Отзыв писем в Outlook 2010 позволяет избежать неловких ситуаций, связанных с ошибочной отправкой сообщений неверному адресату. Эта функция очень проста в использовании, если знать несколько важных нюансов.
Во-первых, возможность отзыва доступна только для писем, отправленных другим пользователям Outlook. Если вы случайно направили сообщение на внешний ящик Gmail или Mail.ru, отозвать его не получится.
Шаг 1. Открытие отправленных писем
Перейдите в папку "Отправленные". Либо нажмите на кнопку "Отправленные" в левой боковой панели программы. Здесь отображаются все исходящие сообщения.
Шаг 2. Выбор письма для отзыва
Найдите нужное письмо в списке и выделите его. Затем нажмите на кнопку "Действия" в верхней панели инструментов.
Шаг 3. Отзыв письма
В открывшемся меню выберите пункт "Отозвать это сообщение". Система попросит вас подтвердить действие. После вашего согласия письмо будет немедленно отозвано.
Шаг 4. Уведомление получателя
Outlook пришлет получателю специальное оповещение о том, что сообщение было отозвано отправителем. Само письмо удалится из его почтового ящика.
Внимание на сроки
Функция отзыва доступна только в течение короткого времени после отправки. Как правило, это 10-30 минут. По истечении этого срока отозвать письмо в Outlook 2010 будет невозможно.
Отзыв группы писем
Можно отозвать сразу несколько сообщений. Для этого выделите их в списке, удерживая клавишу Ctrl или Shift. Затем воспользуйтесь кнопкой "Отозвать это сообщение".
Восстановление отозванных писем
Если вы случайно отозвали важное сообщение, его можно вернуть. В меню "Действия" выберите пункт "Восстановить отозванные сообщения". Появится список удаленных писем, из которого выберите нужное.
Таким образом, отзыв ошибочно отправленных писем - простая и удобная функция Outlook 2010. Главное помнить о сроке ее доступности и правильно выбирать сообщения для отзыва.
Помимо возможности отзыва отдельных писем, Outlook 2010 позволяет отменить отправку целой папки сообщений. Это удобно, когда требуется отозвать сразу несколько десятков или сотен писем.
Отмена отправки папки в Outlook 2010
Чтобы отменить отправку всех сообщений в папке, выполните следующие действия:
- Перейдите в нужную папку отправленных писем.
- Щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите "Отменить отправку всех элементов".
- В появившемся окне подтвердите отмену.
После этого отправка всех писем в выбранной папке будет отменена. Сообщения исчезнут из почтовых ящиков адресатов.
Особенности отмены отправки папки
Стоит учитывать несколько нюансов этой функции:
- Отмена доступна только для папок с письмами внутри Outlook, а не на сторонних почтовых серверах.
- Срок отмены также ограничен 10-30 минутами после отправки.
- Получатели уведомляются об отзыве каждого письма в папке по отдельности.
Аварийный отзыв в Outlook 2010
Если по каким-то причинам функция отмены отправки недоступна, можно воспользоваться аварийным отзывом писем. Для этого:
- Откройте окно свойств почтового ящика, выбрав Файл - Свойства - Кэш-память.
- Нажмите кнопку "Опустошить" для очистки кэша исходящих писем на сервере.
Такой метод принудительно удалит все неотправленные письма, включая те, что вы хотите отозвать. Поэтому следует использовать аварийный отзыв, только если стандартные способы недоступны.
Улучшенные инструменты отмены в Office 2010
Корпорация Microsoft усовершенствовала функции отзыва сообщений в почтовом клиенте Office 2010 по сравнению с предыдущими версиями. Теперь пользователям доступно больше вариантов гибкого управления исходящей корреспонденцией.
Благодаря новым возможностям отмены отправки почты, программа Outlook 2010 помогает избежать досадных ошибок в переписке и повышает удобство работы с электронной почтой.
Использование правил для автоотзыва писем
Чтобы упростить процесс отзыва ошибочно отправленных писем, в Outlook можно настроить правила автоматического отзыва.
Например, можно создать правило, которое будет отзывать все письма, отправленные на определенный адрес, через 10 минут после отправки. Или настроить отзыв писем, содержащих некоторые ключевые слова.
Настройка автоотзыва по ключевым словам
Для автоматического отзыва писем по ключевым словам:
- Откройте окно правил Outlook и создайте новое правило.
- Выберите условие содержания определенных слов в теме или тексте.
- Укажите нужные ключевые слова, например "Срочно", "Конфиденциально".
- В качестве действия задайте "Отозвать это сообщение".
Теперь любое письмо, где будут упомянуты заданные слова, будет автоматически отозвано через указанный промежуток времени после отправки.
Подтверждение действия для важных писем
Чтобы избежать случайного отзыва важных сообщений, можно включить параметр подтверждения действия в настройках правила.
Тогда при срабатывании правила на такое письмо появится запрос на подтверждение отзыва. Это позволит дополнительно контролировать процесс.
Автоотзыв копий писем
Правила можно использовать не только для отзыва оригиналов, но и копий отправленных сообщений.
Например, можно настроить автоматический отзыв всех копий, отправленных на внешние почтовые ящики, через 15 минут после отправки. Таким образом реализуется дополнительный уровень конфиденциальности.
Отмена отзыва ошибочно отозванных писем
Иногда по рассеянности можно отозвать по ошибке важное рабочее письмо. К счастью, в Outlook предусмотрен способ исправить такую оплошность.
В меню "Действия" выбираем пункт "Восстановить отозванные элементы". В появившемся окне находим нужное случайно отозванное сообщение и нажимаем "Отменить отзыв элемента". Письмо восстановится в почтовом ящике получателя.
Мониторинг статуса отзыва писем
Чтобы видеть текущий статус отзыва сообщений, можно включить колонку "Отозвано" в списке отправленных писем.
Там будут отображаться значки состояния: отзывается, отозвано, ошибка отзыва. Это позволит контролировать результат отзыва каждого письма.
