой при камеральных и выездных налоговых проверках.
Административная ответственность за нарушения с кассой
За нарушение кассовой дисциплины организация может быть оштрафована на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.
Бухгалтерский учет кассовых операций
Синтетический и аналитический учет по счету 50
В бухучете операции с кассой отражаются на активном счете 50 "Касса". Для аналитики используются субсчета.
Типовые проводки по поступлению и выбытию наличных
Основные проводки по кассе: поступление отражается записью Дт 50 Кт счет контрагента, выдача - Кт 50 Дт счет контрагента.
Учет кассовых операций в иностранной валюте
Операции в иностранной валюте отражаются на отдельном валютном субсчете счета 50 с пересчетом в рубли.
Особенности учета операций с денежными документами
Получение и выдача денежных документов учитывается обособленно на субсчете к счету 50.
Отражение суммовых разниц по кассе
Суммовые разницы по кассе отражаются записями по счету 91 "Прочие доходы и расходы".
Кассовые операции в обособленных подразделениях
Варианты организации работы с деньгами в филиалах
В филиалах может быть организована собственная касса или централизованный сбор наличных в кассу головной организации.
Порядок установления лимитов остатков подразделений
Лимит остатка наличных для филиала устанавливается в размере части общего лимита организации.
Оформление документов по движению наличных
Передача наличных из кассы филиала в головную кассу оформляется приходным ордером по месту сдачи и расходным ордером по месту приема.
Передача данных из касс филиалов в головную кассу
Данные кассовой книги филиала ежедневно передаются в бухгалтерию головной организации.
Особенности инвентаризации касс в подразделениях
Инвентаризация кассы филиала проводится одновременно с инвентаризацией головной кассы организации.
Электронные кассовые документы
Законодательное регулирование электронного документооборота
Возможность использования электронных кассовых документов установлена Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
ЭЦП кассира и ее применение
Для работы с электронными кассовыми документами кассир должен иметь электронную цифровую подпись.
Порядок передачи электронных кассовых документов
Электронные кассовые документы передаются по защищенным каналам связи.
Преимущества работы с электронными ордерами
Использование электронных кассовых документов ускоряет документооборот и снижает расходы на бумагу.
Риски использования электронных кассовых документов
Основные риски при работе с электронными кассовыми документами - нарушение конфиденциальности и мошеннические действия.
Типичные нарушения в кассовой работе
Наиболее распространенные ошибки с наличностью
Типичные нарушения в работе с кассой - неправильное оформление и хранение документов, нарушение лимита остатка, отсутствие ревизий.
Превышение установленного лимита остатка
Превышение лимита остатка наличных в кассе является грубым нарушением кассовой дисциплины.
Несвоевременная сдача выручки в банк
Выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет не реже 1 раза в 3 рабочих дня.
Неправильное оформление кассовых документов
Типичные ошибки при оформлении кассовых документов - отсутствие всех реквизитов, подписей, расхождение данных в ПКО и РКО.
Последствия нарушений кассовой дисциплины
Нарушение правил ведения кассовых операций влечет административную ответственность в виде штрафов для организации и должностных лиц.
Автоматизация учета кассовых операций
Возможности бухгалтерских программ по учету кассы
Специализированные программы для бухучета позволяют вести электронную кассовую книгу, формировать ордера и отчеты.
Онлайн-сервисы для удаленной работы с кассой
Облачные сервисы предоставляют возможность удаленно работать с данными по кассовым операциям в режиме онлайн.
Интеграция учета кассы с ККТ и банком
Программные решения позволяют интегрировать учет кассовых операций с данными ККТ и банка для автоматизации документооборота.
Автоматизация формирования кассовых документов
При автоматизации кассовые ордера могут создаваться в системе автоматически на основе введенных данных.
Контроль остатка и лимитов в реальном времени
Автоматизированные системы позволяют в онлайн-режиме контролировать остатки наличных в кассе и не допускать превышения лимитов.
Обучение кассиров правилам работы
Первоначальное обучение кассира
Перед допуском к работе кассир должен пройти обучение правилам ведения кассовых операций и оформления документов.
Повышение квалификации
Действующие кассиры должны периодически проходить повышение квалификации в связи с изменениями законодательства.
Тестирование кассиров
Для контроля знаний целесообразно проводить тестирование кассиров по правилам работы с денежной наличностью.
Разбор типичных ошибок
С кассирами необходимо регулярно разбирать типичные ошибки, выявленные при ревизиях кассы и проверках.
Стимулирование за соблюдение дисциплины
Для поощрения грамотной работы с наличностью кассирам могут устанавливаться стимулирующие надбавки.
